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A comunicação interna é essencial em qualquer empresa, mas especialmente em Prefeituras, pois seu sucesso depende de uma equipe unida, bem informada e trabalhando em conjunto.
Para melhorar a comunicação interna em Prefeituras, reunimos 4 dicas essenciais que ajudarão a garantir que todos na equipe estejam no mesmo nível de informação, que os processos estejam alinhados e que as políticas sejam seguidas.
A seguir, conheça 4 dicas essenciais para que a Prefeitura possa facilmente melhorar a comunicação interna.
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4 estratégias para melhorar a eficiência na comunicação interna em prefeituras:
Uma boa comunicação interna é claramente refletida na diminuição da burocracia das rotinas do governo e na qualidade dos serviços prestados aos cidadãos. Ao investir nisso, é possível reduzir gastos com papel, acelerar o processo de tomada de decisão e ter um maior controle sobre o andamento de processos internos.
Mas como melhorar processos e fluxos de trabalho para que a gestão pública transpareça sua eficiência? Tente começar pelos quatro passos abaixo:
1. Promova reuniões curtas e com objetivos claros.
Pequenos encontros com 10 a 15 minutos de duração podem ajudar a melhorar a comunicação entre as áreas, proporcionando integração, troca de informações relevantes e promovendo intersetorialidade. Outra boa ideia é reduzir o número de pessoas que participam em cada reunião, a fim de conseguir otimizar o tempo de todos. Separe, por exemplo, as demandas do seu setor em projetos e divida sua equipe entre eles.
2. Mude a cultura
É natural que, com o passar do tempo, a manutenção de processos de uma forma tradicional e “que funciona” gere a sensação de maior controle sobre demandas e pessoas.
Dar o primeiro passo para mudar o modo como as coisas são feitas e decididas é uma forma poderosa de melhorar a comunicação interna.
Muitas prefeituras já estão confrontando essa realidade por meio de sistemas de protocolos e gestão de documentos. Veja os casos de Prefeitura de Bombinhas (SC) e prefeitura de São Sepé (RS).
3. Use novas tecnologias
Elas estão alterando os padrões de relacionamento entre os setores. Utilize ferramentas de governo eletrônico para automatizar processos mecânicos e manuais. Dessa forma, sobrará mais tempo para os servidores se dedicarem a atividades mais estratégicas.
Tenha em mente que as ferramentas digitais não servem para mera digitalização de processos existentes e serão mais bem aproveitadas na melhoria dos processos internos, agilidade e aumento da transparência.
4. Aumente a produtividade
Promova mudanças no mindset dos servidores públicos. Em função da diversidade e complexidade dos processos das instituições, o gerenciamento das mesmas só será eficiente se forem utilizadas metodologias que auxiliem na sistematização e agilidade de resolução dos processos.
Melhorar os processos e a comunicação em prefeituras exige atualizações no cotidiano dos setores. Pensando nessa transformação, boas práticas de comunicação interna são um produto direto da modernização e da modificação de processos tradicionais em digitais.
Isso já é realidade em prefeituras de todas as regiões e está acessível para gestores públicos de todo o Brasil.
Conclusão
A comunicação interna em Prefeituras é fundamental para o sucesso de suas ações e projetos. Por isso, é importante que essas instituições adotem as quatro dicas mencionadas nesse texto para que a comunicação seja mais eficaz, eficiente e produtiva.
Com a implementação dessas medidas, as Prefeituras terão a possibilidade de melhorar a comunicação interna e, consequentemente, melhorar os resultados de suas ações.
Com certeza, investir em tecnologias é uma das principais fatores de sucesso para uma comunicação eficaz, para saber mais sobre digitalização dos processos na gestão pública, baixe agora mesmo o nosso e-book completo.
