Toda instituição pública lida, no dia a dia, com um volume crescente de documentos. Com o tempo, surgem dúvidas sobre o que guardar, por quanto tempo manter cada tipo de documento e o que fazer quando esse prazo se esgota.
Essa organização não é apenas uma boa prática administrativa. A Lei nº 8.159/1991 estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados, e as diretrizes do e-ARQ Brasil orientam como esse processo deve acontecer dentro das instituições públicas.
Para atender a essa exigência de forma simples e integrada à rotina da gestão, a 1Doc agora conta com uma nova funcionalidade dentro da plataforma. Neste artigo, vamos explicar ela funciona e o que muda para a sua instituição.
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (TTD): afinal, para que servem?
Quando falamos em gestão de documentos, dois conceitos são de grande importância: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.
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Para isso, vale entender o que cada um deles significa:
- Plano de Classificação: usado para organizar os documentos de acordo com a área ou a finalidade a que se referem, facilitando localizar qualquer registro dentro da instituição;
- Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): instrumento que determina por quanto tempo cada tipo de documento precisa ser mantido e qual será o seu destino final: eliminação, guarda permanente ou reavaliação em uma data futura.
Para valer dentro da instituição, tanto o Plano de Classificação quanto a TTD precisam ser formalizados por meio de um ato normativo, que atribui a uma comissão específica a responsabilidade pela gestão desses documentos.
A novidade: agora ambos estão dentro da 1Doc!
Historicamente, muitas instituições públicas resolviam essas exigências fora do sistema de gestão de documentos, em planilhas ou em processos paralelos. Isso dificultava manter as informações atualizadas e acessíveis a todos os envolvidos.
Agora, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade passam a fazer parte da própria 1Doc, de forma integrada à rotina diária da instituição. Classificar um documento e definir seu prazo de guarda deixam de ser tarefas separadas do restante do trabalho.
Como isso muda a rotina da gestão
Na prática, o ganho está na automação de um trabalho que antes dependia de acompanhamento manual. A própria plataforma identifica quando um documento chega ao fim do seu prazo de guarda.
A partir dessa identificação, o sistema organiza esses documentos para que a comissão responsável — a CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos) — inicie o processo de destinação de cada um.
Isso reduz a necessidade de controles paralelos em planilhas ou de conferências manuais para saber quais documentos já venceram e quais ainda estão dentro do prazo.
Por que isso importa para a sua instituição?
Manter o Plano de Classificação e a TTD integrados à plataforma de gestão de documentos aproxima a instituição da conformidade com a legislação de arquivos públicos, reduzindo o trabalho manual de controle de prazos.
Além disso, essa organização contribui para mais segurança jurídica nas decisões sobre o destino dos documentos, ao manter prazos e critérios registrados de forma centralizada na plataforma.
Manter documentos organizados, com prazos de guarda claros e destinação definida, faz parte da rotina de qualquer instituição pública comprometida com a boa gestão.
Com a 1Doc, a organização, os prazos e a definição de destino desse trabalho passam a acontecer dentro da própria plataforma, reduzindo a dependência de planilhas e controles externos.
Quer conhecer essa e outras funcionalidades da 1Doc? Fale com o nosso time e veja como sua instituição pode organizar o ciclo de vida completo dos documentos.
