Os documentos são parte importante da gestão pública. Por isso, a Tabela de Temporalidade de Documentos é um recurso fundamental para garantir a devida gestão documental nas organizações.
A documentação não apenas torna tudo organizado, como também afeta diretamente a produtividade e a eficiência, acompanha o progresso, identifica áreas de risco e, em geral, garante que todos estejam na mesma página.
Continue lendo para saber por que a documentação contribui para um trabalho mais produtivo e como funciona a Tabela de Temporalidade de Documentos na gestão pública.
O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos
A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é um instrumento essencial para definir prazos de guarda e a destinação final de documentos produzidos e recebidos por uma instituição. Com a TTD, a instituição define quanto tempo um documento deve ser mantido em arquivo e o que deve ser feito com ele após esse período, seja eliminação, transferência ou guarda permanente.
Sem tempo para ler agora?
Baixe esta matéria em PDF!
Ela também está diretamente alinhada às normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, responsável por estabelecer diretrizes e políticas arquivísticas no Brasil.
Estrutura da tabela
A tabela pode ser personalizada conforme as características de cada setor. Ela pode conter, por exemplo, qual é o tempo de guarda dos documentos de acordo com seu ciclo de vida, frequência de uso e destinação final de documentos.
Alguns elementos que podem ser encontrados na tabela são:
- Item documental;
- Ciclo de vida documental;
- Frequência de uso;
- Prazo de guarda;
- Destinação final.
Importância da tabela de temporalidade documental na gestão pública
É de extrema importância para instituições públicas, que, apesar de estarem se modernizando e investindo em gestão eletrônica de documentos, ainda possuem grande volume de documentos físicos.
Por isso, para uma gestão de arquivos eficiente, a TTD é uma importante parceira, colaborando para a guarda de documentos, facilitando seu acesso e otimizando a gestão documental da instituição pública.
Dessa forma, a Tabela de Temporalidade de Documentos é importante para:
Controle e organização documental
A TTD controla e organiza o montante de documentos públicos com mais segurança e eficiência, para atender às exigências legais de âmbito municipal, estadual e federal. Além disso, mantém o controle do acervo documental.
Garantia da preservação dos documentos de valor permanente
A Tabela de Temporalidade de Documentos objetiva eliminar arquivos públicos desnecessários e garantir a preservação de documentos necessários, de valor permanente.
Cumprimento de normas legais e regulamentações
Uma TTD deve se orientar conforme as normas definidas pela Legislação Arquivística Brasileira, disponibilizada pelo Conarq, cuja finalidade é definir a política de documentos nacional de arquivos públicos e privados.
Ela contribui para evitar penalidades por descumprimento de prazos legais e protege a instituição de riscos jurídicos decorrentes da perda ou eliminação indevida de documentos.
Benefícios da utilização da tabela de temporalidade documental na gestão pública
A tabela auxilia a administração pública a disciplinar e controlar o processo de produção de documentos, supervisionar sua eliminação, organizar a produção e a tramitação documental, definir prazos de guarda, tempo de arquivamentos e destinação dos documentos legalmente.
Podemos citar como os principais benefícios da tabela:
- Eliminação de erros na gestão documental;
- Otimização do espaço físico;
- Agilidade na recuperação e acesso à informação;
- Redução de custos operacionais;
- Segurança no armazenamento de documentos;
- Definição de fluxos;
- Eficiência e eficácia no gerenciamento de documentos;
- Conformidade com auditorias e exigências de órgãos de controle;
- Preservação da memória institucional.
Processo de elaboração e implementação da tabela de temporalidade documental
Regulada pelo Arquivo Nacional, a criação da TTD é de responsabilidade de cada organização, que deve considerar as suas necessidades.
Para elaborar a tabela, é necessário seguir alguns passos, mostrados a seguir.
Levantamento e classificação dos tipos de documentos
A primeira etapa é a listagem e classificação dos documentos que serão listados na coluna Item Documental, na qual é especificado o tipo de documento, como Atestado de Saúde Ocupacional e Aviso de Férias.
