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Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema de gerenciamento de documentos que vem sendo cada vez mais utilizada na gestão pública para aumentar a eficiência, reduzir a burocracia e custos, além de melhorar a qualidade dos serviços prestados aos cidadãos.
Portanto, é uma ferramenta essencial para melhorar a eficiência e a segurança dos processos de gestão de documentos, proporcionando maior transparência para a tomada de decisão. .
Vamos explicar neste artigo o que de fato é a Gestão Eletrônica de Documentos, seu principal objetivo, quais são os riscos de uma má gestão de documentos e, claro, explicar qual a melhor forma de realizar essa implantação na sua administração.
Esperamos que tenha uma boa leitura!
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O que é e qual a importância da gestão de documentos?
Em toda administração pública, independentemente do seu setor, existem momentos que dependem da execução de uma série de processos burocráticos para que as coisas continuem funcionando. A gestão de documentos é um grande exemplo de um desses processos!
Ela nada mais é do que um conjunto de processos que envolve a organização e armazenamento de arquivos importantes, como escrituras, folhas de pagamento, contratos, entre outros. O intuito dessa gestão é a de simplificar as atividades, tornando a busca por informações e dados muito mais fácil, rápida e segura.
Com isso, utilizar a tecnologia a nosso favor se tornou ainda mais primordial para que os processos burocráticos sejam otimizados. E é aí que entra a Gestão Eletrônica de Documentos.
O que é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema de gerenciamento de documentos que permite a criação, armazenamento, organização, recuperação e compartilhamento de documentos eletrônicos. Esta tecnologia oferece soluções flexíveis para ajudar a organização a gerenciar documentos eletrônicos e melhorar o fluxo de trabalho.
É a possibilidade de unificar todo o gerenciamento e o fluxo de documentos importantes, concentrando-os em um formato digital. Além disso, é possível mapear a localização de documentos físicos facilitando a busca.
Qual é principal objetivo da GED?
A implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos vem para trazer inúmeras facilidades para um órgão público como, por exemplo:
- Fornecer a devida transparência aos atos administrativos;
- Permitir o acesso a informações e documentos de forma ágil e precisa;
- Preservar o patrimônio documental histórico;
- Melhorar a segurança quanto ao acesso das informações;
- Agilizar e melhorar o processo decisório;
Como a GED pode ajudar a melhorar a eficiência na gestão pública?
O processo de digitalização é primordial para uma boa gestão pública, visto que trazem segurança e economia ao diminuir a produção documental. Podemos observar outros benefícios, tais como:
Organização de tarefas
Quando falamos de burocracias, sabemos que existem determinadas ações que necessitam de prazos para serem cumpridos. Implementar a GED em uma administração pública permite que todos os processos e prazos sejam cumpridos e melhora a eficiência na comunicação entre os profissionais dos setores responsáveis por cada tarefa.
Armazenamento e processamento
Um outro importante benefício é o de armazenar documentos das mais diversas secretarias com baixo custo, reduzindo custos com impressão de papel e até a locação de espaço par arquivos físicos. Além disso, é possível reconhecer os dados que fazem parte desses documentos e vinculá-los a um banco de dados para que a busca de informações se torne muito mais fácil e automatizada.
Segurança jurídica
Os documentos que tramitam dentro de um órgão público têm grande importância, pois servem como comprovante que o andamento dos processos estão sendo respeitados e que estão de acordo com as leis e normas estabelecidas.
Com a implantação de um sistema de gestão eletrônica de documento, é possível unificar e ter acesso a documentos que poderão ser acessados facilmente para compor processos jurídicos, sem o risco de perda ou extravio dos mesmos.
Quais são os riscos de uma má gestão de documentos?
Se mesmo após entender o que é, quais são os seus benefícios e como uma Gestão Eletrônica de Documentos pode fazer diferença, você ainda ficou na dúvida se deve ou não a implementar, entender os riscos de uma má gestão pode ser o ponto crucial para a sua tomada de decisão.
Uma gestão de documentos ineficiente pode trazer uma série de consequências para a administração, tais como:
1. Desorganização
A desorganização é uma das primeiras a ser identificada, isso porque sabemos que bastam alguns minutos em uma sala repleta de arquivos para termos consciência da demora e da possibilidade de perda dos documentos.
O alto risco de arquivamento de documentos em local errado ou que de perda durante a tramitação entre setores ou secretarias pode gerar uma transtornos enormes para a gestão pública, com atrasos e impossibilidade de continuidade do atendimento a determinada solicitação do cidadão.
