Todas as procuradorias municipais têm várias atividades burocráticas, entre elas o controle de prazos processuais, que, à primeira vista, pode parecer uma atividade fácil, mas que exige horas de trabalho, quando é feito manualmente.
Na advocacia, o controle de prazos processuais é de extrema importância para reduzir os riscos de perda de prazos. Por isso, adotar uma solução capaz de controlar os prazos é primordial para ter mais eficiência nas procuradorias. Ao evitar a perda de prazos, o advogado diminui as chances da ocorrência de mais gastos, de retrabalhos e até mesmo perda dos processos.
A seguir, entenda o que significa controle de prazos processuais, qual é a sua importância e como a otimização de processos judiciais pode colaborar para que as procuradorias tenham mais eficiência.
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O que é e qual a importância do controle de prazos processuais?
É o controle que o advogado faz dos prazos dos processos sob sua responsabilidade e do andamento de cada demanda referente a cada ação. Esse controle de prazos processuais é uma das principais atividades dos advogados, sendo, inclusive, uma indicação da qualidade de seus serviços.
Etapas da gestão de prazos processuais
Acompanhar o andamento dos processos é essencial para uma gestão mais organizada da Procuradoria.
Diante da importância do gerenciamento de prazos processuais, é necessário encontrar maneiras de otimizar essa tarefa, mas primeiramente acompanhe as etapas do controle de prazos processuais:
- Levantamento dos prazos (cada ação deve ser consultada para confirmação dos prazos).
- Organização dos prazos (os processos devem ser organizados conforme a ordem cronológica de vencimento dos prazos).
- Monitoramento dos prazos (os prazos devem ser acompanhados diariamente para as peças serem produzidas em tempo hábil).
Como as procuradorias podem evitar atrasos processuais?
A melhor maneira de evitar atrasos processuais é utilizar um software que realize a gestão completa da procuradoria, facilitando a gestão de tempo e processos e otimizando a rotina.
Entre suas funcionalidades estão a automatização de fluxos de trabalho conforme a atuação específica de cada procurador, garantindo um modelo de trabalho especializado em diferentes áreas, como Execução Fiscal, Consultivo e Contencioso Judicial.
Além desse controle, as ferramentas possuem outras funcionalidades que ajudarão na organização da atuação profissional do advogado, como uma linha do tempo processual com alertas automáticos para os eventos.
Benefícios do controle de prazos processuais na Procuradoria Pública
Muitas instituições parecem avessas às mudanças, temendo despesas extras e a possibilidade de complicações da introdução de novas tecnologias, como os sistemas de controle processual.
No entanto, essas preocupações logo desaparecem quando reconhecem suas vantagens para a equipe em termos de ritmo, continuidade, trabalho em equipe e eficiência.
Veja os efeitos positivos da implantação de controle de prazos processuais nas procuradorias.
Melhor gestão da equipe interna
O monitoramento de processos ajuda a manter a organização interna, facilitando o trabalho da equipe.
Com um método de controle, é possível distribuir melhor as atividades para cada membro e, inclusive, reduzir seu trabalho repetitivo.
A equipe não terá que desperdiçar horas tentando localizar informações sobre processos e preenchendo planilhas, por exemplo.
Otimização do tempo do advogado
O advogado consegue acessar as informações que precisa sobre os processos de forma mais rápida e fluida, permitindo que foque em suas tarefas mais importantes.
Redução de erros
Ao implementar um software de gestão de prazos processuais na procuradoria pública, você evita erros que podem levar a perdas de prazos e faltas nas audiências, por exemplo.
Organização dos prazos
A organização dos prazos é fundamental para orientar melhor os clientes e atualizá-los sobre o andamento dos processos. Ao controlar o fluxo de processos, eventos e mudanças, a equipe de trabalho torna-se capaz de repassar informações com mais agilidade, transparência e efetividade às pessoas.
Melhora no cálculo de prazos
O software de gestão gera maior previsibilidade no cálculo de prazos por considerar os feriados, suspensões e paradas por quaisquer motivos.
Como a tecnologia está aprimorando o controle de informações processuais em procuradorias
A utilização de software que realiza o gerenciamento de fluxo de trabalho da procuradoria, inclusive a gestão eletrônica de processos, facilita o controle de tempo e processos e otimiza a rotina do escritório, além de estar conectado aos Tribunais de Justiça Estaduais, do Trabalho e Federais.
Entre as funcionalidades do sistema você pode encontrar:
- Automatização de fluxos de trabalho;
- Integração de informações processuais e automação;
- Facilitação do protocolamento eletrônico imediato;
- Peticionamento em lote;
- Classificação, agrupamento por tipo e distribuição automática de intimações aos procuradores responsáveis;
- Análise visual de dados.
Tudo isso sem deixar de lado a eficiência, qualidade e produtividade.
As possíveis consequências de descumprimento dos prazos processuais
Os prazos processuais são classificados quanto às consequências processuais (possibilidade de descumprimento), à origem, à exclusividade, à possibilidade de dilação (alterabilidade) e quanto à unidade de tempo em que são medidos.
Com relação às consequências processuais, os prazos são subdivididos em próprios e impróprios.
Próprios: prazos atribuídos à prática dos atos processuais pelas partes. Se esse prazo for descumprido, acarreta a perda da capacidade de praticar o ato, incidindo o respectivo ônus.
Impróprios: prazos que dizem respeito aos atos realizados pelo juiz e auxiliares da Justiça. Quando esse prazo não é cumprido, não gera consequências no processo, no máximo, pode dar oportunidade para sanções disciplinares.
Conclusão
A tecnologia oferece recursos para as procuradorias potencializarem seus resultados, proporcionando ganho de tempo e eliminando as tarefas mecânicas do dia a dia.
Sendo assim, a melhor opção de ferramenta para procuradorias públicas é um software de gestão de processos, afinal é mais eficiente realizar o controle de prazos judiciais em uma solução específica para a área jurídica.
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