A comunicação interna na administração pública ainda dá seus primeiros passos, enquanto muitas empresas privadas caminham em direção ao amadurecimento. O que é visto como “padrão” em muitos negócios, ainda é novidade no setor público.
Devido à cultura organizacional de focar no atendimento ao público, a comunicação interna nas instituições públicas fica em segundo plano. No entanto, essa prática pode trazer diversos benefícios e refletir na qualidade do serviço prestado pelos servidores.
Uma comunicação interna bem estruturada melhora a transparência na gestão pública, reduz falhas na disseminação de informações e fortalece a cultura organizacional. Além disso, servidores mais informados têm maior segurança para executar suas funções, evitando ruídos que possam comprometer o atendimento à população.
Neste conteúdo, você vai entender o que é a comunicação interna no serviço público, exemplos de aplicação na esfera governamental, sua importância e, ainda, 5 ferramentas para colocá-la em prática. Boa leitura!
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O que é comunicação interna na administração pública?
A comunicação interna é uma estratégia bastante usada pelas organizações privadas como recurso para fomentar a cultura organizacional e evitar a rotatividade dos colaboradores. Entretanto, seu papel não deve se limitar ao ambiente empresarial.
Na esfera pública, a estratégia atua com papel similar de engajamento, entretanto, com um objetivo distinto: engajar os servidores para, assim, melhorar a qualidade da prestação de serviços para os cidadãos. Mais alinhados à missão da instituição e seus propósitos, os servidores podem atender os cidadãos de maneira mais eficiente.
Além de promover o alinhamento interno, a comunicação interna no setor público também contribui para garantir que mudanças na legislação, novas diretrizes e normas institucionais sejam disseminadas de maneira ágil e eficaz. Isso evita interpretações equivocadas e retrabalho.
Quem faz parte da comunicação interna na administração pública?
Para uma estratégia tão abrangente, é imprescindível contar com uma área dedicada para as atividades, capaz de centralizar as rotinas e disseminar a comunicação. Devido a sua proximidade com o público interno, o setor de recursos humanos é o mais indicado.
Entretanto, servidores das demais áreas também podem contribuir ativamente. Afinal, o objetivo da comunicação interna é aumentar o engajamento, portanto, é fundamental ter abertura para a colaboração de servidores dos demais departamentos da organização.
Além disso, líderes e gestores desempenham um papel essencial na comunicação interna. Quando a alta administração incentiva a transparência e o diálogo aberto, os servidores se sentem mais motivados a participar ativamente do fluxo de informações.
Exemplos de comunicação interna
A comunicação interna assume diversos formatos, que podem variar de acordo com o objetivo ou o público-alvo. Abaixo, você confere 4 exemplos de comunicação utilizados pelas empresas privadas e que podem ser aplicados ao serviço público:
- E-mail: apesar de parecer “obsoleto” para a comunicação, ainda é uma ferramenta amplamente utilizada por colaboradores e servidores públicos;
- Newsletter: funciona como um informativo do serviço público, um recurso para comunicar sobre as últimas ações e informações relevantes da instituição;
- Manual do servidor: um guia com as informações mais importantes para o servidor saber mais não apenas sobre as suas atividades, como também a missão e valores da instituição;
- Intranet: rede exclusiva para conectar servidores dos mais diversos departamentos e autarquias, quando possível.
Outras ferramentas que podem ser utilizadas incluem murais físicos ou digitais, aplicativos internos e reuniões periódicas, que facilitam o contato direto entre diferentes setores e garantem maior alinhamento institucional.
Por que incentivar a comunicação interna na administração pública?
De acordo com estudos realizados pela GateHouse Consulting, a comunicação interna tem forte impacto na produtividade e no engajamento dos colaboradores, contribuindo positivamente para os resultados do negócio. Com o serviço público não é diferente.
Os benefícios também se refletem na esfera governamental. Além de promover o engajamento entre servidores, a comunicação interna ainda propõe:
- Maior alinhamento entre servidores e objetivos da instituição;
- Compartilhar informações importantes para o servidor e sua rotina de trabalho;
- Fortalecer os aspectos positivos da cultura organizacional;
- Estimular boas práticas e promover a inovação no setor público.
Além disso, uma comunicação interna eficiente agiliza processos burocráticos e melhora o fluxo de processos administrativos. Isso permite que os servidores desempenhem suas funções com mais clareza e assertividade, impactando diretamente a qualidade dos serviços prestados à população.
