Memorando: o que é e como usar essa ferramenta de comunicação 

O memorando é uma das ferramentas mais importantes da comunicação nas organizações públicas. Trata-se de um documento oficial utilizado para comunicar informações dentro das organizações públicas, seja para solicitar alguma ação, informar sobre decisões ou transmitir orientações.

É um meio de comunicação ágil e eficiente, que permite que os colaboradores fiquem informados sobre o que está acontecendo na organização e saibam o que é esperado de cada um. 

Neste artigo, vamos abordar o que é um memorando, quais são suas características e como ele deve ser elaborado para que cumpra sua função de forma eficaz.

O que é um memorando?

Em termos simples, o memorando é um documento interno que tem como objetivo transmitir informações relevantes de forma clara e concisa e é usado para passar informações entre departamentos, funcionários ou outras partes interessadas.

Eles são usados para comunicar avisos, lembretes, instruções, políticas ou outras informações importantes dentro da administração pública.

Para que serve um memorando? 

O memorando pode ser utilizado para uma variedade de finalidades, tais como:

– Comunicar mudanças na organização, como reorganização de departamentos ou mudanças de políticas;

– Informar os colaboradores sobre decisões importantes;

– Solicitar informações ou feedback dos funcionários;

– Comunicar informações sobre treinamentos, eventos ou atividades.

Tipos de Memorando

Existem dois tipos de memorando: o interno e o externo. O interno é utilizado para comunicação entre setores ou departamentos de uma mesma organização, enquanto o externo é utilizado para comunicação com outras instituições. 

Como elaborar um memorando?

Para garantir que o memorando cumpra sua finalidade, é fundamental que ele seja elaborado de forma clara e concisa. O documento deve ser organizado em seções distintas, com títulos e subtítulos que facilitem a leitura e compreensão.

Além disso, o documento deve ser escrito em linguagem objetiva, evitando jargões ou termos técnicos que possam dificultar a compreensão por parte dos colaboradores.

Para garantir que o memorando seja eficiente, é necessário seguir algumas regras básicas:

1. Identifique claramente o destinatário do memorando;
2. O assunto deve ser claro e objetivo, indicando o motivo do memorando;
3. A mensagem deve ser escrita de forma clara e concisa, sem rodeios ou informações desnecessárias;
4. Deve conter a data de emissão do documento;
5. Organize o conteúdo em seções distintas, com títulos e subtítulos;
6. Utilize fontes de fácil leitura;
7. Utilize uma estrutura visualmente atraente, com espaçamento adequado entre as linhas e parágrafos;
8. A assinatura do remetente deve ser colocada no final do documento com o cargo e o setor;
9. Avise sobre os anexos, não esqueça de citar algo como “conforme anexo”.

Estrutura do Memorando

A estrutura do memorando é simples e deve seguir algumas normas para que sua finalidade seja cumprida de forma clara e objetiva, vejamos abaixo um exemplo: 

5 dicas para enviar memorandos

Quando você redige um memorando, você está, querendo ou não, se expondo e principalmente o seu setor, para evitar os eventuais “erros de comunicação” listamos algumas dicas importantes:

1. Saiba o que você quer comunicar e seja focado

Antes de qualquer coisa, é necessário que você saiba qual a mensagem que você deseja passar e ir direto ao ponto. Evite dar voltas, fazer elogios em demasia, ou escrever um memorando que trate de mais de 2 assuntos. Caso hajam vários assuntos a serem tratados, é preferível enviar vários documentos do tipo.

2. Seja claro

Quando não escrito corretamente, dificulta a solução do documento. Portanto, leia, releia e, se for o caso, peça para alguém ler o memorando antes de enviá-lo – às vezes na correria escrevemos do jeito que estamos pensando, mas não da maneira clara o suficiente para outra pessoa entender.

3. Faça com que a linha “Assunto” seja útil.

Um bom assunto fornece um bom resumo quanto ao conteúdo do memorando, preparando o leitor rapidamente.

4. Fique atento aos destinatários

Uma das piores situações é quando você envia ou encaminha o documento para os setores errados. Confira mais de uma vez a lista de destinatários para evitar esse tipo de constrangimento.

5. Avise sobre os anexos

Quando o memorando se refere a um documento ou arquivo específico, ou que contenha folha de rosto, por mais que para você isso seja óbvio, para o destinatário pode não ser. Portanto, não esqueça de citar algo como “conforme segue em anexo”, para não deixar ninguém sem entender e não dificultar a posterior solução.

Como os memorandos eletrônicos agilizam a comunicação?

A tecnologia tem ajudado a facilitar a comunicação interna e a manter os membros da organização conectados. Com o memorando eletrônico, as informações importantes são entregues rapidamente, evitando a perda de tempo e dinheiro. 

Além disso, é muito mais fácil armazenar documentos com memorandos eletrônicos, pois eles são armazenados digitalmente e podem ser acessados a partir de qualquer lugar. 

A informação é organizada de maneira mais eficiente, reduzindo o tempo e custos gastos em pesquisa, impressão e envio. 

Por último, o memorando eletrônico simplifica a troca de informação entre os membros da organização, aumentando a colaboração entre os departamentos. Assim, é possível alcançar resultados mais rápidos e eficazes.

Conclusão

Em resumo, o memorando é um documento interno utilizado pelas organizações para comunicar informações relevantes de forma ágil e eficiente. Ele pode ser utilizado para uma variedade de finalidades, como comunicar mudanças na organização ou informar sobre decisões importantes.

Com o uso adequado desse documento, a administração pública pode garantir que todas as partes interessadas estejam cientes de informações importantes que afetam sua operação.

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