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A 1Doc transforma a gestão pública de Caruaru desde 2020, quando foi implantada ainda durante a pandemia do Covid-19. Enquanto muitos municípios paralisaram serviços, Caruaru manteve a prestação com maior agilidade e segurança graças à plataforma.
A 1Doc permitiu que Caruaru oferecesse serviços digitais, possibilitando atendimento remoto aos residentes. A melhoria na comunicação interna e a digitalização de processos físicos trouxeram eficiência para os mais de 360.000 habitantes, gerando economia pela redução ou eliminação da impressão de documentos.
Caruaru se beneficia da 1Doc, proporcionando serviços digitais e atendimento transparente. Os cidadãos podem abrir solicitações a qualquer hora, de qualquer lugar, recebendo notificações automáticas. Com disponibilidade 24 horas, o aplicativo eleva a agilidade e eficiência nos serviços.
Os cidadãos experimentam benefícios significativos, como fácil acesso e respostas rápidas aos serviços digitais. Além disso, há economia de tempo e dinheiro, eliminando a necessidade de deslocamento até a prefeitura ou impressão de documentos..
A prefeitura de Caruaru, comprometida em oferecer cada vez mais facilidades para a população e com a plataforma digital, tem conseguido cumprir essa missão com sucesso.
Antes, abrir demandas e protocolar documentos na prefeitura era burocrático e demorado, com falta de transparência e demora no atendimento. Agora, a plataforma digital oferece um processo simplificado, transparente e com notificações automáticas.
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Resultados
A plataforma facilita para os servidores receberem e resolverem demandas de forma remota, com documentos acessíveis digitalmente de qualquer lugar. Os indicadores de desempenho são acompanhados, promovendo a melhoria contínua no atendimento ao cidadão.
Ainda sobre a comunicação com entes externos (pessoas físicas e/ou jurídicas), em 2023, tramitaram pela plataforma:
- mais de 6 mil ofícios,
- mais 6 mil atendimentos na Ouvidoria,
- 30 mil protocolos abertos,
- 500 chamados técnicos,
- 159 pedidos e-Sic,
- 29 pedidos de viabilidade de construção.
Os números da comunicação interna são ainda mais expressivos. Tramitaram, no mesmo período, entre os órgãos internos da gestão, quase:
- 49 mil memorandos,
- mais de 290 mil despachos para direcionamentos e providências,
- mais de 275 mil documentos foram anexados.
Além de reduzir o deslocamento dos servidores e o consumo de combustível:
Com relação aos trâmites processuais, podemos tomar por base os processos de locações de imóveis, onde realizou-se comparação do seu trâmite antes e depois da utilização da 1Doc e identificou-se uma redução de aproximadamente 50% no tempo de início e conclusão destes.
A celeridade processual também é observada no procedimento para coleta de assinaturas dos documentos.
Antes da 1Doc:
- Documentos, como atas e contratos, eram encaminhados para análise e assinatura das partes.
- Esse processo levava, em média, 16 dias, sendo que o prazo era ainda maior em casos de processos corporativos.
- A devolução ocorria pelos correios.
Com a utilização da 1Doc:
- Atualmente, leva-se em média 6 dias para colher as assinaturas e publicar o ato.
- Essa implementação resultou em uma redução de mais de 70% no tempo gasto.
Mudanças significativas
A implementação da 1Doc transformou significativamente a administração municipal, simplificando processos e promovendo maior eficiência e transparência. Veja abaixo as principais mudanças ocorridas no primeiro ano:
- Redução de papel com a 1Doc: Gastos com papel caíram de cerca de 500 mil reais em 2019 para 29 mil em 2020. As impressões também diminuíram em 44%.
- Inovação e eficiência com a 1Doc: A Prefeitura de Caruaru experimentou melhorias significativas na comunicação e agilidade dos processos após adotar a 1Doc. Custos foram reduzidos, e o tempo de envio de documentos à CPL diminuiu de 5 para 2 dias.
- Acesso remoto e autonomia: Os cidadãos podem solicitar serviços e obter informações de forma conveniente pelo site da Prefeitura, promovendo transparência e agilidade no processo.
- Redução de custos e otimização de contratos: A 1Doc possibilitou à Prefeitura de Caruaru analisar contratos existentes, identificando oportunidades de otimização de custos em diversos setores administrativos.
A prefeitura inovou ao implementar feedback instantâneo, melhorando a transparência na gestão de processos e comunicação. A medição do desempenho, engajamento dos servidores e qualidade dos serviços por indicadores impulsiona o aprimoramento constante na administração municipal.
A implementação da 1Doc foi um verdadeiro divisor de águas para a Prefeitura de Caruaru. Além de otimizar os processos internos, a plataforma revolucionou a forma como a administração pública se comunica com o cidadão, sempre em busca de eficiência e transparência em todas as operações.
A 1Doc demonstra o impacto positivo da digitalização governamental. Oferecendo agilidade, praticidade, economia e transparência, simplifica o dia a dia de forma inspiradora.
