No cenário atual, a transformação digital é uma realidade que impacta todas as esferas da sociedade, incluindo a administração pública. Nesse contexto, o termo “nato digital” tem ganhado destaque, especialmente entre os servidores públicos.
Neste artigo, vamos explorar o que é um documento nato digital, por que ele é importante e como se encaixa na Lei da Digitalização. Além disso, discutiremos as regras, a certificação e a assinatura digital associadas a esse tipo de documento, bem como a forma de implementação.
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O que é um documento nato digital?
Um documento nato digital é um arquivo que já nasce em formato digital, ou seja, é criado eletronicamente, sem a necessidade de ser convertido de uma forma física para o meio digital.
Isso significa que o documento é originado em ambientes virtuais, como softwares de edição de texto, planilhas eletrônicas ou sistemas específicos de gestão documental.
Diferença entre documento digitalizado e nato digital?
A principal diferença entre um documento digitalizado e um nato digital está na origem de cada um deles. Um documento digitalizado é obtido a partir da conversão de um documento físico para um formato eletrônico, por meio de scanners ou câmeras.
Por outro lado, um nato digital é criado diretamente em ambiente digital, sem a necessidade de uma versão física pré-existente. Isso confere ao nato digital uma maior autenticidade e confiabilidade, pois não está sujeito a distorções que podem ocorrer durante o processo de digitalização.
O nato digital no contexto da Lei da Digitalização
A Lei da Digitalização, também conhecida como Lei 14.129/2021, foi promulgada no Brasil para regulamentar o uso de documentos eletrônicos e a digitalização de documentos físicos. Ela reconhece a validade dos documentos digitais, desde que atendidos os requisitos legais, como a utilização de assinaturas digitais válidas.
O documento nato digital se encaixa perfeitamente nesse contexto, uma vez que é criado em conformidade com as diretrizes estabelecidas pela lei, eliminando a necessidade de conversões e permitindo uma gestão documental eficiente.
Importância do nato digital
O nato digital desempenha um papel crucial na modernização do setor público municipal, trazendo uma série de benefícios que impactam diretamente os servidores e os cidadãos. Abaixo, exploramos algumas das razões pelas quais o nato digital é tão importante:
Segurança
A segurança da informação é uma das principais preocupações em qualquer administração pública. O uso de documentos nato digitais, protegidos por certificação e assinatura digital, garante a integridade e autenticidade dos dados, reduzindo os riscos de fraudes e adulterações.
Além disso, os documentos digitais podem ser facilmente criptografados, garantindo a confidencialidade das informações sensíveis.
Redução de custos
A transição para documentos nato digitais implica na eliminação de gastos com papel, impressão e armazenamento físico. Isso representa uma economia significativa para as prefeituras brasileiras, que podem direcionar esses recursos para áreas prioritárias, como saúde, educação e infraestrutura.
Facilidade de acesso
Documentos nato digitais podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que se tenha autorização e uma conexão à internet. Isso facilita o trabalho remoto, agiliza os processos de tomada de decisão e melhora a eficiência dos servidores públicos, que não precisam mais se deslocar até arquivos físicos.
Controle de leituras e entregas
A tecnologia associada aos documentos nato digitais permite o rastreamento completo do ciclo de vida de um documento, desde a sua criação até a sua entrega e leitura. Isso possibilita um controle mais efetivo dos prazos e do andamento de processos, tornando a gestão documental mais transparente e eficiente.
Regras do documento nato digital
Para que um documento seja considerado nato digital, é necessário seguir algumas regras e diretrizes estabelecidas pela legislação. Abordaremos duas das principais regras a seguir:
Certificação
A certificação digital é essencial para garantir a autenticidade e a integridade dos nato digitais. Os certificados digitais são emitidos por autoridades certificadoras reconhecidas e atestam a identidade do emissor do documento. Esse mecanismo de segurança é fundamental para que os documentos tenham validade jurídica.
Assinatura digital
A assinatura digital é um elemento-chave na validação destes documentos. Ela é realizada por meio de um certificado digital e garante que o documento não foi alterado após a sua assinatura. A assinatura digital pode ser feita de forma rápida e segura, substituindo a assinatura manuscrita em documentos físicos.
Como implementar?
A implementação de documentos nato digitais requer uma abordagem cuidadosa e a utilização de soluções tecnológicas modernas. Aqui estão alguns passos essenciais para a adoção bem-sucedida do nato digital:
- Escolha das ferramentas: Investir em tecnologia é fundamental, pois são ferramentas especializadas que proporcionam a estrutura necessária para criar, armazenar e gerenciar documentos nato digitais.
- Treinamento: É importante capacitar os servidores públicos para lidar com documentos nato digitais e entender os processos de certificação e assinatura digital. O treinamento adequado garantirá que a transição seja suave e eficaz.
- Políticas internas: Estabelecer políticas internas que orientem o uso e a gestão de nato digitais é de grande importância. Isso inclui procedimentos para a validação e arquivamento desses documentos.
- Segurança: Garantir a segurança dos documentos é prioridade. A implementação de medidas de segurança é essencial para proteger os dados sensíveis.
Conclusão
Em um mundo cada vez mais tecnológico, a adoção de nato digitais é uma necessidade premente para as prefeituras brasileiras. Além de proporcionar maior segurança, redução de custos, facilidade de acesso e controle eficaz, essa transição está alinhada com a Lei da Digitalização e promove um governo eletrônico eficiente.
A era do nato digital é agora, e você faz parte desse movimento rumo a um futuro mais eficiente e sustentável.
Convidamos você a fazer parte dessa transformação. Descubra quanto as prefeituras brasileiras poderiam economizar acabando com o papel.
