Um dos desafios dos gestores públicos é saber como elaborar um plano de comunicação para prefeituras. É um instrumento essencial para divulgar as ações e projetos municipais, além de ser um recurso poderoso para criar uma ponte com a população.
O documento tem como propósito estabelecer diretrizes para a comunicação governamental. Seus direcionamentos devem estar alinhados com os objetivos da gestão e traduzidos no planejamento.
Neste conteúdo, você vai entender mais sobre o plano de comunicação para prefeituras, seus objetivos, algumas diferenças importantes e um passo a passo para elaborar o seu documento. Boa leitura!
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Objetivos de um plano de comunicação para prefeituras
Os objetivos que se espera alcançar podem variar conforme a necessidade de cada município. Para aproximar-se da população, a prefeitura pode promover a comunicação para reforçar a participação dos cidadãos em ações governamentais, por exemplo.
A definição é fundamental antes de iniciar o planejamento de mídia para prefeituras, por ser o objetivo que irá nortear toda a comunicação do plano.
Por isso, considere um estudo para avaliar quais objetivos podem gerar melhores resultados.
Comunicação interna x comunicação externa no plano de comunicação para prefeituras
É importante considerar que existem diferentes tipos de comunicação. A forma de se comunicar com órgãos públicos difere da comunicação para a população, por exemplo. É o que chamamos de comunicação interna e externa.
Faz parte das estratégias de comunicação para as prefeituras estabelecer diferentes mensagens para cada tipo de público. Algumas podem ser transmitidas, inclusive, em sistemas internos de diferentes órgãos.
Seja qual for o seu público, saber como elaborar um plano de comunicação para prefeituras é a primeira etapa. A seguir, você confere um passo a passo para desenvolver o documento para o seu município.
Passo a passo para elaborar um plano de comunicação para prefeituras
Levantamento de objetivos
É essencial definir quais serão os objetivos que se espera alcançar com o plano de comunicação. Seu sucesso deve ser avaliado a partir de metas mensuráveis e específicas, alinhadas com as necessidades da gestão pública. Alguns exemplos de objetivos são:
- Aumentar o engajamento da população em ações governamentais;
- Promover a transparência dos processos administrativos;
- Fortalecer a imagem da prefeitura.
Nesta etapa, as metas definidas devem atender aos critérios SMART:
- Específico (Specific): definidos e claros para evitar análises ambíguas;
- Mensurável (Measurable): indicadores quantitativos ou qualitativos para avaliar o progresso;
- Alcançável (Attainable): apesar de desafiadores, os objetivos devem ser realistas;
- Relevante (Relevant): alinhados com as necessidades da gestão pública;
- Temporal (Time-bound): prazos definidos, com períodos determinados para seu alcance.
Identificação de públicos
Com o objetivo estabelecido, é o momento de identificar quais serão os públicos impactados pela comunicação. O planejamento de comunicação estratégica mapeia os grupos que a prefeitura deseja se comunicar. Podem ser diferentes públicos, como:
- Servidores públicos;
- Empresários locais;
- Organizações da sociedade civil;
- Moradores.
Com clareza das características e expectativas, é possível traçar estratégias de comunicação mais assertivas, direcionada de acordo com cada público e suas particularidades.
Definição de mensagens e canais
Definir quais mensagens serão transmitidas e por quais canais é parte crucial do planejamento de comunicação para prefeituras. Isso porque, para a estratégia ter sucesso, é necessário impactar o público-alvo com a mensagem certa, no canal certo.
Considere diferentes métodos além dos veículos de mídia tradicionais, como redes sociais, sites, eventos locais, etc. A escolha é essencial para entregar a mensagem para o seu público-alvo.
Uma comunicação política, por exemplo, pode impactar mais nas redes sociais do que na televisão.
Estabeleça um cronograma
Uma das partes fundamentais das estratégias de comunicação para prefeituras consiste em um planejamento estratégico de ações. O cronograma é responsável por definir prazos e responsáveis por cada etapa do processo.
