Garantir que os serviços públicos se esforcem continuamente para ser mais eficazes e eficientes exige que as organizações do setor público busquem soluções inovadoras para melhorar seu planejamento, organização e execução das atividades, mantendo o alinhamento com as metas do governo. Uma dessas soluções é a gestão de projetos públicos.
O gerenciamento de projetos do governo ajuda os órgãos federais, municipais e estaduais a cumprir as metas do projeto no prazo e do orçamento. As ferramentas certas auxiliam as entidades governamentais a gerenciar projetos com eficiência e a prestar contas às partes interessadas.
A seguir, trazemos o conceito de gestão de projetos públicos e sua importância para a administração pública.
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O que é gestão de projetos públicos
É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e métodos eficientes para fazer um melhor planejamento, execução e controle dos projetos públicos, para aperfeiçoar a qualidade dos serviços prestados pelo governo e reduzir custos de cada atividade desenvolvida.
Como funciona a gestão de projetos públicos
Todos os tipos de organizações dependem de projetos para atingir seus objetivos de curto e longo prazo e têm na gestão de projetos uma orientação de como o trabalho deve ser feito a fim de entregar os resultados pretendidos.
A gestão de projetos governamentais ajuda a supervisionar sistematicamente o escopo, tempo, qualidade, orçamento, recursos humanos, mudanças e riscos do projeto. Tudo isso requer um conjunto específico de habilidades.
Por isso, o gerenciamento de projetos públicos difere de outros tipos de gestão porque deve se preocupar com os benefícios sociais e tem que lidar com expectativas e interesses de várias partes, como cidadãos, governo e organizações da sociedade civil. Além disso, enfrenta desafios relacionados a questões legais, políticas, orçamentárias e burocráticas.
Tipos de abordagens e metodologias de gerenciamento de projetos
Uma abordagem de administração de projetos públicos é um conjunto de princípios que descrevem como um projeto é abordado. Por outro lado, uma metodologia é o conjunto real de práticas e regras utilizadas para implementar uma abordagem.
Podemos citar os métodos Cascata e Ágil como exemplos de abordagens e metodologias de gerenciamento de projetos. Entenda a diferença entre esses dois métodos.
Metodologia Cascata
O método Cascata é frequentemente chamado de abordagem “tradicional” de gestão de projetos. Nas abordagens tradicionais, um estágio do projeto é concluído por vez e em sequência — como uma cachoeira passaria pelas rochas.
Quando usar o método cascata
Essa abordagem é frequentemente usada em projetos com restrições e expectativas estritas, ou muito poucas mudanças antecipadas no plano do projeto.
Pode ser eficaz para projetos como a construção de prédios, em que uma etapa deve ser concluída antes que outras possam começar, ou na qual cronogramas, regulamentos, orçamentos ou outros fatores sejam necessários para o projeto ter um resultado previsível.
Metodologia Ágil
Ágil é uma metodologia de gestão de projetos que usa ciclos curtos de desenvolvimento chamados “sprints” para focar no contínuo aprimoramento do desenvolvimento de um produto ou serviço. Alguns exemplos de Metodologias ágeis para projetos governamentais: Scrum, Kanban, Kaizen e Crystal.
Importância da gestão de projetos para o setor público
O gerenciamento de projetos em departamentos e programas governamentais é essencial, talvez até mais do que o exigido no setor privado. À medida que o tamanho e a complexidade dos projetos continuam a se expandir, o setor público deve buscar o gerenciamento de projetos para garantir:
- Transparência e prestação de contas;
- Participação e engajamento das partes interessadas;
- Foco em resultados e entrega de valor público.
Processos da gestão de projetos públicos
O ciclo de vida de um projeto inclui as etapas necessárias para o projeto ser gerenciado com sucesso do início ao fim.
Existem cinco fases no ciclo de vida do projeto, com cada uma delas representando um grupo de processos inter-relacionados que devem ocorrer para obter um projeto bem-sucedido.
1. Início: estabelece e autoriza o projeto ou uma fase dele.
2. Planejamento: explica e aperfeiçoa os objetivos, planejando as ações necessárias para realizá-los.
3. Execução: reúne pessoas e outros recursos para a produção das entregas e informações relacionadas ao desempenho do respectivo projeto.
4. Monitoramento e controle: mede e monitora o progresso do projeto, para identificar se houve variações e divergências relacionadas ao plano inicial e, quando necessário, corrigi-las.
5. Encerramento: conclui todas as atividades de todos os grupos de processos de gestão do projeto. É a fase em que se completa formalmente o respectivo projeto (ou uma fase dele) e formaliza a aceitação do produto ou serviço.
Benefícios da gestão de projetos para o setor público
Com um bom gerenciamento de projetos, o setor público é capaz de:
- Administrar melhor seus recursos;
- Agilizar processos para maior eficiência e eficácia das atividades;
- Desenvolver planos com base nas metas, objetivos, cronogramas e orçamentos do governo;
- Oferecer mais transparência aos processos tanto para os cidadãos quanto para os gestores;
- Desburocratizar processos e ações e também melhorar o atendimento ao público;
- Entrega resultados de qualidade — no prazo e do orçamento — mais rápido do que os métodos tradicionais de gerenciamento de tarefas.
Ferramentas de gestão de projetos públicos
Uma das ferramentas que mais facilitam a gestão de projetos públicos é o software de gestão de projetos, que ajuda a melhorar o fluxo de trabalho e outros processos em geral.
O gerenciamento de obras públicas, por exemplo, pode ser feito por meio de um sistema de gestão de obras públicas, como o Obras.gov. Uma plataforma projetada para facilitar ao máximo a gestão de obras e o acompanhamento do progresso das construções.
Nela, é possível monitorar a execução de obras públicas, do orçamento à entrega, e várias outras funcionalidades como o diário de obras online, composição de custos e orçamentos, gestão de contratos e medições, consultas avançadas e mapa Interativo de Obras.
Conclusão
Além de dominar as habilidades básicas de gerenciamento de projetos, selecionar o software de gerenciamento de projetos certo é uma das maneiras importantes de garantir o sucesso.
Essas plataformas são projetadas para facilitar ao máximo o gerenciamento de sua equipe e o acompanhamento do progresso em seus projetos, trazendo todos os benefícios acima e muito mais.
Acesse o Obras.gov, conheça todas as suas funcionalidades e tenha mais controle na execução de obras públicas.