5 passos para promover a comunicação interna na administração pública
Agora que você já sabe a importância da comunicação interna no serviço público, conheça 5 ferramentas para colocar a estratégia em prática. Vamos começar?
1 – Planejamento da comunicação interna
É comum que as organizações enviem comunicados internos apenas em situações de emergência, usando a comunicação interna como recurso para “apagar incêndios”. Entretanto, o planejamento pode tornar a comunicação mais assertiva a partir de assuntos do interesse dos servidores.
Dessa forma, é possível compilar em um calendário todas as datas importantes para a administração pública. Desde datas comemorativas e eventos sazonais, o planejamento ajuda a garantir uma comunicação interna mais consistente e organizada.
Além das datas, é essencial definir a frequência de envio das mensagens e os responsáveis por cada etapa do processo. Dessa forma, evita-se excesso de informações ao mesmo tempo em que se mantém um fluxo contínuo de comunicação.
2 – Canais de comunicação
Com o planejamento em mãos, é hora de definir quais serão os canais em que a comunicação será divulgada. A escolha pode ser decisiva para definir o engajamento dos servidores, portanto, é essencial selecionar os canais com maior alcance, como por exemplo o e-mail.
Para isso, considere os canais já existentes na sua instituição e avalie, dentre as opções, qual o mais efetivo para se comunicar com o público interno. Caso sua instituição ainda não tenha um canal definido, considere a escolha de uma ferramenta para iniciar o processo.
Lembre-se de que cada público tem preferências distintas. Enquanto alguns servidores podem preferir e-mails institucionais, outros podem se engajar mais com plataformas de comunicação instantânea, como grupos em aplicativos específicos.
3 – Regras definidas
Além de planejamento e canais eficientes, é fundamental estabelecer regras claras para a comunicação interna na administração pública. Dessa forma, os servidores podem definir o que deve (ou não) ser publicado e em qual formato a mensagem será transmitida.
As regras ajudam a orientar a comunicação e a conduzir o planejamento, definindo desde a linguagem utilizada até os temas que serão abordados. Assim, os servidores têm mais clareza sobre o direcionamento da comunicação interna e, ao mesmo tempo, estabelecem limites.
Também é importante definir prazos para a resposta de mensagens e a periodicidade de atualizações de conteúdos internos, garantindo que a comunicação seja contínua e eficiente.
4 – Servidores-chave
Para que a comunicação interna no serviço público de fato aconteça, é necessário contar com grupos estratégicos de servidores para colocá-la em prática. Uma boa maneira de começar é envolvendo a alta gestão, como secretários e coordenadores de diversas áreas.
Desse modo, além de ter mais pessoas dedicadas às atividades (e torná-la menos trabalhosa), ainda colabora ao proporcionar maior credibilidade para a estratégia. Com pessoas-chave envolvidas, os demais servidores sentem-se mais engajados pela iniciativa.
Treinar os servidores-chave também é fundamental para que a comunicação seja uniforme e alinhada com os objetivos institucionais.
5 – Métricas
Com certeza você já ouviu a frase “o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”, e a máxima se aplica, também, para a comunicação interna na administração pública. Acompanhar os indicadores é fundamental para entender a efetividade da estratégia.
Para tanto, contar com um sistema que centralize as informações é fundamental. Já imaginou organizar todas as comunicações feitas em apenas uma planilha? Com o uso de recursos tecnológicos, é possível tornar a atividade muito mais ágil.
Indicadores como taxa de abertura de e-mails internos, nível de participação em reuniões e feedbacks qualitativos dos servidores são métricas que ajudam a mensurar o impacto da comunicação interna.
A tecnologia como aliada no processo
É fato que novas iniciativas são desafiadoras no setor público e podem causar certo estranhamento no começo. Entretanto, o seu resultado pode ser bastante positivo, ainda mais com ferramentas que tornam a comunicação interna na administração pública mais simples e eficiente.
É neste ponto que a tecnologia entra como suporte para centralizar as informações e integrar os demais processos, como é o caso da 1Doc. Em apenas um sistema, é possível ter memorandos, protocolos e outros documentos disponíveis em nuvem, com organogramas bem definidos.
Tudo isso com a segurança que sua instituição precisa, em um software intuitivo que facilita a implementação da comunicação interna na administração pública. Conheça mais sobre a ferramenta e conecte todas as secretarias, departamentos e autarquias em um só lugar!
