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Com 1Doc, a Prefeitura de São Bento/PB atendeu aos desafios da transformação digital e mudou sua realidade.
São Bento é um município brasileiro do estado da Paraíba. Com uma população de aproximadamente 33 mil habitantes, segue sendo a 15ª cidade mais populosa do estado.
A busca por inovação sempre esteve presente no dia a dia da Prefeitura de São Bento. Eles possuíam um grande volume de processos internos tramitados fisicamente em papel. Organizar o fluxo desses processos agilizando o tempo de tramitação, bem como implementar uma solução que possibilitaria atender as demandas do cidadão de forma online eram as principais necessidades da cidade.
Impacto positivo foi Imediato e absurdo
Francinaldo, Coordenador de Tecnologia da Informação, conta que os maiores ganhos no uso da plataforma 1Doc se deram nos processos internos, sendo o maior deles, nos processos de despesa, que do empenhamento até o pagamento, tramitam por 6 setores distintos. Todos esses processos (em torno de 7 mil ao ano), com suas várias etapas, eram impressos e levados de setor a setor fisicamente. Na etapa de liquidação da despesa, os processos eram deslocados até cada responsável, em mais de 20 locais distintos no município.
Essa tramitação física, além de ocasionar atrasos nos pagamentos por diversas vezes, chegava até mesmo ao ponto de não se saber em qual setor o processo estava no momento. Todos esses fatores juntos, ocasionaram um atraso no fechamento contábil (virada de um mês para outro) de aproximadamente 8 a 10 dias todos os meses, comprometendo um terço do tempo do setor de contabilidade, que durante esse período não podia realizar novos empenhos e, principalmente, comprometendo por diversas vezes o andamento de serviços do município pela impossibilidade de se realizar novas despesas.
Somados, foram quase 4 meses do ano em que as despesas do município ficaram “paradas” por atraso nos processos.
Atualmente, com 100% da tramitação funcionando através da plataforma, salvo raras exceções, o fechamento ocorre todos os meses em 24 horas, correspondendo a um ganho de produtividade em torno de 900%, além da economia no uso de papel e manutenção de impressoras
Francinaldo – Coordenador de Tecnologia da Informação
Outro exemplo, também importante, consiste na assinatura dos contratos com fornecedores, muitas vezes fornecedores de fora do município, eles precisavam se deslocar fisicamente para assinar os contratos, ocasião que chegava a demorar até meses. Na atualidade, os contratos são assinados diretamente na plataforma 1Doc e na maioria das vezes, em poucas horas após a disponibilização para os fornecedores, agilizando o processo de compra dos materiais licitados.
1Doc fazendo a diferença para os cidadãos de São Bento
Antes de adotarem a plataforma 1Doc, era necessário o deslocamento do cidadão até o Paço Municipal para atendimento presencial. Agora, quase que em sua totalidade, os serviços são oferecidos digitalmente via 1Doc.
Ainda existe uma procura presencial, muito em virtude de uma parte da população não possuir um letramento digital, mas ainda assim, essas demandas são realizadas na plataforma pelo setor de protocolo, que sempre busca instruir para o acompanhamento via SMS ou e-mail, quando possível.
Francinaldo afirma que hoje, certamente não conseguiriam operar com a mesma agilidade e atender bem o cidadão sem a 1Doc. Ele completa:
Seja diretamente através dos protocolos ou indiretamente através dos diversos processos dos quais dependem os serviços de saúde, infraestrutura, meio ambiente, entre tantos outros, todo o funcionamento da prefeitura passa um pouco pela plataforma e hoje não conseguimos enxergar a prefeitura sem essa operação moderna e ágil.
Francinaldo – Coordenador de Tecnologia da Informação
Mudanças podem ser desafiadoras, mas valem a pena!
Sabemos que mudanças geram, de uma parte ou outra, uma certa resistência. Mas quando ela vem para melhorar o que já está sendo feito de uma forma não tão eficaz, sempre vale a pena.
E é isso que o Francinaldo deixa de recado para quem ainda não adotou os processos digitais!
Existem muitas dificuldades para deixar de lado o papel e abraçar o digital. É necessária muita persistência e conscientização dos servidores e todos os envolvidos, mas os benefícios são exponenciais. Hoje temos servidores que eram resistentes à implantação da 1Doc e agora não sabem mais trabalhar sem a plataforma. Da mesma forma, muitos disseram que ela não funcionaria, e hoje não entendem como funcionava antes sem ela. O digital é inevitável, quanto antes a sua prefeitura se prepara, mais cedo seus cidadãos vão poder usufruir de uma gestão melhor.
Francinaldo – Coordenador de Tecnologia da Informação
