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A administração pública tem o importante papel de prover serviços para a sociedade e para isso é necessário que o documento arquivístico digital seja confiável.
Por isso, a credibilidade destes documentos é fundamental e para garantir isso existem três pilares principais: a autenticidade, a confiabilidade e a acurácia.
Neste artigo, discutiremos cada um destes pilares e como eles se aplicam às operações da administração pública.
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A Importância da credibilidade em um Documento Arquivístico Digital na administração pública
A credibilidade em documentos arquivísticos digitais é de extrema importância para a administração pública, pois a informação contida nos documentos que tramitam na organização precisam ser verdadeiros e de fácil acesso para os usuários, servidores e cidadãos.
Além disso, a credibilidade também oferece maior confiabilidade na efetividade dos processos administrativos e para isso é preciso contar com a tecnologia para garantir uma manutenção de arquivos digitais e torná-los confiáveis e fidedignos.
Quais são os 3 pilares da credibilidade de um Documento Arquivístico Digital?
No ato de gerar documentos arquivísticos digitais, leva-se em consideração 3 pilares da credibilidade, sendo eles:
Autenticidade
A Autenticidade é a capacidade de verificar a identidade e a origem de um documento digital. É importante para garantir que o documento seja original e não uma cópia ou modificação de outro documento. Isso também garante que o documento foi produzido por uma entidade autorizada.
Confiabilidade
A confiabilidade é a capacidade de garantir que o conteúdo do documento digital seja completamente confiável. Isso significa que o documento contém informações verdadeiras e corretas. Isso é importante para evitar erros, imprecisões e fraudes.
Acurácia
A Acurácia é a capacidade de garantir que o conteúdo do documento digital seja preciso e exato e que contém informações precisas e completas. Isso é importante para garantir que o documento contenha informações relevantes e úteis.
Quais são as melhores práticas para gestão de documentos digitais?
A gestão de documentos digitais é essencial para o armazenamento, organização e acesso rápido a documentos importantes. O uso de documentos digitais ainda está se expandindo, pois, oferece muitas vantagens em comparação aos documentos em papel.
Porém, para obter o máximo de benefícios, é importante implementar as melhores práticas de gestão de documentos digitais, que são:
Criação de um plano de gerenciamento de documentos
O plano deve incluir como os documentos serão criados, armazenados, compartilhados e excluídos. Também é importante ter um sistema de backup para assegurar que as informações sejam armazenadas de forma segura e acessível.
Criação de políticas de segurança para proteger os documentos
Isso inclui implementar firewalls, criptografia e outras medidas de segurança para garantir que os documentos sejam acessados apenas por usuários autorizados.
Ter uma política de uso dos documentos
Isso inclui estabelecer regras para acessar, compartilhar e excluir documentos. Essas regras devem ser claras e devem ser seguidas por todos os usuários.
Ter um programa de treinamento para todos os usuários
As pessoas precisam entender como usar o sistema de documentos e as políticas relacionadas. Isso garante que todos os usuários saibam como usar os documentos de forma responsável.
Conclusão
Esses pilares são as afirmações de que o documento digital que está sendo produzido na sua instituição, é íntegro, completo e inalterado.
A implementação dessas melhores práticas de gestão de documentos digitais garantirá que os documentos sejam armazenados e acessados de forma segura e eficiente pela administração pública.
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