O Instituto Municipal de Previdência dos Servidores Públicos de Montes Claros (PREVMOC), em Minas Gerais, é uma autarquia municipal instituída em 1993 com a finalidade de administrar a previdência pública dos servidores efetivos do município.
Estruturado como Regime Próprio de Previdência Social (RPPS), o Instituto é responsável por conceder, administrar e assegurar o pagamento de aposentadorias e pensões por morte, além de gerir os recursos previdenciários com foco no equilíbrio financeiro e atuarial.
Com cerca de 6.600 segurados (incluindo servidores ativos, inativos e pensionistas), o PREVMOC lida diariamente com demandas que exigem organização, segurança e agilidade. Ao longo dos últimos anos, a instituição avançou na transformação digital de seus processos com a adoção da 1Doc.
Mais recentemente, o Instituto deu um passo adicional ao integrar a plataforma ao seu sistema próprio de atendimento presencial, ampliando as possibilidades de autoatendimento e modernizando a experiência dos segurados.
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Da senha convencional ao autoatendimento integrado
Antes da integração com a 1Doc, o atendimento presencial seguia o modelo tradicional de retirada de senhas. Em períodos de maior movimento, o tempo de espera impactava diretamente a rotina da equipe e dos segurados.
Nós tínhamos um sistema de senhas convencional onde o segurado chegava e retirava uma senha. Em períodos de pico, o acúmulo de pessoas era muito grande; o último da fila chegava a esperar três horas e meia para ser atendido. Isso gerava um estresse enorme na nossa equipe e um desconforto para os segurados. Como nosso público é majoritariamente idoso, entendemos, junto à liderança, que precisávamos de um cuidado especial para eliminar essa espera.
Leonardo Augusto Silva Chaves, Analista de Sistemas no PREVMOC
O cenário evidenciava a necessidade de aprimorar o fluxo de atendimento, especialmente considerando o perfil do público atendido. A busca por uma solução que reduzisse o tempo de permanência na unidade e proporcionasse mais autonomia aos segurados levou o Instituto a avaliar novas possibilidades tecnológicas.
A integração via API e a implantação do totem
A solução encontrada partiu da integração entre o sistema próprio do PREVMOC e a 1Doc, por meio da API disponibilizada pela plataforma.
Foi aí que surgiu a ideia da integração. Entramos em contato com a 1Doc para verificar a possibilidade de disponibilizarem a API para o nosso sistema próprio e foi uma surpresa muito positiva saber que era viável. Com essa abertura, conseguimos implementar um totem de autoatendimento local.
Leonardo Augusto Silva Chaves, Analista de Sistemas no PREVMOC
Com o totem, o segurado pode iniciar e concluir solicitações de forma autônoma, com poucos cliques e validação de dados em tempo real.
Hoje, a realidade é outra. O segurado não precisa mais enfrentar filas de espera. Ele chega, vai direto ao totem, clica no botão (como o de ‘Solicitar 13º’), digita o CPF e o sistema já busca automaticamente o nome na base de dados. Ele assina, tira uma foto e o processo está concluído.
Leonardo Augusto Silva Chaves, Analista de Sistemas no PREVMOC
O fluxo digital elimina etapas manuais e integra automaticamente as informações ao ambiente da 1Doc, garantindo registro formal, rastreabilidade e segurança dos dados.
Atendimento mais ágil e transparente
Além de reduzir o tempo de espera, o novo modelo trouxe ganhos na organização interna e na transparência do processo. Antes da integração, em situações de apoio ao segurado, o atendente precisava acessar o sistema com o usuário do próprio solicitante.
A equipe interna dá um auxílio caso a pessoa sinta dificuldade em mexer no sistema, mas é algo que não passa de dois ou três minutos. Antes, o atendente acabava tendo que acessar o sistema pelo usuário do segurado para ajudá-lo, o que não era o ideal. Agora, o processo é transparente e rápido.
Leonardo Augusto Silva Chaves, Analista de Sistemas no PREVMOC
Com o autoatendimento integrado, cada solicitação passa a ser registrada diretamente pelo próprio segurado, fortalecendo a segurança das informações e o controle dos procedimentos. A equipe atua como apoio pontual, enquanto o sistema garante padronização e rastreabilidade.
O impacto foi percebido de forma imediata.
O impacto foi imediato. Os segurados elogiam muito e até se assustam; eles chegam achando que vão demorar e, em dois minutos, já estão indo embora. Para se ter uma ideia, temos cerca de 6.600 segurados e, na última semana, atendemos 150 pessoas em apenas dois dias com um único totem.
Leonardo Augusto Silva Chaves, Analista de Sistemas no PREVMOC
A solicitação da primeira parcela do 13º salário já opera integralmente pelo totem, e o plano do Instituto é ampliar o autoatendimento para outros serviços, consolidando o modelo digital como parte da rotina institucional.
A solicitação da primeira parcela 13º já está rodando com sucesso e agora nosso plano é expandir as possibilidades do autoatendimento para outros serviços. O sistema realmente eliminou as filas e transformou o nosso dia a dia.
Leonardo Augusto Silva Chaves, Analista de Sistemas no PREVMOC
A transformação digital em números
A integração com o sistema próprio é parte de um projeto mais amplo de digitalização iniciado em janeiro de 2021, quando a 1Doc foi implantada no PREVMOC. Desde então, os resultados evidenciam a consolidação de uma cultura digital na autarquia.
Atualmente, são 90 usuários ativos na plataforma. Ao longo do período de uso, o Instituto já registrou:
- 342,66 mil processos administrativos;
- 11,89 mil ofícios;
- 111,22 mil protocolos;
- 178.115 assinaturas digitais;
- 99.630 documentos.
Os indicadores também demonstram alto nível de adesão e desempenho:
- Eficiência: 96,4%
- Engajamento: 97,9%
- Qualidade: 97,5%
A economia indireta estimada com a digitalização alcança R$ 18.183.570,04, refletindo a redução de custos associados a papel, impressão, armazenamento físico e tempo operacional.
Esses dados mostram como a 1Doc passou a estruturar a gestão administrativa do PREVMOC, promovendo controle, organização e maior visibilidade sobre os fluxos internos.
Tecnologia a serviço da previdência municipal
Ao administrar aposentadorias e pensões, o PREVMOC desempenha uma função estratégica para a segurança financeira dos servidores municipais e de suas famílias.
A adoção de soluções digitais alinhadas ao seu sistema próprio fortalece essa missão, ao assegurar que os processos sejam conduzidos com agilidade, segurança e rastreabilidade.
A integração via API demonstra como a tecnologia pode ser adaptada à realidade de cada órgão, respeitando sistemas já consolidados e ampliando suas funcionalidades.
No caso do PREVMOC, o resultado foi a eliminação das filas presenciais para determinados serviços, a melhoria na experiência dos segurados e o aprimoramento do controle interno.
Com indicadores expressivos de uso, alto nível de engajamento e expansão contínua das funcionalidades, o Instituto consolida a transformação digital como parte de sua estratégia institucional, reforçando o compromisso com a eficiência administrativa e a boa governança previdenciária.
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Crédito da foto em destaque: Prefeitura Municipal de Montes Claros
Crédito das fotos do totem: PREVMOC
