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Devido aos processos, muitas vezes, demorados e burocráticos, a gestão pública tem que enfrentar o desafio de cumprir prazos e prestar um serviço de qualidade aos cidadãos, enquanto ainda tem que lidar com a redução de gastos públicos.
Nesse contexto, o uso da tecnologia tem se mostrado uma solução eficiente para tornar os processos mais acessíveis, eficientes, transparentes, e reduzir a burocracia da gestão pública.
Entenda o conceito de despesas públicas e como a tecnologia é uma importante aliada na redução de gastos públicos. Acompanhe.
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O que são gastos públicos
O gasto público ou despesa pública é a aplicação do dinheiro arrecadado por meio de impostos ou outras fontes para cumprir seus objetivos, como custear os serviços públicos prestados à sociedade, realizar investimentos, comprar bens e serviços, ou redistribuir recursos.
Etapas
A despesa pública compreende as despesas efetuadas pelas entidades do setor público. Essas despesas são geralmente divididas em despesas correntes e despesas de capital. Os gastos públicos, como os impostos, são instrumentos de política fiscal que permitem ao Estado intervir na economia.
As 3 etapas das despesas públicas são:
- Empenho — Quando o governo reserva o dinheiro que será pago quando o bem for entregue ou o serviço concluído.
- Liquidação — Quando se verifica que o governo recebeu aquilo que comprou.
- Pagamento — Repasse do valor ao vendedor ou prestador de serviço contratado.
Importância da avaliação e controle de gastos públicos
A avaliação e controle de despesas públicas contribuem para garantir a eficácia e eficiência na aplicação dos recursos públicos. Além de diminuir despesas governamentais, a eficiência pode otimizar os recursos à disposição dos cidadãos e do Estado.
O controle efetivo dos gastos é fundamental para os governos alcançarem seus objetivos fiscais, obterem os resultados de políticas desejados e terem uma boa relação custo-benefício para o contribuinte.
A gestão de custos é uma função crítica do governo que, além de ajudar a garantir a responsabilidade fiscal, a prestação de contas, gera os seguintes benefícios:
- Aumenta a transparência e eficiência nos gastos do governo;
- Melhora a alocação de recursos;
- Melhora a prestação de serviços públicos;
- Consegue combater a corrupção nas compras governamentais.
Por que reduzir os gastos públicos?
Um dos motivos para o governo reduzir os gastos públicos é não constituir uma dívida pública, que ocorre quando um governo gasta mais do que arrecada, gerando um déficit no orçamento, isto é, um resultado negativo num determinado período, que não é pago e vai se acumulando por vários anos.
Além disso, encontrar alternativas para reduzir os gastos públicos sem interferir na qualidade da prestação dos serviços públicos é um desafio para o governo, que enfrenta uma crescente demanda por serviços enquanto tem que lidar com orçamentos limitados e restrições fiscais.
Como diminuir os gastos do setor público?
As principais formas de reduzir gastos no setor público são:
Utilizando sistemas de gestão
Por meio dos sistemas de gestão, é possível controlar a comunicação interna, a tramitação de documentos, os gastos e indicadores.
Um dos maiores benefícios do uso de sistemas na gestão pública é a redução da burocracia. Com o uso de ferramentas digitais, é possível automatizar processos, reduzindo o tempo e os custos envolvidos em tarefas manuais e repetitivas.
Automatizando processos
Os departamentos governamentais podem reduzir os custos automatizando tarefas repetitivas e simplificando os fluxos de trabalho, facilitando o trabalho dos servidores e reduzindo o tempo gasto na mesma atividade.
Isso permite que os servidores públicos se concentrem em tarefas mais importantes, como o atendimento ao público e a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, a automação de processos reduz a possibilidade de erros, o que pode ser crucial em decisões que afetam a vida dos cidadãos.
A automação de processos, além de eliminar atrasos de processamento manual, oferece consistência repetível.
Optar pela assinatura digital
As soluções de assinatura digital permitem a assinatura de documentos eletrônicos usando os mesmos aplicativos de autoria de conteúdo e tipos de arquivo já usados, como Microsoft Word, Excel e PDF. Eles também se integram com sistemas de gerenciamento de conteúdo, como o SharePoint, e soluções de automação de fluxo de trabalho.
Após sua implementação, as organizações têm economia direta, incluindo o custo de papel, tinta, manutenção da impressora e custos de envio.
Além disso, economias indiretas ocorrerão a partir do tempo poupado, o que seria gasto para arquivar documentos, redigitar dados, localizar documentos perdidos, rastrear o status de um contrato ou protocolo.
Utilizando a computação em nuvem
Os processos físicos são burocráticos com um custo mais alto.
Já o uso de plataformas em nuvem traz vários benefícios, entre eles a redução de custos com armazenamento de documentos, com deslocamento, energia, materiais de escritório, entre outros.
Além disso, não dependem da presença física de servidores, instalações de equipamentos e evitam o extravio de documentos e informações.
Qual a importância do uso da tecnologia para redução de gastos públicos
A gestão de custos garante que haja um equilíbrio entre a arrecadação e gasto de dinheiro para fornecer serviços e benefícios, redistribuir renda e suavizar os altos e baixos do ciclo de negócios.
A eficácia com que os governos fazem essas atividades depende de sua capacidade de coletar, processar e agir com base em uma vasta gama de informações.
Tudo isso pode ser encontrado rapidamente nos softwares para gestão pública, como o 1Doc, que poupa tempo, dinheiro e aumenta a produtividade na gestão de documentos, atendimento e comunicação interna, e gastos com impressões e deslocamentos.
Com o uso de softwares, a digitalização da comunicação interna passa a ser muito mais ágil, diminuindo ruídos no fluxo de trabalho e contribuindo para que os processos aconteçam com mais velocidade. Consequentemente, há redução de tempo para as tarefas serem concretizadas.
Benefícios dos softwares para gestão pública
- Diminuição dos custos operacionais;
- Melhoria na qualidade dos serviços;
- Maior eficiência e controle nos processos;
- Processos 10x mais ágeis;
- Total controle da comunicação interna oficial;
- Envio de ofícios eletrônicos;
- Recebimento de solicitações 100% digital;
- Ouvidoria Digital;
- Permite atendimento 24 horas pelo celular;
- Emissão de fiscalizações, gerência e controle referente a obras e posturas;
- Assinatura digital de vários documentos por vez;
- Atendimento ao público mais eficiente.
Conclusão
A tecnologia proporciona uma grande oportunidade de redução de gastos públicos, mantendo a mesma qualidade dos serviços prestados aos cidadãos.
Ao descomplicar processos, diminuir a intervenção manual e melhorar a eficiência, as tecnologias digitais podem auxiliar os governos na redução de custos, otimização de gastos e liberação de recursos para outras iniciativas.
Para começar a implementar a tecnologia, conheça os 7 pilares da digitalização dos processos na gestão pública essenciais tanto para gestões de menor estrutura quanto aquelas com fluxos mais complexos.
