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A Transformação Digital no setor público ainda é um desafio para a administração pública, pois por mais incomum que pareça, há uma área em que a transformação digital ainda encontra obstáculos: o poder público.
Governos, secretarias e autarquias enfrentam dificuldades para automatizar seus procedimentos e desburocratizar sua rotina – em um mundo cada vez mais conectado, os entraves nos trâmites incomodam os cidadãos no atendimento.
A tecnologia está evoluindo muito rápido e as empresas e instituições estão cada vez mais digitais, avançando sempre para um meio online. Este processo se chama transformação digital e já é uma realidade.
De fato, o termo “transformação digital” está associado à melhoria das empresas através do uso de soluções tecnológicas, mas não somente a isso. Este processo de transformação digital, principalmente no setor público, está ligado à forma em que as pessoas agem no dia a dia, para que essa transformação ocorra da melhor forma possível.
A seguir, entenda os passos necessários para alcançar essa transformação na gestão pública.
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Mas afinal, o que é a transformação digital no setor público?
O conceito de “transformação digital” explica a preparação das organizações para otimizar os processos e melhorar seus desempenhos por meio de recursos tecnológicos.
A transformação digital em si, é o processo de substituir completamente formas manuais e tradicionais de fazer negócios pelas mais recentes opções digitais. No setor público, sabemos que quando se fala na utilização de ferramentas digitais e outras soluções tecnológicas, a movimentação é lenta.
Certamente, há um receio por parte dos servidores, mas a ideia é provar que sempre que uma ferramenta é substituída por outra tecnológica, é justamente para melhorar e desburocratizar o que já é feito manualmente.
5 passos para uma transformação digital no setor público
Vamos ver a seguir cinco passos que os governantes já podem adotar para iniciar e adotar a digitalização, confira:
1 – Faça uma gestão documental completa
Não existe processo administrativo em órgãos públicos que não possua ao menos um documento. Logo, esses conteúdos são essenciais na rotina dos servidores.
O primeiro passo, portanto, começa pela informatização dos arquivos e, principalmente, na forma de armazenamento, gestão e transmissão em todos os trâmites.
Os documentos nato-digitais eliminam o papel, fazendo com que o processo já nasça digital. Ao invés de fazer todo esse procedimento de forma manual, com um prazo esticado, é possível encontrar soluções que realizam o serviço de forma digital e automática, inclusive mostrando todo o caminho percorrido e quais profissionais estão envolvidos.
2 – Contrate mais serviços na nuvem
A computação em nuvem é uma das bases da transformação digital e podemos trazê-la para dentro do setor público.
A possibilidade de acessar produtos e serviços em qualquer dispositivo conectado à Internet realmente permite uma maior economia de tempo, espaço físico e dinheiro. Além da gestão documental, um órgão público pode contratar mais soluções em cloud. Desde os mais simples, como webmail, até os mais complexos, como servidores.
Dessa forma, é possível diminuir a quantidade de equipamentos instalados no local e aumentar a rapidez em todos os processos.
3 – Identifique quais soluções são mais eficientes
O tópico acima não significa que o poder público deve sair adquirindo todo e qualquer serviço em nuvem.
Um dos pilares da transformação digital é justamente a capacidade de melhorar o rendimento da organização ao mesmo tempo em que economiza as despesas – um tópico também essencial para prefeituras, secretarias e autarquias.
Dessa forma, é preciso que os servidores e políticos tenham uma visão estratégica, identificando os principais gargalos e como a tecnologia pode ajudá-los nisso, conheça os diferenciais da 1Doc.
4 – Tenha uma cultura de inovação
Os órgãos públicos têm peculiaridades que dificultam a transformação digital, como restrições orçamentárias, estrutura legal engessada e até a possibilidade de trocar o gestor a cada quatro anos.
Mesmo assim, é possível incentivar a digitalização de todos os procedimentos se houver uma cultura entre os servidores que valorize a constante busca por inovação. Os recursos tecnológicos são meios para atingir os objetivos – e não como um fim em si para ganhar eleição.
Dessa forma, todos os serviços devem ser pensados, estruturados e planejados de forma correta, identificando como a tecnologia pode ajudar e, principalmente, o que aquilo vai trazer de benefício para a população.
5 – Melhore a prestação de serviços à sociedade
O objetivo principal de qualquer órgão público é atender os cidadãos e oferecer serviços melhores e mais eficientes à população como um todo.
Toda transformação digital deve ser planejada com foco no público-alvo daquela organização – com as prefeituras, secretarias e autarquias não é diferente.
A tecnologia e o ambiente digital devem ser utilizados para agregar o relacionamento entre as pessoas e o poder público, seja com ouvidoria eletrônica, serviços online, trâmites burocráticos mais rápidos e transparência em todas as decisões.
Confira neste vídeo as ações que a capital brasileira fez para melhorar os serviços prestados à sociedade!
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