A transparência e a eficiência são essenciais para o sucesso de qualquer organização. A Fundação de Apoio à Educação e ao Desenvolvimento Tecnológico do Rio Grande do Norte (FUNCERN), comprometida com esses valores, iniciou uma transformação digital que aprimorou a gestão documental e fortaleceu a confiança em suas operações.
A FUNCERN enfrentava desafios relacionados à perda de documentos, resultando em possíveis não conformidades regulatórias e perda de informações valiosas.
No entanto, com a implementação de um sistema de gestão documental robusto e práticas transparentes, a fundação mitigou esses riscos eficazmente.
Neste texto, relataremos o processo de transformação digital da FUNCERN e como essas mudanças impactaram positivamente suas operações, estabelecendo um novo padrão de eficiência e transparência.
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Importância da gestão documental
Já sabemos que a perda de documentos pode gerar consequências graves, desde a falta de conformidade com regulamentações até a perda de informações valiosas, fundamentais para a continuidade das operações. Documentos perdidos ou mal geridos podem resultar em auditorias negativas, sanções legais, e até mesmo a paralisação de atividades críticas.
Além disso, a ausência de um sistema organizado de gestão documental pode levar a ineficiências operacionais, desperdício de tempo e recursos, e dificuldades na tomada de decisões informadas.
Por muito tempo a FUNCERN enfrentou essas dificuldades, mas com a implementação da 1Doc e a adoção de práticas de transparência, a fundação conseguiu mitigar esses riscos significativamente, organizando melhor seus documentos e assegurando a conformidade com normas e regulamentos vigentes.
Todo o processo resultou em um ambiente de trabalho mais eficiente e seguro, onde as informações estão facilmente acessíveis e bem protegidas.
Apesar de algumas resistências iniciais e do desafio de normatizar o uso da ferramenta, a 1Doc se mostrou uma plataforma robusta e confiável. Hoje, temos mais de 50 usuários ativos e todos os nossos processos administrativos são digitalizados. Embora ainda utilizemos o e-mail para comunicações externas, a cultura organizacional está mudando, e acredito que, com o tempo, poderemos integrar ainda mais nossas atividades à 1Doc.
Hyago Dantas, Coordenador de Tecnologia da FUNCERN
A importância da transparência nas fundações
Nos últimos anos, a transparência tornou-se uma prioridade crucial para fundações e instituições. Esta prática não apenas fortalece a confiança entre a organização e seus parceiros, mas também garante que todas as operações sejam conduzidas de maneira ética e responsável. Um dos aspectos essenciais para alcançar esse nível de transparência é a gestão eficiente de documentos.
Para além da tecnologia, a transparência deve ser incorporada como um valor central dentro da fundação. Isso pode ser feito por meio de políticas claras e bem definidas que incentivem a prestação de contas e a comunicação aberta. Relatórios periódicos, auditorias regulares e a publicação de informações relevantes ao público são práticas que reforçam a transparência.
Em apenas 10 meses, tivemos mais de 6.500 processos tramitados, 1000 memorandos para comunicação interna, 40 novos usuários internos, e criamos 69 tipos de processos administrativos e fluxos internos. Paramos de usar papel na fundação três meses após a adequação inicial, o que trouxe mais transparência e reduziu a perda de documentos.
Hyago Dantas, Coordenador de Tecnologia da FUNCERN
A digitalização de documentos e a adoção de sistemas de gestão documental são passos essenciais para reduzir a perda de documentos. Esses sistemas permitem que as fundações armazenem, organizem e recuperem documentos de forma eficiente.
Além disso, ao adotar plataformas baseadas em nuvem, as organizações podem garantir que seus documentos estejam acessíveis e seguros, independentemente de eventos imprevistos, como desastres naturais ou falhas de hardware.
A experiência da FUNCERN demonstra que a digitalização de documentos e a adoção de sistemas de gestão documental são passos essenciais para reduzir a perda de documentos e aumentar a transparência.
A implementação bem-sucedida da 1Doc na FUNCERN não apenas melhorou a eficiência operacional, mas também fortaleceu a confiança entre a fundação e seus parceiros. Com a tecnologia e a transparência trabalhando juntas, a FUNCERN está bem posicionada para continuar sua missão de maneira ética e responsável.
A transformação digital da FUNCERN serve como um exemplo inspirador para outras fundações que buscam melhorar suas práticas de transparência e gestão documental.
