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A ata de registro de preços também foi impactada com as mudanças que a nova lei de licitações trouxe para os contratos de administração pública. O documento é um instrumento importante e traz consigo mudanças profundas para o processo licitatório.
As informações utilizadas podem proporcionar vantagens e tornar a execução da licitação mais célere e impactar diretamente no dia a dia na esfera governamental. Com mais agilidade, os órgãos ou entidades ganham diversos benefícios.
Neste conteúdo, você vai entender o que é a Ata de Registro de Preços e as mudanças da legislação para o instrumento. Boa leitura!
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O que é a Ata de Registro de Preços (ARP)?
A ata de registro é um documento responsável por descrever informações essenciais para licitações públicas. É assinado na etapa final do processo e deve constar dados como:
- Cotação de preço;
- Fornecedores e suas qualificações;
- Detalhes do objeto licitado;
- Condições necessárias para execução de projetos.
É possível encontrar o documento no Portal de Compras do Governo Federal. Basta preencher o formulário com as informações para localizar as licitações. Seu prazo de validade é de 1 ano, com possibilidade de prorrogação por mais 1 ano caso comprove-se suas vantagens.
Usar de maneira inadequada ou ignorar o documento pode resultar em prejuízos para os cofres públicos, com fornecedores sem a qualificação necessária e preços acima da média do mercado.
Como funciona a Ata de Registro de Preços?
A ata possui um processo bem definido e envolve 5 agentes fundamentais para o regulamento de licitações e contratos, sendo eles:
- Órgão gerenciador: órgão ou entidade da administração pública federal responsável por conduzir os procedimentos para registrar valores e gerir o documento;
- Órgão participante: órgão ou entidade da administração pública participante do Sistema de Registro de Preços (SRP) e integrante da ata;
- Órgão não-participante: órgão ou entidade da administração pública que não participaram do processo inicial de licitação, atendidos os requisitos da lei referente ao registro de preço, pode aderir à ata (também conhecido como “carona”);
- Órgão participante de compra nacional: órgão ou entidade da administração pública contemplado pela ata em função de participar de programas ou projetos federais, ainda que não tenha manifestado interesse formalmente;
- Beneficiário da ata: empresa vencedora do certame de licitação e responsável por assinar a ARP após a homologação do processo, comprometendo-se com o descrito no documento.
A prática “carona” descrita para o órgão não-participante só pode ser realizada mediante aceite da empresa beneficiária (ou seja, aquela que detém o valor em ata). Caso não seja aprovado, o fornecedor não possui obrigação de fornecer bens e/ou serviços para órgãos “caronas”.
O que diz a Nova Lei de Licitações sobre a Ata de Registro de Preços?
Os decretos que faziam referência à ata de registro foram revogados, prevalecendo a legislação vigente (a nova Lei de Licitações). A nova lei ampliou para 10 anos a validade da ata em casos de licitação para prestação de serviços e fornecimento de bens contínuos, como serviços de limpeza, manutenção predial, suporte técnico etc.
Isso significa mais flexibilidade para a administração pública, permitindo que a gestão atue de maneira mais estratégica. Além disso, a mudança também trouxe a possibilidade do órgão não-participante celebrar contratos utilizando a ata de outro ente, desde que consulte o órgão gerenciador para viabilidade e o fornecedor registrado.
Além disso, agora também existe a possibilidade de prever preços diferentes em casos específicos, como:
- Cotação variável em função do tamanho do lote;
- Objeto realizado ou entregue em diferentes localidades;
- Em função da forma e do local de preservação.
Entre outros motivos que podem ser justificados ao longo do processo. A mudança também retira a obrigatoriedade de adesão. Isso significa que a administração pública não tem obrigação de firmar contrato.
Entretanto, os fornecedores registrados possuem preferência em igualdade de condições para os demais fornecedores. Além disso, a legislação também permite a adesão à ata por outros órgãos ou entidades públicas. Porém, existem alguns limites a serem respeitados:
- Limite individual: cada órgão não-participante pode aderir até 50% do quantitativo de cada item registrado;
- Limite coletivo: o valor total decorre das adesões não pode exceder o dobro do quantitativo registrado na ata.
A Ata de Registro de Preços pode substituir uma licitação?
Apesar da sua importância, a ata não substitui a licitação. O documento pode ser utilizado para tornar os processos mais ágeis para futuros contratos públicos, já que os órgãos podem adquirir bens ou serviços com fornecedores já registrados.
A ARP atua como uma ferramenta importante para acelerar as contratações dentro do escopo já definido pela própria licitação. Além disso, a ata só pode ser utilizada se ainda estiver dentro do prazo de validade.
A ata deve ser feita com base em uma licitação prévia para garantir que o processo seja transparente e competitivo. A adesão ao documento deve ser justificada pelos órgãos e comprovar que a contratação pela ARP proporciona mais vantagens para a administração pública.
O que é Sistema de Registro de Preços (SRP)?
O Sistema de Registro de Preços (SRP) é uma plataforma de compras para contratações públicas. É onde os fornecedores irão registrar formalmente seus produtos e/ou serviços prestados para que a administração pública possa contratá-los futuramente.
Os preços cobrados são registrados na ARP e integrados ao sistema, prática que torna o processo mais rápido e confiável. Dessa forma, os fornecedores firmam o compromisso de congelar os preços durante a vigência da ata. Além disso, também proporciona outras vantagens, como:
- Capacidade de atender demandas inesperadas na esfera governamental;
- Processo de compra mais direcionado, orientado de acordo com as necessidades;
- Não compromete os recursos e cofres públicos com compras a longo prazo;
- Aumenta a competitividade no mercado, permitindo que pequenos negócios também participem e sejam fornecedores da administração pública;
- Dispensa de espaços físicos para estocar materiais, já que o produto – quando solicitado – é entregue diretamente no local, conforme estabelecido em contrato.
Como funciona o SRP?
O Sistema de Registro de Preços (SRP) é um recurso importante para promover a transparência na gestão pública e deve ser utilizado nos seguintes contextos:
- Quando as características do bem ou serviço exigir contratações recorrentes;
- Quando for necessário adquirir bens com entregas parceladas e/ou serviços pagos por unidade de medida ou regime de tarefa;
- Quando, em função da natureza particular do objeto, não é possível prever de maneira antecipada a sua quantidade;
- Quando houver mais de um órgão ou entidade pública beneficiado e interessado pelo produto e/ou serviço.
A flexibilidade do sistema permite atender às diferentes particularidades de cada entidade ou órgão, o que torna a sua utilização ainda mais necessária no contexto da otimização de recursos.
Conclusão
É importante destacar o papel fundamental da ata de registro de preço nas estratégias de contratações públicas. Ainda que a ferramenta não substitua uma licitação, apenas a sua existência já é suficiente para contribuir ativamente com um processo mais eficiente.
Seu grau de importância é tanto, que atua como uma extensão dos processos licitatórios e contribui com a redução de solicitações, otimizando a gestão pública e utilizando os recursos de maneira mais inteligente.
Para a realidade do serviço público, o princípio da eficiência deve ser buscado ao máximo em todas as ações do dia a dia. Conheça a história de Visconde de Rio Branco e saiba como o município foi capaz de economizar mais de R$ 2 milhões de reais.