É uma ferramenta importante para proporcionar uma visão ampla das atividades. Além disso, contribui para evitar atrasos e ajudar a garantir que as ações sejam implementadas.
Acompanhe os resultados
O monitoramento de mídia para prefeituras (seja online ou offline) é fundamental para acompanhar os resultados das ações. A partir de indicadores, os gestores podem avaliar o alcance da comunicação, a percepção do público, etc.
É a partir desta análise que é possível identificar pontos fortes, oportunidades de melhorias e gargalos na operação. Os resultados gerados podem servir de insumo para embasar decisões, gerar insights para a gestão pública sobre a qualidade das ações feitas.
Faça testes e ajuste as estratégias
Realizar testes e revisar estratégias de mídia deve fazer parte do plano de comunicação para prefeituras. A partir dos números observados na etapa anterior, é possível avaliar quais ações foram bem sucedidas ou não.
Nesta etapa, é interessante pesquisar novas abordagens e canais de comunicação. Com os dados gerados, novos caminhos podem ser traçados para alcançar a meta.
Execução do plano de comunicação para prefeituras
Chegou a hora de colocar a mão na massa. A execução consiste no desenvolvimento de todo conteúdo. Isso envolve criar materiais informativos para transmitir a mensagem desejada do plano de governo, e pode adotar vários formatos.
Institucionais
As ações de comunicação institucionais têm um papel importante para transmitir a mensagem, seja qual for o público. Alguns exemplos são:
- Clipping Eletrônico: monitoramento e seleção de notícias que mencionam a prefeitura, para acompanhar a percepção da imagem pública;
- Campanhas de divulgação internas e externas: campanhas de comunicação para engajar diferentes públicos;
- Participação em eventos: fortalecimento da imagem da prefeitura com a divulgação e presença em eventos;
- Cobertura fotográfica: registro de eventos e ações governamentais;
- Atualização de páginas eletrônicas: comunicação online para prefeituras por meio de páginas e sites institucionais;
- E-mail marketing interno e externo: outro meio de comunicação digital para prefeituras, o envio de e-mails comunica eventos e ações municipais para diferentes públicos.
Relacionamento com veículos de comunicação
Relações-públicas para prefeituras fazem parte de um elemento importante no contexto municipal. A gestão de comunicação para prefeituras também diz respeito aos veículos de comunicação e a forma de relacionar-se com eles.
- Entrevista individual ou coletiva: entrevistas para a imprensa para comunicar sobre ações governamentais, como projetos ou novas políticas;
- Nota à imprensa: comunicação direcionada à imprensa, com cunho informativo e esclarecedor sobre tópicos importantes.
Materiais gráficos
Criação e divulgação de materiais gráficos (impressos e digitais) para informar desde eventos realizados pela prefeitura, até prestação de contas. Os materiais podem ser:
- Cartazes;
- Folders;
- Folhetos;
- Cartilhas;
- Relatórios de gestão.
Produção audiovisual
Produzir vídeos institucionais é uma forma de comunicar diferentes informações. Pode ser desde ações e projetos, até comunicados pontuais da prefeitura.
Redes sociais
Um recurso muito utilizado como forma de inovação em comunicação para prefeituras, as redes são uma ferramenta de amplo alcance para compartilhar informações. Em perfis oficiais é possível comunicar sobre eventos, serviços e, ainda, interagir com a população pelos comentários.
Conclusão
Desenvolver e executar um plano de comunicação para prefeituras envolve diversas etapas. Não podemos dizer que é simples, já que cada passo envolve diferentes estudos de comunicação para prefeituras, para garantir que a mensagem seja passada corretamente.
Entretanto, seus resultados são bastante positivos se feito de maneira correta. Para melhorar a sua estratégia, confira o conteúdo “5 passos para aumentar a eficácia da Comunicação Interna na Administração Pública”.
