Um dos principais questionamentos dos servidores da Prefeitura de Pindamonhangaba era a lentidão e os constantes obstáculos que atrapalhavam o processo de trabalho. As pilhas de papéis eram imensas e a produtividade era curta.
O município buscava entender qual a necessidade de tantas impressões e papéis para algo tão simples. Intrigados, começaram a procurar uma solução. Na procura, em um seminário na cidade de Campinas/SP, conheceram a 1Doc.
No final de outubro, receberam uma apresentação da 1Doc, com tudo o que a empresa poderia fazer pelo município. Entusiasmados, em novembro, já estavam com o processo licitatório em andamento.
Sem tempo para ler agora?
Baixe esta matéria em PDF!
Mais de R$4 milhões de reais eram gastos com impressão
Durante muito tempo, guardar papéis era um ato fundamental. Com a evolução tecnológica, isso tornou-se totalmente retrógrado. A Prefeitura de Pindamonhangaba gastava, aproximadamente, R$4 milhões de reais por ano, somente com impressão. Entre as maiores fontes de desperdício, estão as impressões, que depois de um tempo, tornam-se insignificantes.
Em uma conversa com o Secretário de Tecnologia, Inovação e Projetos de Pindamonhangaba, Danilo, ele pontua que:
Onde há desperdício, há oportunidade de implementar uma solução.
Danilo – Secretário de Tecnologia, Inovação e Projetos
Nesse sentido, buscando uma solução com exatidão, o município contratou os serviços da 1Doc.
Até a implantação foi descomplicada
Sabe-se que a infraestrutura é fundamental para que seja construído um ambiente onde se pode fazer a transformação digital. Uma vez adaptados e com os documentos e processos convertidos do analógico para o digital, houve um ganho de produtividade enorme.
Compreendendo como é simples se adaptar a 1Doc, a Prefeitura de Pindamonhangaba optou por não fazer aviso prévio ou semanas de treinamento aos servidores explicando a mudança para o digital. Então, reuniram-se em uma sala e fizeram uma explicação e apresentação da 1Doc para os funcionários. A partir do momento que saíssem da reunião, já poderiam utilizar o sistema à vontade.
Resultados que orgulham a todos
A 1Doc auxiliou a Prefeitura à reduzir prazos em diversos processos, como por exemplo:
1Doc agilizou até a forma de pensar de cada um
É normal, ter receio de deixar para trás processos utilizados por décadas, mas não se pode fechar os olhos para as evoluções tecnológicas com potencial de transformar a vidas das pessoas, principalmente quando você ocupa um cargo de gestor municipal. o papel da tecnologia.
As prefeituras têm medo que os processos digitais compliquem as coisas, mas não é verdade. A própria ferramenta provoca uma mudança de postura cultural dentro da Prefeitura. Ela faz com que as pessoas planejem e pensem mais. E isso não causa nenhum problema aos processos e prazos. Bem pelo contrário, você consegue administrar melhor o seu tempo.
Danilo – Secretário de Tecnologia, Inovação e Projetos
