Encontros de associações: como conduzir uma reunião produtiva com prefeitos e representantes de municípios

Associações municipais possuem um importante papel no desenvolvimento tanto de uma cidade quando da região ao qual ele pertence. São eles que, além de coletar informações dos diferentes órgãos, são responsáveis por compartilhar dados e estabelecer novos projetos de modernização administrativa.

O que isso significa?

Os avanços tecnológicos, muito avançados já no setor médico e privado, estão agora chegando nas prefeituras. O objetivo, apoiado tanto por legislação quanto pelo próprio movimento natural, é gerar mais eficiência.

Uma parte importante da rotina de associações municipais são os encontros: prefeitos e representantes se reúnem para discutirem sobre melhorias a serem feitas, novos projetos colaborativos e até investimentos. Mas como garantir a produtividade nessas reuniões, em busca de mais resultados concretos? É o que abordamos abaixo!

4 dicas para aumentar a produtividade em encontros de associações municipais

1. Tenha uma pauta fixa

Antes mesma de enviar os convites para o encontro, as pautas que serão tratadas devem ser mapeadas. Isso inclui horários (e limites de horário), temas apresentados, possíveis discussões, quem deverá falar, etc.  Além disso, se possível indique também que tipo de decisões serão tomadas, como regulamentações e planos para adoção de novas tecnologias, por exemplo.

2. Tenha um bom profissional como mestre de cerimônias

Reuniões desse tipo costumam durar algumas horas, por isso é muito importante ter alguém responsável por manter o foco nos objetivos e que entenda totalmente sobre o escopo de atuação da associação, bem como dos municípios.

 3. Organize o tempo de fala e debate

Se o seu encontro prever um espaço para discussão de alguns assuntos, organize o tempo e os assuntos que serão debatidos! Quando se busca a produtividade, é necessário que todos os envolvidos estejam cientes das regras.

 4. Crie um espaço para networking

É sempre importante fazer com que os participantes tenham contato entre si, de modo a trocar experiências sobre os mais diversos assuntos, tanto do ponto de vista da associação quanto dos municípios.

Decidindo a pauta: o que deve ser discutido em um encontro de associações?

Dependendo da frequência dos encontros, da época do ano, calendário tributário e até aprovações de novas leis, um encontro de associações pode ter várias pautas e temas. Aqui vão algumas ideias para evitar assuntos demais em uma mesma reunião:

• Discussão de plano diretor;
• Novas tecnologias;
• Redução de custos e otimização de operações;
• Extrações de inteligência em dados;
• Utilização de recursos;
• Incentivo à inovação;
• Prestação de conta;
• Adequação a normas, como a Lei da Ouvidoria.

Ao focar em uma ou um pequeno número de pautas, é possível ter um encontro de qualidade e com reais encaminhamentos. Assim, os municípios se beneficiam do evento.

Como organizar um encontro de associações produtivo

Comece com antecedência: tente criar um calendário das reuniões que acontecerão nos próximos 6 meses ou um ano. Assim, é possível garantir que todos os convidados já reservem o dia e haja problema de quorum em um dos encontros essenciais;

No momento de organizar um evento específico:

1. Defina a pauta e decida qual o tempo necessário para o encontro: alguns encontros podem durar um dia, outros precisam de dois. Fique atento!
   
2. Cerimonial: é comum, em ocasiões deste tipo, utilizar uma empresa de cerimonial para cuidar de toda a logística, comida, abertura, etc. Sente com eles e defina o que precisa ser feito e planejado com antecedência;
3. Confirme sua lista de presença: prefeitos, assessores e agentes externos e de iniciativa privada devem ser contados para evitar problemas e situações não previstas;

E falando em agentes externos e de iniciativa privada, qual o papel dessas figuram em encontros de associações?

Agentes externos e iniciativa privada em reuniões associativas

Estes profissionais funcionam como consultores para o setor público, focando na resolução de um problema do município ou região e oferecendo a melhor solução possível. Neste caso, os municípios são os clientes do consultor, e não a empresa. Encontrar, convidar e aceitar estes profissionais em encontros de associações pode trazer grandes benefícios. Afinal, eles podem auxiliar no direcionamento de projetos e até analisar a viabilidade deles.

Um exemplo, disso é como a 1Doc participou do InovAmfri, onde apresentou aos gestores públicos os números referentes ao desempenho e eficiência das cidades da Associação dos Municípios da Foz do Rio Itajaí (Amfri) que já utilizam a plataforma 1Doc para automatização das rotinas internas, comunicação e atendimento à população.