Imbituba, localizada no litoral sul de Santa Catarina, é famosa por suas belas praias, como a Praia do Rosa, que atraem turistas em busca de surfe e tranquilidade. Além das belezas naturais, a cidade possui um porto importante e é um ponto de observação de baleias francas.
Com um desenvolvimento crescente, Imbituba combina infraestrutura moderna com preservação ambiental e cultural, tornando-se um destino encantador e diversificado.
A implantação da 1Doc na Prefeitura de Imbituba teve início em 2016 com o módulo de ouvidoria, marcando um passo significativo na modernização dos processos administrativos do município.
A iniciativa visava melhorar a eficiência e a transparência na gestão pública, começando por um dos canais mais críticos de comunicação entre a população e a administração municipal.
Com a implantação, a gestão municipal passou a ter uma visão mais clara das demandas e da eficiência dos serviços prestados. Isso não só melhorou a qualidade do atendimento ao cidadão, mas também permitiu uma alocação mais eficaz dos recursos e uma tomada de decisão mais informada e baseada em dados concretos.
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Mensurando os processos internos com dados confiáveis
No atual cenário das organizações, sejam elas públicas ou privadas, a capacidade de mensurar e analisar processos internos tornou-se uma estratégia essencial.
Com a introdução de ferramentas avançadas de gestão de processos, como a 1Doc, as organizações agora possuem uma quantidade significativa de informações que podem transformar a maneira como administram suas operações.
Antes da era digital, a avaliação de processos internos muitas vezes dependia de observações qualitativas e de intuições gerenciais. Isso, embora útil, frequentemente resultava em uma visão limitada e subjetiva da eficiência operacional.
No entanto, com a adoção de tecnologias de coleta de dados e gerenciamento de processos, a administração agora tem acesso a números precisos que oferecem uma visão objetiva do desempenho interno.
E não foi diferente em Imbituba:
Avançamos 100% em relação ao que tínhamos antes. Não conseguimos mensurar os processos internos, mas agora temos dados mensuráveis. Precisamos continuar evoluindo, mas foi fantástico entender onde estão os gargalos e as maiores demandas. Hoje, a administração tem essas informações e pode resolver problemas baseando-se nos números fornecidos pela ferramenta.
Wagner Olegario, Analista de Sistemas na Prefeitura Municipal de Imbituba
A importância da transparência para o público externo
Em um mundo cada vez mais conectado e informado, a transparência se torna um valor essencial para as organizações que desejam manter a confiança de seu público externo.
Recentemente, várias instituições têm adotado a 1Doc para gestão de seus processos, permitindo uma grande economia de recursos. Essa economia vai além do papel, impactando significativamente várias áreas operacionais.
No entanto, o que se destaca como a maior conquista da iniciativa de Imbituba não é apenas a economia gerada, mas a transparência promovida.
Para mim, o principal foi a transparência. Conseguimos torná-la evidente, principalmente para o público externo, o que foi fundamental. Embora tenhamos tido uma grande economia, que vai além do papel, a transparência foi a maior conquista. Antes, tínhamos funcionários dedicados a protocolar e distribuir processos pela prefeitura, usando carros, gasolina, pneus e motoristas. Com a nova ferramenta, tudo isso foi eliminado. A economia é notável, mas a transparência é o principal benefício da ferramenta hoje.
Wagner Olegario, Analista de Sistemas na Prefeitura Municipal de Imbituba
Por meio da 1Doc. a Prefeitura de Imbituba conseguiu ter uma visão clara e acessível de suas operações, finanças e decisões estratégicas. Isso permitiu que servidores, fornecedores e a comunidade em geral tivessem uma compreensão mais profunda e confiassem nas ações e objetivos da prefeitura.
A economia alcançada é, sem dúvida, notável e representa uma melhoria significativa na eficiência e na gestão de recursos. No entanto, é a transparência que se destaca como o principal benefício.
A promoção da transparência fortalece o relacionamento com o serviço público, cria um ambiente de confiança mútua e garante que todas as partes interessadas estejam bem informadas e alinhadas com a visão e missão do governo municipal.
Com isso, não apenas se melhora a reputação, mas também se cria um ambiente mais colaborativo e engajado, onde todos se sentem parte do processo e contribuem para o sucesso contínuo do serviço público.
Além disso, Imbituba tem:
- Mais de 375 mil notificações enviadas automaticamente ao solicitante;
- Média de 4 mil assinaturas digitais realizadas ao mês;
- 73.55% dos protocolos abertos via site;
Em resumo, a implantação da 1Doc na Prefeitura de Imbituba representou um marco na modernização administrativa do município. As soluções adotadas garantiram uma transição bem-sucedida, resultando em melhorias significativas na transparência e no controle dos processos administrativos.