Em seguida, os documentos são classificados de acordo seu ciclo de vida documental:
- Intermediário: arquivos correntes, de pouco uso, que esperam sua destinação, podendo ser a guarda permanente ou a eliminação.
- Corrente: documentos vigentes, consultados frequentemente.
- Permanente: documentos que, mesmo sem estar sob vigência administrativa, têm valor de natureza informativa, probatória ou histórico-cultural. São inalienáveis e imprescritíveis, ou seja, não podem ser doados e nunca perdem o valor ou a validade.
Por último, os arquivos são classificados conforme a frequência de uso:
- Baixa: documentos que apresentam valor secundário e devem ser armazenados permanentemente;
- Alta: documentos em tramitação ou que são muito consultados devido à sua importância administrativa, fiscal ou jurídica;
- Média: documentos consultados eventualmente.
Definição dos prazos de guarda e destinação final
O prazo de guarda se refere ao tempo que o documento ficará armazenado. Este período é determinado conforme a Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos) e as necessidades da administração. Por exemplo, as folhas de pagamento do servidor devem ser armazenadas até X anos após o desligamento.
Após definido o prazo de guarda do documento, seu destino é definido, podendo ser: eliminação, digitalização, arquivo inativo, armazenamento em microfilme ou guarda permanente.
Essas definições devem ser revistas periodicamente para manter a tabela atualizada, especialmente quando há alterações legais, mudanças institucionais ou inclusão de novos tipos documentais.
Após sua elaboração, a TTD deve ser aprovada pela autoridade competente, que deve ser designada conforme a estrutura organizacional da instituição.
É recomendável também a formação de uma comissão multidisciplinar de gestão documental, composta por representantes dos setores que produzem documentos, garantindo que as decisões reflitam a realidade operacional da organização.
Tecnologia e automação na gestão da tabela de temporalidade documental
A gestão de documentos está diretamente relacionada à tabela de temporalidade documental. Porém, para otimizar o processo de guarda e destinação de determinados arquivos, o ideal é usar tecnologias mais avançadas.
Acompanhe algumas maneiras de criar, armazenar e gerenciar documentos digitais na administração pública:
Utilização de sistemas de gestão eletrônica de documentos
Um exemplo de plataforma online com soluções completas é a 1Doc, que oferece soluções digitais para prefeituras, para ajudá-las a melhorar a gestão pública.
Com várias funcionalidades, o uso da plataforma proporciona eficiência; transparência e praticidade para o cidadão, que pode entregar seus requerimentos por meio do protocolo eletrônico; economia, ao auxiliar na redução da quantidade de materiais usados; e celeridade nos processos, ao facilitar o deslocamento dos documentos.
Algumas de suas funcionalidades são o arquivamento e digitalização de documentos.
Digitalização e arquivamento digital
Com um software para gestão pública especializado na gestão e digitalização de documentos, é possível eliminar 100% o papel e a movimentação física não só de documentos internos como também externos, com toda a segurança necessária.
Monitoramento e controle automatizado dos prazos
O software de gestão pode fazer o mapeamento do fluxo de etapas de qualquer documento ou processo e criar atividades, tarefas e definir prazos, de forma agrupada e com toda informação integrada.
Além disso, é possível automatizar alertas para eliminação segura e rastreável de documentos vencidos, bem como relatórios de conformidade para auditorias internas ou externas.
Conclusão
A Tabela de Temporalidade Documental é uma ferramenta fundamental para a gestão pública, gerenciando documentos, de modo a possibilitar a análise de critérios e o mapeamento das etapas de armazenamento, com organização, praticidade e segurança.
Ela garante o cumprimento das normas legais, facilita o acesso à informação, otimiza recursos e preserva a memória institucional.
E, para digitalizar e otimizar a gestão documental da administração pública, acesse o nosso site e tire todas as suas dúvidas sobre as funcionalidades presentes na 1Doc.
