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Descubra como 1Doc integrou sistemas, centralizou todas as demandas e mudou completamente a tramitação de seus processos em apenas 10 meses
Tangará da Serra, uma cidade de 105 mil habitantes, localizada no Mato Grosso, já olhava atenta para a modernização do trabalho dos seus servidores. Mas, mesmo a prefeitura tendo softwares para todas as áreas da gestão, havia muita dificuldade na comunicação entre setores e órgãos públicos.
A lentidão nos processos agregado a impossibilidade de acessar tais documentos com agilidade, a necessidade de locomoção física, além da assinatura manual, trouxe para a gestão a visão de que era impossível dar agilidade e otimizar o trabalho para atender ao cidadão sem a adoção de ferramenta que solucionasse todos esses problemas.
Eis que, em uma viagem, o Secretário de Coordenação e Planejamento e o Prefeito conheceram a plataforma 1Doc por meio de uma Prefeita que já utilizava a plataforma em 2021. Com isso, foi dada a missão de conhecer mais sobre a 1Doc e logo entraram em contato com um de nossos representantes, no qual solicitaram um case de sucesso. O case enviado foi o da Prefeitura Municipal de Americana – SP.
Impressionado, o Prefeito, Vander Alberto Masson, decidiu conhecer in loco esta prefeitura, para entender todo o processo e como foi a implantação e a mudança de paradigma. Após a viagem, Adão Leite Filho, então Secretário de Coordenação e Planejamento relata que:
Passamos a fazer uma pesquisa de mercado para que nos desse subsídio para iniciar um processo licitatório. Feito contato com sete empresas do ramo, montamos um termo de referência (TR) e iniciamos a licitação. A 1Doc foi a empresa participante da licitação que conseguiu atender as exigências do TR, pois a primeira empresa classificada não conseguiu atender ao padrão de qualidade exigido.
Adão Leite Filho – Secretário de Coordenação e Planejamento
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Resolvendo de qualquer lugar mesmo
O Secretário de Coordenação e Planejamento ainda viveu uma situação, no mínimo, curiosa. Estava em viagem em São Paulo e acessou por meio de seu Laptop todos os documentos pendentes de assinaturas e despachos que tinham em sua inbox. E por ter despachado todas as suas demandas, seus colegas de trabalho achavam que ele estava na sua sala dentro da Prefeitura, onde em ligação, esclareceu que estava viajando e trabalhando remotamente. Ele ressalta então o quanto facilitou o dia a dia, que anteriormente deveria ser feito somente de forma presencial. Adão explica que:
O maior impacto para o cidadão com certeza foi a possibilidade de acessar os serviços públicos e documentos de forma remota, reduzindo casos de insatisfação pela dificuldade de locomoção de algumas pessoas e a transparência de todo o trâmite. Um exemplo bem simples é a reserva de quadras e campos de futebol que o cidadão utiliza, onde antes era feito de forma presencial e hoje é um formulário preenchido pela plataforma.
Adão Leite Filho – Secretário de Coordenação e Planejamento
Resultados superando as expectativas
Em apenas 10 meses, os resultados já chamam muita atenção. Foram gerados 430.668 documentos via plataforma. Destes documentos, mais de 300 mil foram despachados também via plataforma 1Doc. Sem falar no valor de economia que já atingiu a casa dos R$4,3 milhões. Adão reforça:
Hoje com quase 12 meses desse projeto implantado, já temos uma economia gerada aos cofres públicos em mais de 4 milhões de reais, nos mostrando que essa transformação é mais do que autossuficiente, além da qualidade de vida para o cidadão e os servidores como já apresentada. Ainda não paramos de buscar soluções digitais para nosso município, pelo contrário, nosso Prefeito Vander, deu início a um projeto ainda mais ambicioso de transformação e inovação total da nossa cidade. Esperamos ainda mais dessa parceria com a 1Doc para os projetos futuros.
Adão Leite Filho – Secretário de Coordenação e Planejamento
Além disso, o setor de protocolo da Prefeitura reduziu seu atendimento em mais de 90% da quantidade de pessoas que anteriormente necessitavam dos serviços públicos. A Secretaria de Coordenação e Planejamento hoje trabalha com todos os seus processos totalmente digitais, reduzindo o tempo de aprovação de projetos e emissão de alvarás, que levavam em média 35 dias para emitir tal documento e hoje, a média caiu para 4 dias.
Inovação reconhecida nacionalmente
Com a transformação, a Prefeitura já foi reconhecida pela ANCITI – Associação Nacional das Cidades Inteligentes, Tecnológicas e Inovadoras, no mês de novembro de 2022, em um evento realizado por esta associação, onde conquistaram o prêmio de 1º lugar no tema “Tecnologia de Gestão e Serviços Digitais ao Cidadão”. E a visão do Prefeito Vander Alberto Masson é de que alcançarão ainda várias premiações no de 2023 e nos anos seguintes.
Reconhecimento da população e dos servidores
Que a mudança melhorou a vida da população, não há dúvidas. É importante destacar, ainda, o quanto a tramitação digital trouxe uma melhora na qualidade de vida no trabalho do servidor público, acabando com o estresse dos documentos físicos que eventualmente se perdiam durante o processo, trazendo uma descredibilidade no serviço prestado.
O processo de transição da implantação foi feito de forma clara, com boa estratégia e foi alcançado êxito em todos os setores da Prefeitura. A adesão à mudança foi muito grande por parte de todos os servidores que conseguiram visualizar quão benéfico seria essa transformação.
Essa conscientização foi iniciada mesmo antes de se ter um contrato para o sistema, por meio de reuniões, viagens em visita técnica e debates para levar ao conhecimento de todos, as vantagens de se evoluir e digitalizar a operação de trabalho. O conforto e qualidade de vida para os servidores públicos foi o carro chefe de todo o diálogo, e hoje se desfruta de todo esse benefício.
O que os gestores dizem a quem ainda não tem 1Doc?
Quando questionamos ao Secretário se havia alguma mensagem para as prefeituras que ainda estão na era do papel, a resposta foi:
A análise que foi feita junto com as viagens realizadas para alinhar estratégias de transformação digital com a equipe da comissão, que foi instituída por lei no programa Inova Tangará, trouxe a visão para a gestão após a implantação da plataforma 1Doc, do quanto é importante evoluir tecnologicamente e com isso gerar maior qualidade de vida para todos os envolvidos nos processos, tanto internos quanto externos. E nas viagens que a comissão realizou verificou-se que ainda há prefeituras de grande porte trabalhando de forma analógica. Fica a mensagem para aqueles que desejam evoluir que adotem a digitalização de seus processos, o benefício gerado é visto e principalmente alcançado imediatamente por todos.
Adão Leite Filho – Secretário de Coordenação e Planejamento
