Inovação e Tecnologia: como integrar todos os setores de uma prefeitura a partir do departamento de TI

 A inovação e a tecnologia podem ajudar a prefeituras a se tornarem mais eficientes, responsivas, transparentes e seguras, o que, por sua vez, pode ajudar a melhorar os serviços públicos e a satisfação dos cidadãos. Esta abordagem pode ajudar as prefeituras a modernizar os processos de tomada de decisões, tornar os sistemas de governo mais seguros e melhorar a comunicação entre órgãos governamentais e cidadãos.

Neste artigo, você encontrará informações relevantes sobre como o departamento de tecnologia pode ajudar na integração dos setores de uma prefeitura. Boa leitura!

Como integrar os diferentes setores de uma prefeitura?

Pensando no por quê e como integrar os diferentes setores de uma prefeitura? Este é um grande desafio que não pode mais ser adiado.  Foi-se o tempo em que o departamento de TI ficava isolado em uma sala cuidando exclusivamente de questões técnicas e só se manifestando quando solicitado.

Atualmente essa área e seus profissionais são extremamente requisitados e consultados quando se trata de projetos estratégicos dentro de órgãos públicos. 

O setor de tecnologia é o motivador dos principais avanços da nossa sociedade. Da medicina à administração, este campo possibilitou grandes mudanças de pensamento, invenção de ferramentas e melhoria de processos.

Esta mesma capacidade de mudança também existe no caso da gestão pública, e o departamento de TI é protagonista e não somente mais um “centro de custos”.

O  departamento de TI é, em muitos casos responsável tanto pelo funcionamento quanto pela otimização de diferentes processos na prefeitura. É natural, portanto, que ele comande um projeto de integração.

O que considerar em um novo projeto de inovação e tecnologia para prefeituras?

Abaixo listamos os principais pontos que precisam ser considerados no momento de decidir adotar uma nova solução de gestão pública tecnológica:

• • Foco em cloud computing: sistemas com armazenamento em nuvem já foram amplamente adotados tanto pelo setor privado quanto tempo público em geral para uso pessoal graças às facilidades que oferece, como facilidade em acessar e encontrar documentos, comodidade por não precisar manter cópias físicas, etc. No caso da gestão pública, soluções em cloud ainda diminuem ou eliminam a necessidade de gasto ou alocação de profissionais locais;
  • Custo da solução: custo é sempre um fator a ser considerado no momento de avaliar uma nova solução. Aqui deve ser considerado não apenas o valor gasto, mas o que está sendo oferecido por aquele valor, como implantação, treinamento, etc.
  • Necessidade tecnológica: a tecnologia atende às necessidades da sua prefeitura? Optar por uma solução que só atende parcialmente às necessidade pode gerar a necessidade de stacking (adoção de várias ferramentas), tornando o dia a dia do servidor ainda mais completo.
  • Adaptações na estrutura da prefeitura: uma nova tecnologia pode requerer grandes atualizações e mudanças na estrutura da prefeitura, tornando o projeto ainda mais custoso. Por isso, avalie bem estes requisitos técnicos e opte por alternativas que não precisem de atualizações significantes;
  • Ferramentas que aproximam os servidores públicos: quando o foco é integrar os setores da prefeitura, é preciso pensar em formas de facilitar esta comunicação. Algumas opções:
    • e-mail corporativo;
    • ferramenta de comunicação interna, como a que faz parte da 1Doc, e
    • criação de organograma para todos saberem seus papéis.
  • Treinamento da equipe: que tipo de treinamento será necessário para capacitar todos os usuários da ferramenta? Ela é de fácil interação e aprendizado? A curva de aprendizado é muito grande? Qualquer projeto que envolva ativar uma nova metodologia de trabalho, pode gerar resistências, pois sempre envolve uma mudança na cultura do órgão, pense bem, às vezes uma ferramenta “milagrosa” pode sofrer grandes resistências e não se tornar eficiente em sua totalidade.
  • Manutenção: o que é necessário para manter a nova tecnologia rodando. Será necessário adquirir módulos e investir em manutenção e suporte?

Quer ver um exemplo prático? A equipe de tecnologia da cidade de Tubarão – SC, foi protagonista durante o processo de ativação da plataforma 1Doc na prefeitura, participando ativamente do processo de contratação e posteriormente do Digital Day – momento em que os servidores são apresentados a metodologia e ao fluxo de trabalho.

Após esse primeiro contato dos servidores com a plataforma a coordenação da área continua atuante no dia a dia da prefeitura e novos treinamentos são feitos para que a cultura da virtualização dos processos seja realmente internalizada pelos profissionais de todos os setores.

Além de uma tecnologia, é necessário que multiplicadores se comprometam para potencializar os benefícios.

Como você pode ver, existem muitas etapas e muito a ser considerado em um projeto focado na adoção de novas tecnologias para integrar todos os setores de uma prefeitura. 

Essa nova TI estratégica, que chama para si a responsabilidade pela inovação, precisa contar com um parceiro que se relacione com proximidade e tenha todas as ferramentas necessárias para manter o ambiente dos aplicativos de missão crítica.

Um dos consultores da 1Doc pode ajudar você nesse processo, fazendo apresentações didáticas e reunindo as áreas interessadas para nivelar o conhecimento e apresentar os benefícios. Solicite agora mesmo uma demonstração gratuita!