A migração para o formato digital não é uma novidade, e o novo regramento criado pela Lei nº 14.133/2021 traz inovações para a licitação de software na gestão pública.
A tecnologia se transformou na grande aliada da Administração Pública em suas diversas esferas, mas para viabilizar essa transição é comum que o gestor público tenha que recorrer a contratações com a iniciativa privada, com a observância do respectivo procedimento licitatório.
Para encontrar a melhor solução tecnológica, o contratante deve ter clareza sobre qual ou quais serviços serão desempenhados pelo sistema de software da futura contratada, o que nem sempre é uma tarefa simples.
A falta de afinidade com conceitos próprios da Tecnologia da Informação pode fazer com que apareçam algumas inconsistências nos editais de licitação para contratação de sistemas de software, com prejuízos aos licitantes bem como ao ente contratante e à coletividade.
Quer saber mais sobre as boas práticas para licitação de software na gestão pública? Selecionamos as principais dicas sobre o procedimento licitatório para a aquisição de serviços de tecnologia. Confira!
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A nova lei de licitações e a contratação de software na administração pública
O protagonismo da Tecnologia da Informação e o amplo uso de sistemas de software pela Administração Pública não estavam no horizonte do legislador no início dos anos 90, quando foi editada a Lei nº 8.666 de 1993, por décadas conhecida como Lei de Licitações. Mesmo em 2002, quando foi sancionada a Lei do Pregão, o uso de soluções tecnológicas era tímido e os recursos bastante limitados.
A Lei nº 14.133 de 2021, por sua vez, oferece o devido tratamento à temática em vários de seus artigos, como ao fomentar a adoção gradativa de tecnologias e processos integrados, bem como ao estabelecer que a tecnologia da informação será adotada para auxiliar nas práticas permanentes de gestão de risco e controle preventivo das contratações públicas.
Para essas contratações, o poder público poderá continuar utilizando a modalidade Pregão, sendo que a partir de 1º de abril de 2023 essa modalidade será regida pela Nova Lei de Licitações, dada a previsão de revogação da Lei nº 10.520 de 2002 (Lei do Pregão) na véspera da data mencionada.
Uma novidade da Nova Lei de Licitações é a criação da modalidade chamada Diálogo Competitivo, que traz os licitantes para o debate com o contratante para a elaboração de soluções complexas, como aquelas da área de Tecnologia da Informação, incluídos os sistemas de software.
Tal modalidade aponta para a relevância da busca por soluções inovadoras do ponto de vista técnico e tecnológico. Da mesma forma, considera limitações comuns ao gestor público, que passa a poder contar com a colaboração de licitantes previamente selecionados.
Boas práticas para a contratação por meio da modalidade Pregão
O Pregão se notabilizou pela agilidade oferecida para as contratações bem como pelo seu amplo uso na modalidade online, tendência que se transformou em regra nas demais modalidades de licitação.
Nessa fase, o gestor público elabora o planejamento da contratação, com a inclusão do projeto básico ou termo de referência com o objeto a ser contratado e suas especificações, vedadas aquelas que restrinjam indevidamente a participação de possíveis licitantes ou direcione ou favoreça a contratação de um fornecedor específico.
Edital de pregão para a contratação e licitação de software na gestão pública
Superada a fase interna, a Administração deve publicar o edital de licitação que disciplinará a contratação. Quanto a isso, o apego aos detalhes é fundamental, afinal, todo o procedimento licitatório estará vinculado a esse documento.
Preambularmente, deve estar indicado o número da contratação, seu objeto, orçamento disponível ou valor máximo admitido, data, horário e local de realização, sendo que este último usualmente é a indicação do sítio eletrônico vinculado ao contratante.
Como a legislação excepcionalmente permite tratamento diferenciado às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (ME e EPP), deve constar no edital se o Pregão será exclusivo para esses tipos societários ou abrangerá outros.
Caso seja aberto a outros tipos empresariais, o edital deverá informar ainda se haverá ou não reserva de cotas para as Microempresas e EPP’s ou margem de preferência para essas.
