A gestão ágil de projetos se diferencia dos outros métodos de gerenciamento de projetos pela sua flexibilidade e pelo modo de dividir os projetos em várias fases para impulsionar sua melhoria contínua.
Esse método de gerenciamento não é útil apenas para a gestão de projetos de software. Todos os tipos de equipes, inclusive na administração pública, têm obtido sucesso com essa metodologia dinâmica que pensa nas constantes mudanças nas prioridades e necessidades dos cidadãos.
Neste conteúdo, você vai entender o que é a gestão ágil, como funciona e como pode ser implementada na administração pública.
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O que é gestão ágil?
A gestão ágil é uma abordagem flexível para gerenciar projetos. Envolve etapas que são construídas e entregues em partes, em pequenos ciclos de conclusão chamados de sprints ou iterações, que incentivam as equipes a trabalhar em diferentes fases de um projeto simultaneamente.
Apesar de ter surgido no ramo da Tecnologia da Informação durante o desenvolvimento de softwares, atualmente o ágil é aplicado em projetos de todos os segmentos.
Manifesto ágil
Tornar-se ágil significa mudar a mentalidade e seguir valores e princípios específicos no trabalho. Princípios estes que estão elencados no Manifesto ágil:
- A principal prioridade é satisfazer o cliente entregando produto de valor com antecedência e de forma contínua.
- A mudança de requisitos é bem-vinda, mesmo no final do processo de desenvolvimento.
- O produto em funcionamento deve ser entregue com frequência, de algumas semanas a alguns meses, preferencialmente em um prazo mais curto.
- Os empresários e os desenvolvedores devem trabalhar juntos ao longo de todo o projeto.
- Projetos devem ser construídos em torno de indivíduos motivados. Dê à equipe um bom ambiente de trabalho e o apoio necessário e confie que ela pode realizar o trabalho.
- A melhor maneira de transmitir informações tanto interna quanto externamente é conversar cara a cara.
- Um software funcional é a principal medida de progresso.
- Processos ágeis proporcionam o desenvolvimento sustentável, com desenvolvedores, usuários e patrocinadores capazes de manter um ritmo sempre constante.
- Estar atento continuamente à excelência técnica e ao bom design aumenta a agilidade.
- Encorajar a simplicidade.
- Os melhores requisitos, arquiteturas e designs surgem de equipes com organização própria.
- Em intervalos regulares, o time pensa no que fazer para se tornar mais eficaz. Depois disso, ajusta seu comportamento de acordo.
O que a gestão ágil traz de novidade?
Uma grande vantagem desse estilo de gestão de projetos é que os benefícios são frequentemente obtidos no início do projeto, e não exclusivamente no final, razão pela qual este se tornou um método amplamente adotado.
A gestão ágil se diferencia por sua natureza dinâmica, intensidade reduzida e incentivo a uma maior participação e colaboração entre os membros do projeto, especialmente no que diz respeito à qualidade, prazo e custos, quando combinado com formas mais tradicionais de gestão de projetos.
Como funciona a gestão ágil?
Em vez de seguir um caminho linear e predeterminado, essa abordagem iterativa permite que os projetos evoluam à medida que progridem e se adaptem às mudanças nos requisitos e ao feedback.
No centro da gestão ágil de projetos está a palavra agilidade. Isso significa a capacidade de avançar algo de maneira rápida, permitindo mudanças fáceis de direção.
Portanto, em termos de gerenciamento de projetos, a agilidade possui cinco atributos essenciais que formam os pilares do processo ágil, que são:
- Transparência
- Foco no cliente
- Adaptabilidade
- Sentido de propriedade (liderança eficaz)
- Melhoria contínua
Gestão ágil no contexto da administração pública
Segundo a pesquisa Metodologias Ágeis no contexto da administração pública: análise de estudos de caso de implementação ágil, adotar uma gestão ágil na administração pública é um desafio porque requer mudanças na organização, sendo necessário trabalhar suas particularidades e a cultura organizacional.
Porém, apesar dos empecilhos, a implementação do ágil pode impactar positivamente na qualidade da administração pública, ao ajudar na forma como ela entrega serviços públicos, logo, refletindo na satisfação dos cidadãos.
Como incentivo ao desenvolvimento ágil na administração pública, o governo brasileiro criou um guia de projetos de software com práticas de métodos ágeis para o Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (Sisp), desenvolvido pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
O guia, assim como outras iniciativas, foi criado com o objetivo de facilitar e difundir o uso dessa metodologia nas instituições públicas.
A pesquisa conclui afirmando que adotar o método ágil no setor público exige planejamento, documentação, colaboração e adaptação de todos os envolvidos no processo.
Como implementar uma prefeitura ágil?
A implementação de um método ágil nas prefeituras otimiza o trabalho das equipes e traz inúmeras vantagens, como a melhoria na experiência do usuário e a redução de custos. Apesar disso, a adoção dessas metodologias pela administração pública ainda segue a passos lentos.
Para implementar uma prefeitura ágil, alguns caminhos podem ajudar a realizar essas mudanças de modo eficiente:
Definir uma visão de longo prazo
A implementação da metodologia ágil no setor governamental pode ser complicada, mas se as organizações governamentais estabelecerem objetivos a longo prazo, isso poderá ajudá-las a definir e reconhecer projetos menores. Para definir uma visão de longo prazo, as organizações podem precisar criar mapas plurianuais para navegar no projeto.
Garantir o entendimento sobre o ágil
A maioria dos funcionários públicos tem experiência em trabalhar com uma abordagem de gestão tradicional, portanto não estão familiarizados com práticas ágeis. Eles precisam entender que o ágil é um método para avançar o trabalho da melhor maneira, e não apenas um método para finalizar tarefas.
Iniciar pequenos projetos
É importante focar em descobrir a parte de um projeto que precisa ser concluída primeiro. Portanto, inicie métodos ágeis em projetos menores, concentrando-se na entrega de resultados de valor.
Também é fundamental conscientizar os líderes sobre a importância de apoiar a equipe para iniciar e desenvolver projetos ágeis na administração pública.
Além disso, para implementar uma prefeitura ágil, com gestão pública eficiente, é preciso:
- Capacitar profissionais em metodologias ágeis;
- Trabalhar as particularidades do setor relacionadas a processos mais lentos;
- Analisar formas de trabalho mais flexíveis;
- Trabalhar na mudança da cultura da organização.
A importância da tecnologia
A tecnologia está mudando rapidamente a forma como os gestores de projetos abordam seu trabalho, criando novas oportunidades e se tornando um componente essencial da gestão de projetos na administração pública.
Um dos maiores benefícios da modernização da gestão pública é a capacidade de melhorar a comunicação. Ferramentas, como software de gestão de prefeituras e gestão de obras públicas, facilitam a comunicação dos colaboradores, em tempo real, independentemente de sua localização.
Além disso, a tecnologia permite a simplificação de processos, a integração de sistemas, a melhoria na comunicação, redução de custos, aumento da eficiência no setor público, criação e desenvolvimento de cidades inteligentes, entre outros.
Conclusão
Enfim, é possível implementar as metodologias ágeis no setor público. Para isso, é fundamental realizar a capacitação de servidores, para estarem aptos a passar com tranquilidade pela transformação da rotina de trabalho no serviço público. As prefeituras podem passar por uma transição rápida para digitalizar seus processos e dar adeus ao papel.
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