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Adotar um organograma nas prefeituras é necessário para que todos os stakeholders compreendam como é a estrutura dentro do órgão e visualizem qual a função de todos que nele atuam.
Ter clareza quanto aos papéis desempenhados por todos os funcionários de uma prefeitura é essencial para que todo o fluxo de trabalho seja executado com eficiência. Seja para os próprios servidores, quanto para toda população, que demanda os serviços que são prestados pela gestão pública municipal.
Entenda neste post porque é tão importante representar graficamente os níveis hierárquicos dentro de uma prefeitura. Boa leitura!
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O que é um organograma da prefeitura?
O organograma da prefeitura mostra como a sua instituição está hierarquicamente organizada. Criá-lo de forma correta é vital para facilitar a distribuição de tarefas para a busca de soluções.
Através do organograma uma organização pode representar, de forma gráfica, toda sua estrutura, apresentando de forma acessível todos os seus setores, cargos e a relação hierárquica entre eles.
O objetivo de um organograma da prefeitura é facilitar a compreensão de todas as relações hierárquicas e a integração entre todas as áreas e, principalmente, facilitar a relação com o público externo.
Qual a importância do organograma nas prefeituras?
O organograma é um facilitador gráfico que deixa claro a estrutura formal de um órgão público, bem como suas responsabilidades e também a questão da hierarquia. Ter ele fiel a realidade da sua instituição é um grande diferencial e garante aumento na produtividade.
Por exemplo, não é produtivo o pessoal do RH receber um memorando solicitando a compra de medicamentos. A informação deve circular para que a busca de soluções seja facilitada, mas a informação não relevante, apenas atrapalha.
Como criar do organograma nas Prefeituras?
Você deve se ater principalmente aos setores que existam de fato, e não criar subdivisões apenas para isolar colegas de trabalho. O inverso também deve ser observado, ou seja, não adianta colocar toda uma Diretoria, por exemplo, sem nenhuma divisão, sendo que ela tem diversas responsabilidades.
Ao criar um setor ou divisão você sempre deve observar a nomenclatura e escrever da forma mais clara possível. O setor responsável pelas Licenças Ambientais, deve ser identificado de forma clara, e não apenas como Ambiental por exemplo.
Criar setores genéricos não ajuda, nem para quem está dentro dele, pois ficam com uma função secundária, sempre que for consultado o organograma. Crie apenas setores que tenham responsabilidades definidas e que terão fluxo de trabalho, de nada vale criar um setor que não receberá demandas.
O organograma da Prefeitura é uma funcionalidade essencial da Plataforma 1Doc. E se você quer tornar os processos da sua prefeitura 100% digitais, clique aqui.
