A transformação digital exigiu novos contornos para as empresas e a criação de um compliance digital. O formato “tradicional” precisou se adaptar para garantir que o ambiente virtual também esteja de acordo com as legislações impostas. Afinal, quem nunca ouviu que “internet não é terra sem lei”?
Apesar da sua criação recente, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) faz parte do contorno digital em que o compliance opera e estabelece aspectos importantes para as empresas estarem em dia com a segurança de dados (seus e de clientes);
Neste conteúdo, você vai entender o que é o compliance digital e como garantir que as práticas da organização estejam de acordo com a lei. Boa leitura!
O que é compliance digital?
O compliance digital diz respeito a um conjunto de políticas, procedimentos e práticas para garantir que as empresas operem de acordo com as leis, regulamentos e normas que regem o uso de tecnologia e dados no âmbito virtual.
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No setor privado, isso envolve certificar que todas as operações digitais da empresa, desde um simples e-mail até o uso de sistemas para armazenamento de dados, estejam em conformidade com as legislações vigentes, como é o caso da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
A importância do compliance digital no setor privado
A implementação do compliance digital é mais do que uma obrigação legal. Trata-se de uma poderosa estratégia, já que empresas que investem no compliance digital estão melhor preparadas para enfrentar os desafios cibernéticos, como veremos a seguir.
Mitigação de riscos legais
A quantidade de informações disponíveis na internet atualmente é assustadora. Desde informações de clientes até dados financeiros e estratégicos, a falta de uma ferramenta adequada pode prejudicar a empresa e expô-la a uma série de riscos legais (como violações de privacidade e uso indevido de dados).
A implementação de políticas eficazes de conformidade para a companhia contribui para reduzir significativamente as chances de enfrentar processos judiciais ou sanções regulatórias, protegendo o negócio de prejuízos financeiros e legais.
Proteção de dados e privacidade
A segurança de dados é uma das maiores preocupações do setor privado atualmente, já que os golpes estão cada vez mais elaborados.
O compliance digital ajuda as empresas a estabelecerem políticas rigorosas de proteção de dados, garantindo que informações sensíveis estejam devidamente protegidas contra acessos não autorizados e violações.
Além disso, a adoção de tecnologias de monitoramento e automação de processos auxilia no controle de acessos e na prevenção de incidentes, promovendo a privacidade dos dados de forma eficaz e garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações delicadas.
Reforço da reputação corporativa
A reputação de uma empresa é um de seus ativos mais valiosos e questões relacionadas ao uso inadequado de dados ou falhas em segurança digital podem comprometer a construção de anos de uma organização.
Demonstrar um compromisso com o compliance digital não apenas evita comprometer a reputação do negócio, mas também contribui para estabelecer uma relação de confiança de clientes, parceiros e demais stakeholders. Este posicionamento pode ser um diferencial competitivo, especialmente em um mercado cada vez mais exigente.
Diferença entre controlador e operador
Na LGPD, o controlador e o operador de dados desempenham papéis distintos no tratamento de informações pessoais.
O controlador é a pessoa natural ou jurídica que toma as decisões sobre o tratamento dos dados, ou seja, ele define o propósito e a forma como os dados serão utilizados. Já o operador é responsável por executar o tratamento de dados em nome do controlador, seguindo as instruções definidas por este.
Em termos práticos, o controlador possui um nível maior de responsabilidade, pois é ele quem define como e por que os dados são tratados, sendo responsável por garantir que o tratamento seja feito de acordo com as obrigações legais.
O operador, por outro lado, atua de maneira mais técnica, processando os dados de acordo com as diretrizes do controlador, mas ainda sujeito às exigências da LGPD no que diz respeito à segurança e confidencialidade dos dados tratados.
Relação entre compliance digital e LGPD
A criação da legislação específica para proteção de dados foi criada em 2019 e trouxe novos contornos para o compliance digital.
A LGPD trouxe uma série de requisitos e orientações que precisam ser cumpridos, e sua implementação está diretamente ligada à conformidade no ambiente virtual. Confira abaixo a sua importância para o compliance.