2. Gastos não contabilizados
Ao ter a possibilidade de perda de documentos ou então de alguns serem danificados, pode ocorrer de algum gasto não ser contabilizado pela falta de informação. Imaginamos que você não vá querer ter problemas com fiscalizações ou então se surpreender com algum gasto não esperado, não é mesmo?
3. Perda de produtividade
É inegável que processos ruins geram erros, frustrações e abertura para possíveis problemas maiores. Tudo isso pode acabar prejudicando a produtividade dos colaboradores e aumentando ainda mais a perda de tempo tentando ajustar os erros dos processos, gerando retrabalho e atraso nas entregas das tarefas.
Como escolher a melhor solução de Gestão Eletrônica de Documentos para administração pública
Sabendo de todos os seus benefícios, por fim chegou a grande pergunta: como escolher e iniciar a implementação de um sistema para gestão eletrônica de documentos? Pode ficar tranquilo porque hoje vamos resolver essa grande dúvida!
Ao escolher o software correto para sua instituição, o ideal é levar em consideração alguns pontos, entre eles podemos citar:
A disponibilidade é primordial
Um dos pontos mais cruciais é a disponibilidade do sistema para uso, pois ao otimizar um processo a expectativa é que com isso a solução esteja sempre disponível para que possa ser utilizada em qualquer momento que for necessário.
Procure soluções que ofereçam essa disponibilidade e que possuem a sua plataforma hospedada em servidores seguros, garantindo uma infraestrutura de alta performance.
Invista em transparência
Um dos intuitos de buscar por uma gestão de documentos mais eficiente, é a possibilidade de uma maior transparência nos processos. Escolha sempre um sistema que tenha como base a interação constante com as notificações necessárias a cada tramitação para que nenhuma tarefa seja esquecida e que todos os envolvidos consigam acompanhar o andamento da tramitação.
Escolha aquele com uma interface amigável
Quando temos à nossa disposição uma ferramenta intuitiva de ser utilizada, tudo se torna mais fácil, principalmente quando ela é disponibilizada na web tornando o acesso às informações muito mais fácil.
Opte por soluções que sejam de fácil entendimento e que todos da organização consigam utilizar sem muito esforço ou dificuldade.
Priorize o suporte ao cliente
Um processo não pode ser parado por conta de um problema no sistema, por isso, contar com um sistema que dispõe de um suporte eficiente, é indispensável.
Avalie as formas de atendimento oferecidas pela empresa, seja por e-mail ou por chat dentro da plataforma.
Considere o sistema em nuvem
Se o objetivo é justamente otimizar o armazenamento e a organização, é claro que esse é um ponto que não pode ficar de fora ao se decidir. Isso porque ao hospedar todas as informações em um sistema em nuvem garante uma disponibilidade de acesso de qualquer lugar pela internet, não sendo necessário grandes estruturas de informática para operar o sistema na instituição.
Valorize (e muito) o custo x benefício
De nada vale investir em um sistema que traga os outros benefícios, mas que gere ainda mais gastos para a administração pública, é essencial que seja levado em conta no momento da escolha, aquela solução que oferece o melhor custo-benefício, incluindo aí a implementação e facilidade de usabilidade do sistema pelos usuários.
Como deve ser a integração de sistemas com a GED?
A integração da Gestão Eletrônica de Documentos com outros sistemas de TI na administração pública é estratégica. Ela envolve o mapeamento e a compatibilidade de interfaces para garantir a comunicação fluida entre sistemas, como os de gestão financeira e recursos humanos.
Esta conexão permite uma gestão mais eficiente e centralizada da informação, otimizando processos, melhorando o acesso aos dados e facilitando a tomada de decisões.
A implementação bem-sucedida dessa integração requer uma análise detalhada das necessidades específicas de cada órgão, além do desenvolvimento ou adaptação de softwares que possam se comunicar efetivamente entre si.
Conclusão
Após essas valiosas informações para entender o que de fato é a Gestão Eletrônica de Documentos e qual a sua importância dentro de uma administração pública, não temos como contestar o tanto de benefícios que ela traz e a economia gerada para os cofres públicos.
Agora é o momento de você investir em uma tecnologia que otimize os processos da sua instituição, gerando mais eficiência, eficácia e economia na tramitação de processos.
Para saber mais sobre as vantagens de implementar a gestão eletrônica de documentos na administração pública, baixe agora o nosso Guia básico para sair da gestão de papel para o digital.
