A comunicação é a base das relações governamentais e os instrumentos utilizados precisam ser eficientes na missão de criar uma ponte entre o poder público e a população. Para isso, existe uma série de opções utilizadas, cada uma com um objetivo específico. Um dessas opções é a circular.
A circular é um tipo de comunicado interno muito utilizado na gestão pública. Trata-se de uma ferramenta eficaz, pois o documento exige uma série de especificações para ser considerado.
Neste conteúdo, você vai entender o que é uma circular, sua função na gestão pública e como ela contribui com mais velocidade na comunicação. Além disso, vamos mostrar como elaborar este documento, sua estrutura em detalhes, além de 6 dicas para o envio. Boa leitura!
O que é uma circular?
A circular é um documento oficial, redigido por autoridades ou instituições, para comunicar informações de diversas naturezas. No contexto público, a circular é muito utilizada com o objetivo de comunicar assuntos internamente, informando todos os servidores envolvidos.
Sem tempo para ler agora?
Baixe esta matéria em PDF!
O seu formato pode ser tanto um documento físico, quanto um ofício eletrônico, e possui as seguintes características:
- Formato padrão: a circular possui uma estrutura de comunicação formal, concisa e com linguagem clara, comunicando objetivamente seu propósito;
- Ampla distribuição: pode ser direcionada para um grupo específico de pessoas ou órgãos públicos;
- Cunho informativo: tem como objetivo informar dados ou mudanças relevantes de maneira direta e eficiente.
Além disso, existem diferentes tipos de circular, cada um adequado a um contexto e objetivo específico. As mais comuns são:
- Informativa: divulga informações relevantes;
- Normativa: estabelece normas, regras ou diretrizes a serem seguidas;
- Instrutiva: fornece instruções detalhadas sobre como realizar determinada atividade ou processo;
- Convocatória: como o nome diz, convoca pessoas para um evento, reunião ou atividade.
Diferença entre circular e memorando
Apesar de ambos os documentos terem como objetivo informar pessoas, existem diferenças significativas não apenas na sua distribuição, como no seu formato. Enquanto a circular segue uma linguagem padronizada e objetiva, o memorando é mais informal, podendo adotar o formato de e-mail.
Além disso, a distribuição do memorando é de natureza interna, para um setor ou área específica, enquanto o ofício circular é divulgado de maneira mais ampla (é comum encontrar em murais de instituições públicas, por exemplo).
Diferença entre circular e ofício
Já o ofício possui uma natureza de comunicação mais ampla, sem ter, necessariamente, caráter informativo. Entretanto, seu grau de formalidade é maior em comparação ao documento circular. O ofício é utilizado para a comunicação formal entre instituições ou agentes públicos..
Com a modernização da gestão pública, os ofícios deixaram de ser enviados apenas fisicamente. Tanto a circular quanto o ofício já podem ser enviados de maneira eletrônica, para facilitar a comunicação e armazenados digitalmente, facilitando o acesso e a rastreabilidade no futuro.
Para que serve uma circular?
A circular é um importante instrumento de comunicação interna para órgãos públicos e serve para comunicar informações relevantes para um público amplo e específico. Na prática, consiste em:
- Divulgar novas normas, leis, procedimentos, decisões ou eventos públicos;
- Fornecer instruções detalhadas sobre como realizar tarefas ou processos específicos;
- Convocar servidores para reuniões, eventos ou atividades;
- Esclarecer dúvidas e fornecer informações sobre um assunto específico;
- Estabelecer um modelo padrão de comunicação.
Como elaborar uma circular?
A circular é um tipo de documento arquivístico que exige um cuidado na sua redação em termos técnicos, pois exige o domínio para construir textos formais e concisos, além de impessoais.
Objetividade é a palavra-chave. A informação deve ser transmitida de forma clara e direta, evitando ambiguidades que possam gerar falhas na comunicação.
Além da redação impecável, é fundamental seguir a padronização do documento e respeitar a sua estrutura, como veremos no tópico a seguir.
