Criada em 1985, a Fundação Educacional do Município de Assis (FEMA) nasceu de uma visão estratégica: transformar Assis, no interior de São Paulo, em um polo de conhecimento tecnológico. Com mais de 40 anos de história, a fundação é protagonista no desenvolvimento humano e social da região.
A instituição une o rigor acadêmico à prestação de serviços essenciais por meio de seus centros de pesquisa, como o CEPECI, voltado a pesquisas em ciências, e o CEPEIN, ligado à informática.
Com uma forte vertente social e parcerias internacionais que conectam alunos ao mundo, a FEMA sempre buscou a excelência. Para sustentar esse crescimento e manter sua missão de tecnologia a serviço da cidadania, a Fundação percebeu que era preciso modernizar a sua gestão administrativa.
Formalização de fluxos em uma instituição em movimento
Mesmo sendo uma referência em tecnologia, a FEMA enfrentava um desafio comum a grandes instituições: o controle de processos administrativos e a dependência de fluxos físicos.
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Para superar essa barreira, a entidade precisava encontrar um modo de formalizar a comunicação interna e garantir a segurança jurídica em contratos e atas. Além disso, era necessário oferecer um canal de atendimento unificado para alunos, professores e fornecedores, eliminando a lentidão das etapas manuais.
O desafio inicial foi ter um maior controle sobre os processos administrativos. Porém, após começarmos a utilizar a plataforma, identificamos que ela teria muitas outras utilidades, especialmente relacionadas com a assinatura eletrônica de documentos e com a formalização da comunicação interna.
Luiz Ricardo Begosso — Coordenador do Centro de Pesquisas em Informática da FEMA
Digitalização integral com a 1Doc
Em abril de 2021, a 1Doc foi implementada em todos os setores da FEMA, permitindo que as demandas — desde solicitações internas de funcionários até protocolos de ouvidoria e e-SIC — passassem a tramitar de forma 100% digital.
A plataforma permitiu um controle mais efetivo sobre os processos, reduzindo a dependência de meios físicos e aumentando a segurança jurídica com a coleta de assinaturas eletrônicas de atas, contratos e documentos oficiais. A plataforma permitiu um controle mais efetivo sobre os documentos, reduzindo a dependência de processos físicos, aumentando a segurança jurídica e agilizando significativamente os fluxos internos.
Luiz Ricardo Begosso — Coordenador do Centro de Pesquisas em Informática da FEMA
A escala da eficiência digital na FEMA
Os números da digitalização na FEMA desde a implementação da 1Doc revelam a abrangência da mudança e demonstram como a fundação otimizou seu tempo:
- + 2.300 assinaturas digitais mensais (em média): garantindo validade jurídica imediata sem necessidade de deslocamentos ou papel;
- 33.753 memorandos: agilizando a comunicação direta entre os departamentos;
- 38.810 ofícios: profissionalizando e organizando o contato com órgãos externos e parceiros;
- 23.073 protocolos: centralizando o atendimento a alunos, docentes e público externo em um só lugar.
Impacto na produtividade
A maior mudança não foi apenas a substituição do papel, mas a liberação de capital humano. Profissionais que antes dedicavam horas à impressão, marcação de páginas e coleta manual de assinaturas, agora direcionam seus esforços para atividades mais estratégicas e voltadas à qualidade do ensino e da pesquisa.
Observamos que o uso da plataforma possibilitou aumentar a produtividade dos servidores, especialmente com a redução do tempo gasto com a coleta de assinaturas de documentos.
Luiz Ricardo Begosso — Coordenador do Centro de Pesquisas em Informática da FEMA
A redução no tempo de tramitação tornou-se perceptível para toda a comunidade acadêmica. O fluxo de aprovações, que antes dependia da presença física e de assinaturas manuscritas, agora acontece com registro digital e etapas automatizadas, com rastreabilidade total e transparência.
É perceptível uma redução significativa no tempo de tramitação dos processos, especialmente pela eliminação de etapas manuais e pela maior agilidade na comunicação e nas assinaturas de documentos.
Luiz Ricardo Begosso — Coordenador do Centro de Pesquisas em Informática da FEMA
Eficiência que transforma a gestão acadêmica
A FEMA continua fiel ao seu estatuto e à sua visão de ser um polo de referência. Ao implementar a 1Doc, a fundação reafirmou seu compromisso com a eficiência administrativa e a responsabilidade social.
Hoje, a tecnologia que a FEMA ensina em suas salas de aula é a mesma que sustenta sua gestão: moderna, ética e voltada para o futuro.
A 1Doc contribui para maior eficiência administrativa e padronização dos fluxos institucionais aqui na FEMA.
Luiz Ricardo Begosso – Coordenador do Centro de Pesquisas em Informática da FEMA
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