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Se o papel é somente o veículo da informação, por que não mudar para um veículo mais rápido?
Desde 2018, com a resolução nº 88 do TCE/MS, todos os processos de licitação e de execução são encaminhados para o TCE de forma digital. Com isso, a cidade percebeu que 40% de todo o seu serviço já era, de certa forma, digitalizado. Assim,seria muito mais fácil e prático se todos os documentos já nascessem de forma digital. Foi esse pensamento que levou a Prefeitura a buscar soluções que tornassem todos os processos digitais.
Do “sempre foi assim” para → “pilhas de papel, nunca mais”
Gustavo Flesch Werneck Passos, Técnico de Atividades Organizacionais da Prefeitura conta que, com o ingresso da 1Doc, em 2020, a Prefeitura entendeu o quanto os processos eram lentos, onerosos e não possuíam um padrão fixo e claro a todos os servidores.
Com essa transformação digital conseguimos criar fluxogramas precisos dos serviços realizados, bem como aumentar o nosso controle de todos os documentos que entram e saem da Prefeitura.
Gustavo – Técnico de Atividades Organizacionais
O grande desafio era na mudança de cultura dentro da gestão pública, onde rotineiramente escutavam “sempre fiz assim” ou “isso não vai dar certo”. Após a implantação do sistema, ao falarmos com os mesmos servidores, eles diziam “nunca mais quero saber daquelas pilhas de papel na minha mesa”. Ou seja, a mudança de cultura dentro da organização é o mais complicado e o mais realizador, pois abre oportunidades para constantes melhorias.
Hoje, os serviços oferecidos ao cidadão através da 1Doc vão desde alvarás de construção ou licenças ambientais, até pedido de férias ou diárias de servidores públicos. Todos estão englobados no processo.
Um processo de pagamento de nota fiscal do protocolo no Almoxarifado Central até o arquivamento, após o pagamento, levava em média 100 dias, hoje com a vinda da 1Doc para a Prefeitura, leva em média 30 dias. Um pedido de Alvará de Construção levava em média 30 dias, hoje o mesmo pedido leva em média apenas 10 dias. A diferença é enorme!
Paulo Pereira Borges Filho, Secretário Adjunto de Finanças e Planejamento, comenta:
Sem a tramitação digital dos documentos, seria rotineiro a perda de documentos que se extraviam em seu deslocamento de um setor a outro, morosidade nos atos administrativos, uso em grande quantidade de papel sulfite, toners e estagiários para envio de documentos.
Paulo – Secretário Adjunto de Finanças e Planejamento
Paulo conta também que, ao desaparecer algum documento, voltaria ao tempo do “diz que me diz”, onde não existem culpados pela perda ou extravio do mesmo, ao tempo em que servidores “não recebiam os ofícios de cobrança de atos”.
Ao ter documentos que nascem digitais aumentamos a transparência em nosso município e em nossos atos, aumentamos a eficiência, conseguimos direcionar corretamente as cobranças e ajustes onde de fato são necessários. O digital é uma realidade hoje, vamos apenas ou escolher por nossa vontade ingressar nessa realidade ou ser forçados a ela.
Gustavo e Paulo
Impacto para os servidores
O impacto causado no dia a dia dos servidores é nítido. A adaptação foi rápida, na primeira semana na qual foi iniciado a operação do sistema, já não se aceitava mais nenhum documento enviado de forma manual, com a iniciativa do Prefeito Municipal João Carlos Krug, bem como dos secretários municipais, que aderiram a este movimento de transformação, tudo é digital.
Prestação de contas
Chapadão do Sul teve o interesse em contratar uma plataforma de digitalização dos processos, pois o atual prefeito tinha sido prefeito na década de 90 e conhecia como é complicado fazer prestação de contas após o final do mandato. Ele tinha em mente uma plataforma que simplifica a documentação e protocolos da prefeitura. Após muito procurar, eles encontraram a 1Doc e ficaram impressionados com a simplicidade do produto.
“O prefeito falou que não queria mais ter problema com tribunal de contas. E nós começamos a procurar, começamos em 2017 a procurar. Falamos com o governo federal, falamos com inúmeras ferramentas que tem disponível no mercado, com o tribunal de contas, com o governo federal que tem aquela ferramenta complicada.Recebemos um e-mail de apresentação da 1Doc e solicitamos uma reunião. Na reunião conhecemos a plataforma, vimos a simplicidade, sem fluxograma. Pedimos um módulo teste e em uma semana decidimos que queríamos implantar. E foi um ganho de produtividade enorme e a prefeitura ganhou vários prêmios por causa da iniciativa.”
Transformação digital inspiradora e premiada
Em 2022, o Prefeito João Carlos Krug ganhou 2 premiações no SEBRAE a nível nacional:
Gustavo relata que Chapadão do Sul foi o primeiro município do MS a aderir a tramitação digital de documentos e, após sua adesão, a Câmara Municipal começou a utilizar o sistema, bem como alguns municípios vizinhos, como Paraíso das Águas e Costa Rica.
Rotineiramente várias cidades do MS vem conhecer o sistema implantado por nós para ver como na prática ele alterou a vida dos cidadãos Sul Chapadenses.
O Prefeito Municipal, João Carlos Krug, também quis deixar uma palavra com relação à transformação digital da cidade:
Hoje, tudo tramita através de uma plataforma, onde a assinatura é feita eletronicamente no computador ou no próprio celular. Quando eu viajo no Brasil ou para o exterior , eu realizo todo o acompanhamento e assinatura dos atos administrativos realizados, o comunicado interno da prefeitura e também com os nossos contribuintes e fornecedores é feito através deste sistema. A partir do momento que está concluído um processo licitatório, um processo de compra, um contrato, a partir da conclusão, isso é tudo digitalizado, não existe mais a papelada, é a papelada zero. Até mesmo o que é encaminhado ao Tribunal de Contas, ou para onde for necessário, os ofícios são feitos através das assinaturas eletrônicas enviados por este programa.
João Carlos Krug – Prefeito Municipal