Estrutura da circular
A estrutura é o elemento principal para caracterizar o documento como circular. Possui um formato padronizado, com elementos que devem estar apresentados em uma determinada ordem, incluindo:
- Cabeçalho: nome do órgão público, timbre (logotipo ou brasão), número sequencial de identificação da circular e data da emissão;
- Assunto: assunto principal do documento de maneira objetiva e clara;
- Vocativo: apresentação ao público-alvo (“Prezados servidores”, por exemplo);
- Texto: conteúdo do documento com linguagem formal e adequada ao público-alvo;
- Fechamento: use frases como “Atenciosamente” ou “Cordialmente” para fechar o documento;
- Assinatura: nome completo do responsável pela circular, cargo e contato (e-mail e telefone institucional).
Modelo gratuito de circular: aprimore sua comunicação institucional
Para facilitar o trabalho de gestores e servidores que desejam padronizar a comunicação interna, a 1Doc disponibiliza um modelo gratuito de circular pronto para uso. O material traz um exemplo completo de estrutura, orientações de redação e dicas práticas para tornar a comunicação institucional mais clara e eficiente.
Preencha os dados e baixe o material grátis: Modelo de Circular
Veja 6 dicas para enviar circulares
Por ser um documento emitido por autoridades e instituições, a sua elaboração e envio precisam estar de acordo com a formalidade que a administração pública exige.
Apesar de já ter um padrão a ser seguido – o que facilita o processo –, existem algumas dicas que podem ajudar no dia a dia e simplificar ainda mais:
Baixe nosso modelo de circular
Uma vez que a circular já possui uma estrutura padrão, é possível ter um modelo para não exigir uma personalização do zero a cada envio. Um documento com o cabeçalho preenchido, por exemplo, diminui o tempo de confecção do restante do conteúdo.
Ainda não tem um documento modelo para seguir? Baixe agora mesmo o nosso modelo de circular e tenha um documento pronto para uso, além de dicas valiosas para escrever circulares com clareza e objetividade.
Confira exemplos de circular
Uma boa forma de ter mais familiaridade com documentos do tipo é buscar por exemplos, sejam eles de prefeituras, governos estaduais ou empresas públicas. Aqui vão alguns exemplos de circular para você conhecer:
- Exemplo de circular da Prefeitura de Cordisburgo – MG
- Exemplo de circular do Governo do Paraná
- Exemplo de circular do Governo do Amazonas
Facilite a leitura
Utilize parágrafos curtos e tópicos (com números ou marcadores) para distribuir e organizar informações volumosas. Evite também jargões técnicos ou siglas que não são de conhecimento geral.
Atenção ao público-alvo
Além de usar o pronome de tratamento correto, é importante escolher a linguagem adequada e os canais mais eficazes para a comunicação. A eficiência da comunicação começa pela entrega da informação.
Utilize um sistema
Os avanços tecnológicos já são uma realidade na administração pública, e apostar em um sistema pode facilitar o envio e recebimento de circulares, além de contribuir com mais rastreabilidade dos documentos.
Acompanhe os resultados
É possível mensurar o resultado do envio a partir de alguns indicadores simples. Se um novo sistema for implementado e comunicado via circular, por exemplo, é possível definir uma métrica de quantos servidores já estão utilizando, por exemplo.
Como as circulares agilizam a comunicação?
Com o avanço da digitalização, as circulares desempenham um papel importante para uma comunicação fluida entre órgãos e instituições. A agilidade contribui com a disseminação rápida e simultânea da informação. Isso significa que os servidores receberão o documento ao mesmo tempo.
A acessibilidade também contribui para agilizar o processo, tornando o documento disponível de forma transparente para seu público-alvo, além de diminuir o tempo de resposta em caso de pesquisas e consultas.
Outro aspecto que contribui é a centralização das informações, que podem ser acessadas em um único sistema. Por fim, a automatização do envio de circulares recorrentes pode ser feita com plataformas específicas, facilitando o disparo em casos de envios repetitivos.
Conclusão
Documentos como a circular desempenham uma função importante no dia a dia do serviço público. Cada um deles será responsável por comunicar informações de diferentes naturezas, o que exige um certo preparo da administração para garantir que a comunicação seja entregue e compreendida.
Para isso, não basta dominar os conceitos da redação técnica ou ter um modelo pré-pronto. É necessário apostar em ferramentas para escalar os envios de maneira segura e automatizada, reduzindo o tempo gasto na atividade e permitindo que os servidores possam focar em analisar e propor soluções para as necessidades públicas.
Conheça a plataforma da 1Doc e saiba como é possível simplificar a gestão pública com um sistema e proporcionar mais celeridade aos processos internos!
