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O Protocolo Eletrônico é um sistema informatizado para gerir processos e documentos tramitados na esfera pública. É responsável pela emissão de documentos, bem como o controle do fluxo e prazo de tramitação dos processos eletrônicos por meio de notificações eletrônicas, por exemplo.
O recurso ainda permite a comunicação interna e entre diferentes áreas e secretarias da prefeitura, facilitando a gestão de documentos. Se o papel exigia o transporte de um documento de um prédio para o outro, com o sistema, basta um clique para enviá-lo para o órgão responsável.
Cada vez mais comum nas prefeituras, o Protocolo Eletrônico muda a forma que as prefeituras se comunicam e gerenciam documentos. Neste conteúdo, você entenderá melhor como funciona, suas vantagens para a gestão pública e como escolher a solução ideal para o seu município. Boa leitura!
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Como funciona o Protocolo Eletrônico na administração pública?
Protocolo na administração pública é o processo de registro e controle da entrada e saída de documentos e demandas para garantir a segurança, transparência e eficiência em processos tramitados nos órgãos públicos. Com o avanço da tecnologia, o Protocolo Eletrônico tem ganhado espaço na administração pública.
O recurso pode ser utilizado para modernizar a gestão e acontece da seguinte maneira: o cidadão abre uma solicitação no sistema, gerando um número de protocolo. O documento é enviado para o setor responsável, que pode tomar as providências para atender à solicitação.
O sistema permite tramitar rapidamente diferentes tipos de documentos eletrônicos e tornar os processos mais eficientes, além de oferecer maior segurança com autenticação digital. Entretanto, o mesmo não pode ser dito dos protocolos em papel, um desafio já conhecido da gestão pública.
Protocolo em papel x digital
Antes da implantação, o controle e emissão de documentos eram feitos manualmente, usando apenas papéis e formulários impressos. Além de não ser um método seguro — já que os documentos podem ser facilmente alterados — os servidores ainda enfrentam problemas como:
- Lentidão na tramitação de processos;
- Dificuldade para acessar documentos;
- Riscos de perda ou extravio de documentos.
Ao adotar a tecnologia para a gestão pública, tais problemas foram facilmente solucionados. O controle passou a ser feito eletronicamente, proporcionando diversas mudanças positivas na rotina de trabalho dos servidores, como:
- Mais agilidade de tramitação de documentos;
- Aumento da eficiência em processos internos;
- Facilidade de acesso aos documentos;
- Rastreabilidade de alterações.
Benefícios do Protocolo Eletrônico em Prefeituras
Neste sentido, o âmbito municipal pode ser bastante beneficiado com a implantação. A tecnologia da informação é um poderoso aliado das prefeituras e proporciona diversas vantagens, como:
- Maior agilidade no atendimento às solicitações: com o recurso, a tramitação de processos e documentos torna-se mais ágil, o que significa que o cidadão terá sua solicitação atendida mais rapidamente.
- Redução de custos: o Protocolo Eletrônico reduz custos com papel, impressão, transporte e espaço físico para arquivar documentos;
- Integração de diversas áreas: é possível fazer a integração dos setores municipais por meio de serviços online e teleprocessamento;
- Segurança da informação: com um sistema de gestão documental eletrônico, é possível utilizar autenticação digital e criptografia, garantindo a autenticidade e confiabilidade dos documentos;
- Transparência na gestão: com os documentos registrados eletronicamente, os cidadãos conseguem acessar as informações, rapidamente pelo número de protocolo e acompanhar processos importantes, como a prestação de contas.
Como escolher uma solução para implantação de protocolo eletrônico em prefeituras
Adotar novos recursos na gestão pública não é um processo simples. Afinal, é necessária uma licitação para contratar os serviços online. Entretanto, esta é apenas a etapa final do processo. Antes, é importante considerar alguns pontos antes de escolher a solução ideal.
Sistema com qualidade, já testado e aprovado por outras prefeituras
É importante escolher um software que já tenha sido testado e aprovado em diferentes municípios. Dessa forma, é possível garantir que o sistema é confiável e atende às necessidades da administração pública.
Fácil utilização
É essencial que a solução escolhida seja intuitiva e de fácil uso. No âmbito público, é comum que os servidores tenham certa resistência em adotar novos sistemas. Por isso, uma ferramenta simples de utilizar é importante para fomentar a cultura dos processos eletrônicos.
Fácil implantação e atendimento de suporte
A implantação e suporte do protocolo eletrônico precisa acontecer de maneira simples e rápida. Por isso, é fundamental que a empresa escolhida para oferecer a solução tenha um bom suporte para eventuais dúvidas, que podem surgir durante o processo.
Disponibilidade do sistema
É muito importante que o sistema escolhido esteja disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana para os cidadãos consultarem a qualquer momento. Além disso, também é necessária uma capacidade de armazenamento e processamento para atender às solicitações.
Com a 1Doc ajuda na digitalização de processos em prefeituras
A 1Doc é uma empresa que oferece soluções para a digitalização de processos em prefeituras e órgãos públicos. Com a plataforma, é possível implantar o Protocolo Eletrônico de forma rápida e eficiente, além de maior segurança e redução de custos na emissão de documentos.
A implantação já trouxe diversos benefícios para diversas prefeituras em todo o país. Um dos casos de sucesso é o da prefeitura de Arapiraca, em Alagoas. Com a ajuda da 1Doc, a prefeitura conseguiu:
- Diminuir em 90% o tempo para tramitar processos;
- Redução de gastos com papel, impressão e transporte de documentos.
Outro caso de sucesso é o da prefeitura de Uberlândia, em Minas Gerais. Com o Protocolo Eletrônico da 1Doc, a prefeitura conseguiu reduzir em 60% o tempo de resposta às solicitações.
Além disso, a plataforma ainda permitiu a integração dos setores municipais, facilitando a gestão dos processos e a conformidade com a legislação.
A tecnologia na gestão documental
O Protocolo Eletrônico é uma solução que vem sendo cada vez mais adotada por municípios ao redor do Brasil. A solução permite a digitalização dos processos, trazendo diversas vantagens para a administração pública e para a população.
Antes de adotar uma solução para a sua implementação, é importante considerar os critérios levantados para a escolha da solução ideal.
A 1Doc é uma empresa que oferece soluções para a digitalização de processos em prefeituras e órgãos públicos. Com a plataforma, é possível implantar o Protocolo Eletrônico de forma rápida e eficiente, garantindo maior agilidade, segurança e economia na gestão dos processos. Conheça mais sobre a plataforma e torne a sua prefeitura digital.
