No cenário atual, a transformação digital é uma realidade que impacta todas as esferas da sociedade, incluindo a administração pública. Nesse contexto, o termo “nato-digital” tem ganhado destaque, especialmente entre os servidores públicos.
Neste artigo, vamos explorar o que é um documento nato-digital, por que ele é importante e como se encaixa na Lei da Digitalização. Além disso, discutiremos as regras, a certificação e a assinatura digital associadas a esse tipo de documento, bem como a forma de implementação.
O que é nato-digital?
Nato-digital se refere a documentos que são criados de forma eletrônica, sem a necessidade de serem convertidos de um meio físico para o digital.
Ou seja, um documento nato-digital é aquele que é produzido, armazenado e gerenciado diretamente em um ambiente digital, seja em softwares, plataformas, planilhas eletrônicas ou sistemas de gestão de documentos.
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Esses documentos geralmente incluem metadados que registram informações como autor, data de criação e alterações, o que assegura a rastreabilidade e integridade da informação ao longo do tempo.
Exemplos práticos de documentos nato-digitais incluem contratos gerados diretamente em plataformas de gestão, ofícios eletrônicos, processos administrativos tramitados em sistemas integrados, formulários online e requisições internas elaboradas e assinadas digitalmente.
Diferença entre documento digitalizado e nato-digital?
A principal diferença entre um documento digitalizado e um nato-digital está na origem de cada um deles.
Um documento digitalizado é obtido a partir da conversão de um documento físico para um formato eletrônico, por meio de scanners ou câmeras. É o processo conhecido como digitalização de documentos.
Por outro lado, um documento nato-digital é criado diretamente em ambiente digital, sem a necessidade de uma versão física pré-existente. Isso confere ao nato-digital uma maior autenticidade e confiabilidade, pois não está sujeito a distorções que podem ocorrer durante o processo de digitalização.
Além disso, documentos digitalizados muitas vezes preservam características do meio físico, como assinaturas manuscritas e marcas de impressão, e podem ser mais difíceis de indexar e recuperar em sistemas digitais.
O nato-digital no contexto da Lei da Digitalização
A Lei da Digitalização, também conhecida como Lei 14.129/2021, foi promulgada no Brasil para regulamentar o uso de documentos eletrônicos e a digitalização de documentos físicos. Ela reconhece a validade dos documentos digitais, desde que atendidos os requisitos legais, como a utilização de assinaturas digitais válidas.
O documento nato-digital se encaixa perfeitamente nesse contexto, uma vez que é criado em conformidade com as diretrizes estabelecidas pela lei, eliminando a necessidade de conversões e permitindo uma gestão documental eficiente.
Importância do nato-digital
O nato-digital desempenha um papel crucial na modernização do setor público municipal, trazendo uma série de benefícios que impactam diretamente os servidores e os cidadãos. Abaixo, exploramos algumas das razões pelas quais o nato-digital é tão importante:
Segurança
A segurança da informação é uma das principais preocupações em qualquer administração pública. O uso de documentos nato-digitais, protegidos por certificação e assinatura digital, garante a integridade e autenticidade dos dados, reduzindo os riscos de fraudes e adulterações.
Além disso, os documentos digitais podem ser facilmente criptografados, garantindo a confidencialidade das informações sensíveis.
Novas tecnologias, como blockchain, também estão sendo aplicadas para autenticar documentos nato-digitais, assegurando que cada modificação seja registrada de forma transparente e imutável.
Redução de custos
A transição para documentos nato-digitais implica na eliminação de gastos com papel, impressão e armazenamento físico. Isso representa uma economia significativa para as prefeituras brasileiras, que podem direcionar esses recursos para áreas prioritárias, como saúde, educação e infraestrutura.
Facilidade de acesso
Documentos nato-digitais podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que se tenha autorização e uma conexão à internet. Isso facilita o trabalho remoto, agiliza os processos de tomada de decisão e melhora a eficiência dos servidores públicos, que não precisam mais se deslocar até arquivos físicos.
Controle de leituras e entregas
A tecnologia associada aos documentos nato-digitais permite o rastreamento completo do ciclo de vida de um documento, desde a sua criação até a sua entrega e leitura. Isso possibilita um controle mais efetivo dos prazos e do andamento de processos, tornando a gestão de documentos mais transparente e eficiente.
Regras do documento nato-digital
Para que um documento seja considerado nato-digital, é necessário seguir algumas regras e diretrizes estabelecidas pela legislação. Abordaremos duas das principais regras a seguir:
Certificação
A certificação digital é essencial para garantir a autenticidade e a integridade dos nato-digitais. Os certificados digitais são emitidos por autoridades certificadoras reconhecidas e atestam a identidade do emissor do documento. Esse mecanismo de segurança é fundamental para que os documentos tenham validade jurídica.
Assinatura digital
A assinatura digital é um elemento-chave na validação destes documentos. Ela é realizada por meio de um certificado digital e garante que o documento não foi alterado após a sua assinatura. A assinatura digital pode ser feita de forma rápida e segura, substituindo a assinatura manuscrita em documentos físicos.
Como implementar?
A implementação de documentos nato-digitais requer uma abordagem cuidadosa e a utilização de soluções tecnológicas modernas. Aqui estão alguns passos essenciais para a adoção bem-sucedida do nato-digital:
Escolha das ferramentas
Investir em tecnologia é fundamental, pois são ferramentas especializadas que proporcionam a estrutura necessária para criar, armazenar e gerenciar documentos nato-digitais.
Plataformas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) devem permitir a criação, tramitação e arquivamento de documentos com garantia de integridade, validade jurídica e conformidade com as normas vigentes.
Treinamento da equipe
É importante capacitar os servidores públicos para lidar com documentos nato-digitais e entender os processos de certificação e assinatura digital. O treinamento adequado garantirá que a transição seja suave e eficaz.
Definição de políticas internas
Estabelecer políticas internas que orientem o uso e a gestão de nato-digitais é de grande importância. Isso inclui procedimentos para a validação e arquivamento desses documentos.
Segurança e autenticação
Garantir a segurança dos documentos é prioridade. A implementação de medidas de segurança é essencial para proteger os dados sensíveis.
A adoção de práticas de autenticação robustas, como a assinatura digital qualificada, fortalece a proteção contra fraudes e aumenta a confiança no uso institucional desses documentos.
Conclusão
Em um mundo cada vez mais tecnológico, a adoção de nato-digitais é uma necessidade premente para as prefeituras brasileiras. Além de proporcionar maior segurança, redução de custos, facilidade de acesso e controle eficaz, essa transição está alinhada com a Lei da Digitalização e promove um governo eletrônico eficiente.
Compreender as diferenças entre documentos físicos, digitalizados e nato-digitais é essencial para uma gestão documental moderna. Enquanto os dois primeiros ainda têm seu valor, os nato-digitais representam o futuro da administração pública e privada, com ganhos expressivos em eficiência e inovação.
A era do nato-digital é agora, e você faz parte desse movimento rumo a um futuro mais eficiente e sustentável.
Convidamos você a fazer parte dessa transformação. Descubra quanto as prefeituras brasileiras poderiam economizar acabando com o papel.
