Localizada a 130 km da capital paulista, Americana é um município do interior de São Paulo com cerca de 240 mil habitantes e forte presença industrial e têxtil. Sua história é marcada pela imigração norte-americana, italiana e alemã, e pela vocação empreendedora.
Nos últimos anos, essa vocação se refletiu também na gestão pública, que investiu em modernização e digitalização dos serviços com a 1Doc.
A transformação digital do município trouxe importantes reconhecimentos para a gestão. O mais recente é o Selo Ouro Ouvidoria Cidadã por excelência no atendimento ao cidadão, certificado concedido pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCESP).
Com a adoção da plataforma, Americana reorganizou seus fluxos internos, ampliou o atendimento ao cidadão, reduziu custos operacionais e eliminou o uso excessivo de papel, o que resultou em uma economia superior a R$ 42 milhões para o município.
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Superando os limites do espaço físico
Antes da implantação da 1Doc, a gestão de documentos em Americana era predominantemente física. A Prefeitura acumulava processos sobre mesas, cadeiras e até no chão, em ambientes que não ofereciam condições adequadas de armazenamento.
O volume era tão grande que foi necessário mudar de prédio para comportar toda a documentação, uma transição considerada trabalhosa e desafiadora.
A digitalização surgiu como resposta à falta de espaço e à necessidade de tornar os processos mais ágeis e acessíveis. A iniciativa foi liderada pelo projeto Americana Inteligente, com o envolvimento direto das áreas de tecnologia e serviços gerais da Prefeitura.
Consciência digital e mudança de cultura
A transformação digital começou pela mudança de mentalidade dentro da própria gestão. Foi preciso convencer a equipe da importância de abandonar o modelo analógico.
A disposição para inovar resultou em um ambiente de trabalho mais limpo e funcional, com impactos diretos também para a população. A Prefeitura implantou uma central de atendimento digital 24 horas e passou a oferecer serviços online ao cidadão. Atualmente, são mais de 1.000 serviços digitais disponibilizados.
A transformação digital possibilita inúmeros avanços. O benefício para o cidadão é extremamente importante para nós. Ter um ambiente de trabalho com mesas limpas e um atendimento livre de filas e de reclamações, era uma das metas.
Eduardo Spilla – Ouvidor-Geral da Prefeitura de Americana
A digitalização ajudou a aliviar a pressão sobre os atendimentos presenciais. Antes da implantação da 1Doc, mais de 500 pessoas circulavam diariamente pela Prefeitura. A oferta de serviços digitais permitiu que grande parte dessas demandas fossem resolvidas de forma remota.
Selo Ouro: Ouvidoria de Americana é reconhecida pelo TCESP
A ampliação dos canais digitais de atendimento também fortaleceu o trabalho da Ouvidoria Municipal. Em outubro de 2026, o setor conquistou o Selo Ouro Ouvidoria Cidadã, entregue pelo TCESP. De um total de mais de 400 inscrições, apenas 13 prefeituras atingiram certificação Ouro.
O reconhecimento vem do desempenho de Americana na edição 2026 do Índice de Adequação às Diretrizes de Ouvidoria (IAO). Nesse índice, o município atingiu o nível mais alto de excelência. A avaliação considera:
- qualidade dos serviços prestados;
- compromisso com a transparência;
- efetividade no atendimento;
- escuta das demandas da sociedade.
Americana também alcançou a pontuação máxima em iniciativas de inclusão, de estímulo à participação social e de prevenção e combate à discriminação, ao assédio e à violência contra as mulheres.
Esse reconhecimento traz força. Quando a ouvidoria é avaliada por um órgão tão importante como o Tribunal de Contas do Estado, isso nos dá empoderamento. O selo dá visibilidade à ouvidoria e faz com que o gestor não queira ficar sem esse reconhecimento.
Eduardo Spilla – Ouvidor-Geral da Prefeitura de Americana
Na rotina da ouvidoria, Eduardo aponta o uso de um bom sistema de gestão como o primeiro passo para um atendimento eficiente:
O sistema é fundamental, porque sem gestão não há eficiência no trabalho. A 1Doc me permite acompanhar prazos, cobrar e prorrogar quando preciso. Ele também me permite conversar com o cidadão e com as secretarias internamente. Com um sistema eficiente, já é meio caminho andado.