Principais requisitos da LGPD
A legislação exige que as empresas privadas garantam o tratamento adequado dos dados pessoais, respeitando os direitos dos titulares e assegurando a segurança dessas informações.
Na prática, isso significa implementar medidas técnicas (como a automação de processos) e administrativas (criando políticas, por exemplo) para proteger dados contra vazamentos ou violações.
Neste sentido, as organizações devem garantir a transparência em todo processo: desde a coleta, processamento, até o armazenamento das informações adquiridas. O consentimento é uma exigência estabelecida pela nova lei, oferecendo recursos para que o usuário escolha de acordo com a sua preferência.
Como a LGPD impacta as práticas de compliance digital
Podemos dizer que o impacto é direto, uma vez que as empresas precisam adotar políticas e tecnologias que estejam de acordo com a legislação.
Práticas como o mapeamento de riscos, desenvolvimento de políticas internas de tratamento e segurança de dados devem usar a lei como base para sua execução.
Além disso, a LGPD também estabeleceu a necessidade de treinamento e capacitação de colaboradores sobre as melhores práticas de proteção de dados e privacidade. A demanda reforça a importância de se estabelecer uma cultura organizacional em que todos os funcionários ajam de acordo com a legislação.
Consequências da não conformidade com a LGPD
As consequências podem ser graves e impactar significativamente o caixa da empresa. Além de afetar a reputação e a perda da confiança de clientes e stakeholders, a organização ainda pode sofrer sanções financeiras, já que as multas da LGPD podem chegar a 2% do faturamento da empresa (com limite de R$ 50 milhões por infração).
Além do prejuízo financeiro ser alto, negócios que não se comprometem em criar um programa eficiente de compliance digital correm o risco de serem vistos como negligentes e não confiáveis, o que pode causar um efeito negativo a longo prazo.
Como aplicar o compliance digital na sua empresa
A implementação exige o engajamento da organização, desde a alta gestão até os colaboradores operacionais, além de um planejamento detalhado das necessidades da empresa. Confira a seguir as etapas do processo.
Mapeie e avalie os riscos digitais
É importante colocar “a casa em ordem” antes de adotar qualquer ferramenta, o que inclui identificar possíveis ameaças (como ataques cibernéticos e violações de dados), riscos no armazenamento e coleta de dados pessoais (falhas no sistema, por exemplo) e seus impactos na gestão operacional da empresa.
Desenvolva políticas e procedimentos de conformidade
A partir do mapeamento, é hora de criar diretrizes para colocar em conformidade o que foi encontrado como risco e desenvolver políticas claras e detalhadas para toda a organização.
O documento deve abranger todas as áreas, com uma linguagem clara e informações acessíveis para os colaboradores.
Implemente tecnologias para monitoramento e proteção de dados
Já existem tecnologias com funcionalidades focadas na proteção de informações. Soluções como a automação de contratos e sistemas de segurança de dados permitem que as empresas acompanhem de maneira mais eficiente e ajudem a prevenir incidentes de segurança, ao mesmo tempo em que garantem o cumprimento da lei.
Capacite os funcionários em boas práticas de compliance
Parte do sucesso da implementação do compliance digital depende do engajamento dos colaboradores e o quanto estão por dentro das políticas e procedimentos da empresa.
Programas de capacitação e conscientização são importantes para garantir que o quadro de funcionários sigam as diretrizes para evitar possíveis incidentes de segurança virtual.
Monitore e atualize continuamente as práticas de compliance
É essencial ter em mente que o compliance no ambiente digital não é uma ação pontual. As empresas devem monitorar regularmente suas práticas e atualizá-las de acordo com novas regulamentações e possíveis novas ameaças. A digitalização dos processos pode facilitar a rotina de atividades e permitindo ajustes rapidamente.
Conclusão
Não tem como negar que o compliance digital se tornou uma necessidade para as empresas diante da velocidade com que os recursos tecnológicos evoluem.
A informação online é tão importante quanto offline, e é fundamental que os gestores saibam como garantir a sua segurança com um sistema adequado.
Saiba como um CLM pode contribuir para a gestão de documentos e garantir mais segurança e agilidade para os seus processos!
