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O setor público é formado por organizações que fazem parte do ecossistema governamental, seja a nível municipal, estadual ou federal, tendo a tramitação de documentos como um de seus principais desafios, principalmente a entrada e processamento de documentos.
As organizações públicas lidam manualmente com grandes volumes de documentos públicos e seus funcionários geralmente têm uma enorme responsabilidade de garantir que esses documentos sejam classificados de acordo com requisitos específicos, arquivados corretamente e disponibilizados aos cidadãos sempre que necessário.
Manter a organização e segurança das informações e dados de uma organização é fundamental, independentemente do seu segmento de atuação ou porte.
Entretanto, a quantidade de documentos gerada diariamente pode deixar essa tarefa um pouco difícil e mais lenta.
Com o surgimento de novas tecnologias, as administrações públicas podem administrar seus serviços com maior qualidade e eficiência tanto na prestação do serviço quanto na utilização dos recursos do setor público.
Antes de falar sobre a otimização da tramitação de documentos e seus benefícios para a gestão pública, entenda o que é esse processo e como ele funciona na prática.
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O que é a tramitação de documentos?
A tramitação de documentos é um processo de gestão de documentos relacionados aos vários setores da organização, que circulam interna e externamente entre diferentes pessoas – serviço público e população.
Como funciona atualmente a gestão de documentos do setor público?
A gestão de documentos do setor público é constituída por etapas que envolvem o recebimento, registro, classificação, distribuição, controle e expedição.
Nos dias atuais, muitas instituições públicas ainda usam arquivos físicos, que exigem espaço e contratação de funcionários ou de empresas para gestão dos documentos, por exemplo. Manter documentos em papel ainda gera outros custos, como a compra de papel, pastas para arquivo, tinta de impressora, entre outros.
Os pontos negativos de manter documentos físicos vão além disso. Mesmo que sejam armazenados corretamente, os papéis se deterioram com o tempo, pois têm vida útil limitada, e ainda há o risco de perda e extravio.
Benefícios da otimização da tramitação de documentos na gestão pública
O uso de software de gestão pública ajuda a dar adeus aos papéis e evitar a perda ou extravio de informações. Além disso, todos os documentos eletrônicos estão disponíveis para consulta 24 horas por dia.
Os outros benefícios que você poderá encontrar são:
- Redução de custos;
- Diminuição do tempo de resposta;
- Maior segurança na tramitação de guarda de documentos;
- Melhora na gestão dos processos;
- Aumento da produtividade dos servidores;
- Maior transparência.
Como a tecnologia pode otimizar a tramitação de documentos?
A assinatura eletrônica é uma das ferramentas que ajudam a otimizar a tramitação de documentos.
A digitalização pode simplificar e, principalmente, melhorar o trabalho do dia a dia, já que as informações ficam disponíveis de forma mais fácil e rapidamente.
Com o gerenciamento de documentos para a administração pública, são definidas as bases para a transformação digital do serviço público.
A tecnologia ajuda a acabar com os problemas de tramitação interna de documentos, a encaminhar com facilidade e rapidez os processos entre áreas, setores, departamentos e até mesmo entre empresas e outras instituições.
Além disso, é possível definir fluxos de trabalho e aprovações, além de acompanhar as atividades por meio de alertas e notificações.
A obrigatoriedade do processo de digitalização na administração pública
O Decreto núm. 8.539/2015 dispõe sobre o uso de meios eletrônicos para se realizar processos administrativos nos órgãos e entidades da administração pública federal.
Desde sua publicação, a gestão dos órgãos federais precisa, obrigatoriamente, passar por um processo de digitalização.
De acordo com o artigo 3.º, os objetivos da tramitação tem como base:
I — assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II — promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
III — ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;
IV — facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas”.
Como otimizar a gestão de documentos
A forma mais eficiente de otimizar a tramitação de documentos na administração pública é por meio da implementação de um sistema de gestão de documentos. O processo é feito de forma prática e rápida, pois os sistemas de gestão são intuitivos e dinâmicos, com uma interface limpa e simplificada para o usuário.
Entre suas ações, os sistemas de gestão de documentos realizam a custódia, proteção e destruição controlada dos arquivos. Nas administrações públicas, muitos documentos em papel são guardados durante anos.
Alguns deles são importantes e devem ser mantidos, mas ocupam muito espaço físico e são de difícil acesso.
A partir da implementação do sistema, você e toda a equipe terão acesso a tudo que acontece com os documentos, poderão mencionar pessoas, criar TAGS e ter a busca avançada sempre à mão. Além disso, o Workplace está disponível 24 horas online.
Como a 1Doc tem ajudado na redução do tempo de tramitação de documentos
CDL Florianópolis
Em 15 meses de uso, a CDL de Florianópolis teve mais de 8.600 documentos gerados via plataforma, mais de 2.900 assinaturas digitais emitidas no último ano e mais de 4.500 despachados no mesmo período.
SABESP-SP
A SABESP-SP conta com mais de 8.300 usuários na plataforma e mais de 534 mil documentos gerados em dois anos de uso. Tudo isso gerou, até o momento, uma economia de mais de R$ 6,7 milhões.
OAB Paraíba
A OAB Paraíba possui 243 setores integrados via 1Doc, ultrapassou a marca de 256 mil documentos gerados via plataforma e Caixa de Assistência dos Advogados com 100% de seus processos digitais.
BTG Pactual
Já a BTG Pactual possui cinco setores integrados na plataforma, tiveram mais de 1.700 documentos gerados via 1Doc e emitiu mais de 1.800 assinaturas digitais nos últimos 12 meses.
Conclusão
A tramitação digital no setor público pode minimizar os erros, a perda de arquivos e aumentar a transparência nos trâmites da gestão pública.
Conheça a plataforma 1Doc, que te ajudará a atingir esses objetivos, além de possibilitar total controle sobre os documentos.