Eduardo Spilla – Ouvidor-Geral da Prefeitura de Americana
De 80 mil para 200 mil protocolos por ano
O impacto da digitalização foi mensurável. A Prefeitura gerava, antes da mudança, cerca de 80 mil protocolos por ano — dos quais 60 mil eram de origem externa. Com a 1Doc, o número de protocolos anuais saltou para 200 mil, sendo 150 mil de cidadãos e 50 mil internos.
Segundo a prefeitura, um dos diferenciais da 1Doc é sua capacidade de adaptação às necessidades do município:
A 1Doc não é uma plataforma engessada e é muito adaptável para cada município, o que é um ponto muito positivo.
Vilson Moreno – Analista de Sistemas e Gestor do Projeto Americana Inteligente
Menos papel no arquivo: descarte de 30 toneladas de documentos
A digitalização permitiu à Prefeitura encerrar um ciclo de acúmulo físico que havia se estendido por décadas. Americana possuía mais de 30 mil caixas arquivadas, totalizando mais de 1 milhão de processos e cerca de 75 milhões de páginas armazenadas.
Em 2025 e 2026, a Secretaria de Administração realizou o descarte de documentos que já estavam com o prazo de guarda vencidos. O procedimento, que seguiu rigorosamente a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e a legislação arquivística federal, eliminando cerca de 30 toneladas de papéis do Arquivo Municipal.
Nossa equipe faz um trabalho contínuo de digitalização e, pela primeira vez, após aplicarmos a Tabela de Temporalidade, fizemos esse grande descarte. Otimizamos o espaço de armazenamento, organizamos o ciclo de vida dos documentos, além de facilitar a localização das informações.
Eduardo Spilla – Ouvidor-Geral
Os papéis tiveram a destinação correta, seguindo todas as normas ambientais e foram triturados e reaproveitados como matéria-prima por indústrias recicladoras da região. O secretário de Administração, Eduardo Flores, destacou os benefícios da medida:
A eliminação da documentação com prazo de guarda prescrito nos arquivos é essencial para a eficiência da gestão documental, redução de custos, além de permitir acesso fácil e rápido. O serviço promove ainda a sustentabilidade e modernização em nosso sistema.
Eduardo Flores – Secretário de Administração
R$ 42 milhões em economia para os cofres públicos
Com a eliminação do papel, da impressão e dos custos de locação do espaço de arquivos, Americana alcançou uma economia acumulada superior a R$ 42 milhões no período de 06 anos, o que totaliza uma economia de mais de R$ 7 milhões por ano.
A gestão também registrou melhorias operacionais, como:
- Maior rapidez na tramitação de documentos;
- Rastreabilidade total dos processos;
- Redução do espaço físico destinado a arquivos;
- Redução de custos operacionais;
- Melhoria no ambiente de trabalho dos servidores.
Uma nova forma de trabalhar
Segundo os gestores do projeto, a digitalização transformou a cultura interna da Prefeitura. A resistência inicial foi superada por meio de planejamento, comunicação e pela experiência prática dos servidores com os ganhos do novo sistema.
Hoje, não conheço nenhum servidor que prefira o dia a dia como era antigamente. Todos estão muito habituados com a plataforma digital e conseguem resolver seus processos de forma muito mais ágil.
Vilson Moreno – Analista de Sistemas e Gestor do Projeto Americana Inteligente
A recomendação dos profissionais envolvidos é clara: “Comece o quanto antes, comece com o tem, mas comece”.
Uma das perguntas que mais recebemos é quanto a Prefeitura de Americana gasta com a 1Doc, mas eu sempre explico que nós não gastamos, nós investimos e temos lucro, financeiramente falando. Eu sempre tive muito medo de sair do papel, por isso eu sempre digo que é preciso convencer a si mesmo primeiro.
Eduardo Spilla – Ouvidor-Geral
Não há por que continuar com os processos em papel. O projeto se paga e o ganho é enorme e vem muito rápido. Não é algo que você implanta e espera um ou dois anos para perceber o retorno. A implantação é rápida e simples, e em um ou dois meses você já sente muita diferença com a 1Doc.
Crédito da foto em destaque: Prefeitura Municipal de Americana/SP