Também pode constar do edital que o licitante provisoriamente vencedor realize a análise e avaliação da conformidade da proposta, o que poderá ser feito por meio de: homologação de amostras, Exame de Conformidade e Prova de Conceito, de modo a comprovar que o sistema de software oferecido pelo licitante em sua proposta é adequada e atende às condições técnicas estabelecidas no edital.
Confira abaixo outros tópicos que o gestor público deve fazer constar do edital.
- Credenciamento dos licitantes;
- Condições de participação;
- Do envio da proposta eletrônica;
- Abertura da sessão pública;
- Classificação inicial das propostas;
- Formulação de lances e modo de disputa;
- Critérios de desempate;
- Habilitação e
- Recursos ou impugnações ao procedimento licitatório.
Um edital bem elaborado facilita a contratação da solução mais adequada, gera economia de recursos públicos e reduz as chances da licitação ser postergada pela impugnação de itens do edital administrativa ou judicialmente.
Singularidades da licitação de software na gestão pública
Integração com outros sistemas
Os sistemas de software não são como ilhas, isto é, eles devem ser integrados a outros sistemas já existentes e permitir a integração com outros que venham a ser criados ou utilizados.
Para exemplificar, basta pensar em um sistema de software utilizado uma procuradoria, que deve ter entre suas funções acusar o recebimento de intimações e movimentações processuais feitas pelos sistemas dos tribunais, independentemente da linguagem utilizada na criação desses sistemas.
Internamente, tal integração também é importante, como ao criar interfaces entre secretarias de governos e outros órgãos que possam fornecer subsídios para processos administrativos e judiciais, como o Sistema de Dívida Ativa.
Tratamento de dados e metadados
O processamento de dados merece atenção especial do contratante, em razão dos novos regramentos que visam à proteção de dados pessoais. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) deve ser observada integralmente pelos gestores públicos, seja em razão dos possíveis desdobramentos ocasionados pelo vazamento ou tratamento inadequado desses dados.
A introdução de metadados no sistema de software também deve ter disposições contratuais próprias, na medida em que serão inseridos dados que dizem respeito a outros dados.
Por exemplo, uma fotografia inserida em um software não é apenas um dado em si, mas também diz respeito a outros dados, como a data e local em que foi feita, equipamento utilizado, entre outros.
Vantagens ao contratar um sistema SaaS na administração pública
Ao contratar um sistema de software a Administração Pública busca simplificar rotinas e procedimentos, o que não combina com a instalação e manutenção do sistema, pois essa pode demandar uma estrutura complexa de tecnologia.
O sistema de Software as a Service (SaaS) supera tais dificuldades ao oferecer uma solução por meio da qual o contratante adquire a licença e simplesmente passa a acessar o serviço pelo período contratado.
Desse modo, o fornecedor se responsabiliza pela operacionalização do software, sendo dele toda a estrutura de entrega, a exemplo de servidores de armazenamento de dados e outras peculiaridades da infraestrutura necessária.
O resultado prático é a facilidade na implementação, soluções sob medida e que podem ser barateadas com a exclusão de recursos eventualmente desnecessários.
Da mesma forma, a implementação pode ser gradual, ou seja, o contratante pode ter acesso a partes e funcionalidades de forma gradual, de acordo com o seu momento, orçamento e necessidades.
As atualizações são feitas rotineiramente, portanto, não há o risco de a solução tornar-se obsoleta, uma vez que é o próprio fornecedor quem faz as manutenções e aprimoramentos do sistema.
A tendência é que se torne cada vez mais funcional e passe a atender um número cada vez maior de demandas do contratante.
A licitação de software na gestão pública é uma verdadeira necessidade que, embora exija investimentos por parte do Poder Público, permite um rápido retorno ao agilizar diversas rotinas, otimizar a atuação de agentes públicos e gerar economia de dinheiro e espaço ao dispensar a enorme maioria das impressões em folhas.
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