Imagine simplificar radicalmente a criação, o envio e o controle de documentos na sua instituição com apenas um clique. A automação de documentos é a chave para transformar sua gestão documental, trazendo agilidade e precisão para processos que antes tomavam tempo e exigiam esforço repetitivo.
Com a digitalização de documentos em crescimento e constantes avanços tecnológicos, torna-se um grande diferencial estratégico adotar essas ferramentas e aproveitar seus benefícios para alcançar eficiência operacional e otimizar o uso do tempo.
Neste artigo, você vai descobrir como a automação de documentos pode revolucionar sua gestão e aprenderá os passos práticos para implementar essa tecnologia de forma eficaz.
Boa leitura!
Sem tempo para ler agora?
Baixe esta matéria em PDF!
O que é automação de documentos?
A automação de documentos é o uso da tecnologia para criar, gerenciar, armazenar e processar documentos de forma digital, eliminando a necessidade de processos manuais e repetitivos.
Esse tipo de automação permite que as instituições otimizem o gerenciamento de informações, oferecendo um fluxo de trabalho mais rápido, seguro e acessível.
A automação inclui desde a digitalização até a gestão eletrônica de documentos (GED), que objetiva a padronização e organização das informações em um sistema digital intuitivo e escalável.
Automatizar documentos é uma solução ideal para melhorar a utilização dos recursos disponíveis, como tempo e mão de obra, eliminando tarefas repetitivas e agilizando processos.
Por que a automação de documentos é essencial?
A automação de documentos oferece benefícios que vão muito além da organização digital. Abaixo, discutimos alguns dos principais motivos pelos quais essa tecnologia é indispensável para a gestão moderna de instituições.
1. Aumento da eficiência e produtividade
Com a automação de documentos, as atividades que antes demandavam tempo, como o preenchimento e armazenamento de formulários, podem ser realizadas de maneira rápida e padronizada.
Isso garante que os colaboradores foquem em atividades estratégicas. Logo, instituições que adotam a automação registram um aumento significativo na produtividade, refletindo diretamente em um melhor desempenho organizacional.
2. Redução de erros e retrabalho
A automação reduz drasticamente os erros humanos, uma vez que o sistema cuida de grande parte do processamento e validação dos dados. Menos erros significam menos retrabalho e mais agilidade nos processos.
Além disso, contar com um sistema automatizado facilita a auditabilidade de documentos, permitindo que cada modificação seja registrada e monitorada.
3. Maior controle de documentos e rastreamento de informações
Manter um controle eficaz dos documentos é um dos maiores desafios das instituições atualmente, e a automação facilita o acesso rápido e seguro a informações importantes.
A automação oferece rastreabilidade completa dos documentos, essencial para operações que exigem conformidade regulatória e transparência. A possibilidade de localizar e monitorar documentos aumenta o controle e a confiabilidade das informações geridas.
4. Redução de custos operacionais
A digitalização e automação de arquivos reduzem os custos relacionados ao uso de papel, impressão, armazenamento físico e transporte. Além disso, promovem a economia e melhor aproveitamento de tempo e capital humano, eliminando atividades repetitivas e operacionais.
Dessa forma, essa transição para processos digitais promove a sustentabilidade e permite que a instituição opere com maior economia de recursos, eliminando a necessidade de uma gama variada de despesas relacionadas à gestão física de documentos.
5. Segurança e conformidade com regulamentações
A segurança da informação é uma prioridade para qualquer instituição, especialmente com a crescente necessidade de conformidade com a LGPD e outras regulamentações de privacidade.
Com a automação de documentos, as informações são armazenadas e processadas em sistemas seguros e com controle de acesso. Dessa forma, os dados ficam protegidos e os processos se mantêm dentro dos padrões de conformidade.
6. Acessibilidade e agilidade no acesso às informações
Em um sistema de automação de documentos, a localização de um arquivo ou registro é feita em segundos. Além de ser um recurso prático para o trabalho cotidiano, essa agilidade melhora o fluxo de informações e garante que decisões importantes sejam tomadas com base em dados rapidamente acessíveis.
Como implementar a automação de documentos?
Implementar a automação de documentos exige planejamento e um entendimento claro das necessidades da instituição. Para garantir uma transição eficaz, considere as etapas a seguir:
1. Identifique processos manuais e repetitivos
Para adotar uma solução de automação, você deve começar mapeando os processos internos que mais demandam tempo e apresentam baixa eficiência.
Identificar atividades repetitivas permite que a instituição priorize o que deve ser automatizado, garantindo que o investimento traga o máximo de benefícios para a operação.
2. Escolha a ferramenta certa para suas necessidades
Cada instituição possui características e demandas diferentes. Por isso, escolher a ferramenta adequada aos processos e ao perfil dos colaboradores é fundamental para uma automação eficaz.
Um sistema de gestão de documentos deve ser intuitivo, escalável e adequado para o porte da instituição, que pode ser medido através do número de colaboradores ou acervo de documentos. É importante levar em consideração essas características ao escolher o sistema de gestão apropriado.
Vale a pena pesquisar e optar por soluções que atendam a regulamentações específicas, como a LGPD, através do entendimento da estrutura de permissões e acesso a informações, além das políticas de segurança e backup.
3. Capacite sua equipe (para o uso da nova tecnologia)
A automação de documentos representa uma transformação significativa nas atividades diárias que exige a adaptação dos colaboradores.
Investir em capacitação e preparação para que a equipe compreenda e utilize todas as funcionalidades da nova tecnologia irá garantir uma transição tranquila e rápida, proporcionando um alcance mais eficiente dos resultados esperados.
Sem um planejamento eficaz para o aprendizado e a adaptação às mudanças, mesmo a solução mais avançada não trará resultados sem o engajamento da equipe.
Além de oferecer treinamentos, é fundamental envolver os colaboradores nos processos de transformação, comunicando e planejando a transição de forma clara. Isso evita falhas, perdas de informações e prejuízos ao desempenho operacional.
4. Monitore e ajuste a automação para garantir resultados
Implementar a automação é apenas o primeiro passo para a transformação digital. Após a implantação é muito importante estabelecer o monitoramento do sistema periodicamente, e revisar os novos fluxos de trabalho.
Acompanhe o uso da ferramenta, identifique áreas que necessitem de melhorias e adapte o sistema conforme necessário para otimizar continuamente os processos. Dessa forma, a manutenção e ajustes serão identificados rapidamente e garantirão a eficácia dos resultados além de alcançar a escalabilidade desejada.
Conclusão
A automação de documentos é o uso de ferramentas tecnológicas que transformam a gestão de instituições públicas e privadas, e proporcionam inúmeros benefícios para melhor eficiência, controle e segurança.
Adotar essa solução não apenas moderniza os processos, mas também alinha a instituição às melhores práticas de mercado e regulamentações vigentes, promovendo uma operação mais ágil, econômica e sustentável.
A 1Doc é a solução ideal para quem busca otimizar processos e automatizar a gestão de documentos de forma eficiente.
Saiba mais sobre a 1Doc e entenda por que ela se tornou a principal escolha de empresas e instituições públicas em todo o Brasil.
