São Gonçalo do Amarante, no Rio Grande do Norte, é uma cidade que se destaca por sua rica história e suas belezas naturais. Situada na região metropolitana de Natal, a cidade é o quarto município mais populoso do estado e abriga o Aeroporto Internacional Aluizio Alves, que atende Natal, tornando a cidade uma das portas de entrada do turismo no estado.
O município ostenta o título de “Berço da Cultura Popular do Rio Grande do Norte”, denominação recebida do maior historiador potiguar, Luís da Câmara Cascudo e reconhecido pela Assembleia Legislativa do Rio Grande do Norte. A tradição está nas cores do folclore, nas formas do artesanato e na história de religiosidade e bravura dos Santos Mártires de Uruaçu.
Mas não é apenas na economia e no turismo que o município se destaca. Recentemente, a Secretaria de Meio Ambiente e Urbanismo recebeu certificado de adesão à Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P). Além disso, São Gonçalo do Amarante é a 12ª cidade mais segura do Brasil, como aponta o Anuário 2023 cidades mais seguras.
O município potiguar também vem colecionando conquistas e reconhecimentos no campo da gestão. Em 2023, São Gonçalo do Amarante conquistou o 3° lugar no Prêmio Cidades Excelentes, que reconhece a excelência global na gestão municipal.
Além disso, recentemente, o município tornou-se pioneiro no Brasil ao receber o cobiçado Selo Prata da Fundação Getúlio Vargas (FGV) por sua adesão ao Inventário de Crédito de Carbono. Esse inventário representa um mercado de créditos gerados com base na não emissão de gases de efeito estufa na atmosfera, reforçando o compromisso da cidade com a sustentabilidade e a preservação ambiental.
A implantação da plataforma 1Doc colaborou significativamente com essa conquista, uma vez que, ao utilizar o sistema, houve uma redução nas emissões de carbono, devido à diminuição da circulação de carros da prefeitura para a entrega de documentos e à redução do consumo de papel.
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Gestão de processos: redução da papelada e fortalecimento da governança e controle
Nos últimos anos, as organizações têm enfrentado desafios relacionados à sobrecarga de papelada e à necessidade de aprimorar a governança e o controle de seus processos. A transição para soluções digitais e sistemas de gestão eletrônica de documentos tem desempenhado um papel crucial nesse cenário, permitindo a redução significativa do uso de papel e oferecendo maior transparência e eficiência na gestão de processos.
Essa transformação não apenas simplifica as operações, mas também fortalece a capacidade das organizações de monitorar e analisar dados em tempo real, impulsionando assim uma governança mais sólida e um controle mais efetivo dos processos.
Cliente 1Doc desde 2019, a Prefeitura Municipal de São Gonçalo do Amarante tem sido um exemplo de transformação digital. De lá para cá, destacam-se os números do município: R$4.006.576,4 em economia para os cofres públicos, 89.700 memorandos gerados em 2023, nota 9,73 na qualidade do atendimento, 512.559 documentos gerados, 111.027 assinaturas digitais em 2023 e 14.874 protocolos abertos.
Tínhamos muitos processos físicos empilhados. A prefeitura gerava muitos resíduos de papel há anos. Além disso, as secretarias que precisavam trocar documentos gastavam combustível. As informações sobre o progresso dos processos eram solicitadas pelos próprios interessados, que tinham que ligar ou ir pessoalmente às secretarias para obter qualquer informação. Nem todos os servidores recebiam Memorandos Circulares e encontrar processos antigos exigia mobilizar uma equipe para procurá-los entre vários outros.
Gilberto Dantas de Sousa, Subsecretário de Urbanismo
Com a implementação de ferramentas de automação e workflows digitais, a prefeitura conseguiu simplificar e otimizar seus processos, reduzindo o tempo e os recursos necessários para realizar tarefas administrativas. Além disso, a migração para o ambiente digital facilitou o acesso à informação e a colaboração entre equipes, promovendo uma maior agilidade e eficácia na tomada de decisões.
A diminuição da papelada não apenas contribui para a preservação ambiental, reduzindo o desperdício de recursos naturais, mas também aumenta a segurança e confiabilidade dos dados, minimizando os riscos de perda ou extravio de documentos.
Com um sistema de armazenamento digital seguro e backups regulares, São Gonçalo do Amarante pode garantir a integridade e disponibilidade das informações, fortalecendo assim sua capacidade de atender às demandas regulatórias e de compliance.
Agora é mais fácil para os cidadãos acompanharem o progresso de seus processos, como solicitações de autorização ou correções em documentos, graças a um sistema que organiza tudo por setores e etapas. Na construção civil, o uso da 1Doc reduziu significativamente o tempo necessário para obter permissões, de modo que agora uma semana é o tempo médio para análises, em vez do máximo legal de 45 dias.
Gilberto Dantas de Sousa, Subsecretário de Urbanismo
Além disso, graças à plataforma, a necessidade de inspeções presenciais para conceder autorizações de ocupação foi drasticamente reduzida, com uma queda de 95% nos deslocamentos até os imóveis. Isso significa menos agendamentos, menos tempo gasto em transporte e mais eficiência na análise de laudos, além de uma melhor compreensão da quantidade de casas populares concluídas na cidade.
Em suma, a gestão de processos que prioriza a redução da papelada e o fortalecimento da governança e controle tem se mostrado fundamental para impulsionar a eficiência, prestação de serviços e sustentabilidade das organizações na era digital. Ao adotar soluções inovadoras e estratégias orientadas para o futuro, as organizações podem se posicionar de forma mais eficiente no mercado, garantindo sua relevância e sucesso a longo prazo.
O momento para a mudança é agora: reduzindo o impacto negativo do uso de papel em um mundo digitalizado
Nos dias atuais, é crucial reconhecer a urgência de adotar mudanças significativas em relação ao uso excessivo de papel.
O momento para mudança é agora! A utilização de papel traz um impacto negativo nesse mundo tão digitalizado, são gastos para impressão (emissão), de combustível para deslocamento de comunicação (memorando) entre secretarias, e o principal: tempo. Necessário e caro! Portanto, a operabilidade entre servidores de secretarias diferentes se torna mais eficiente, sem a necessidade da impressão, de reunião presencial, de tempo específico para ambos, agora eles podem fazer cada um de onde estão.
Gilberto Dantas de Sousa, Subsecretário de Urbanismo
Ao diminuir a dependência do papel e dos recursos associados a ele, as organizações podem contribuir significativamente para a preservação do meio ambiente, reduzindo o desperdício de recursos naturais e minimizando sua pegada de carbono.
O município está focado em ser mais sustentável. Criamos um Plano de Logística Sustentável e adotamos a 1Doc para reduzir o uso de papel e combustível. Com isso, conseguimos aderir ao Programa Agenda Ambiental na Administração Pública do Ministério do Meio Ambiente. Agora, buscamos o Selo de Crédito de Carbono, ampliando o uso da 1Doc. Apesar de não sermos os primeiros na região a adotar a plataforma, somos os que mais a utilizam. Estamos sendo seguidos por nossos vizinhos. Seguindo a visão do prefeito Eraldo Paiva, nosso trabalho deve ser acessível e contínuo.
Gilberto Dantas de Sousa, Subsecretário de Urbanismo
Ao abraçar a transformação digital e reduzir a dependência do papel, as organizações públicas e privadas podem não apenas otimizar seus processos e recursos, mas também liderar pelo exemplo, como São Gonçalo do Amarante, inspirando outras entidades a seguirem o mesmo caminho em direção a um futuro mais sustentável e conectado.
