A cidade de Teresópolis, no Rio de Janeiro, adotou a 1Doc em maio de 2022 e já apresenta resultados incríveis em apenas um ano e meio de uso. Com uma população de 185 mil habitantes, a cidade economizou mais de 4 milhões de reais e poupou mais de 3 milhões de impressões. Além disso, a qualidade dos processos foi avaliada com nota 9,58.
Marcelo Viana Carvalho Júnior, Diretor da Divisão de Programação da Secretaria de Ciência e Tecnologia, destaca que a principal meta era melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e harmonizar os processos, especialmente ao integrar funcionários que ainda dependiam de processos manuais. Para isso, foi criado um Centro de Distribuição (CD) que permitiu a participação eletrônica e eficaz desses funcionários no processo.
Antes de adotar a 1Doc, o usuário tinha como meta estabelecer um fluxo de trabalho claro e eficiente em sua organização. Um dos desafios fundamentais que enfrentei foi harmonizar esse fluxo, especialmente ao integrar funcionários que ainda dependiam de processos manuais, como o transporte de documentos em papel. Para superar essa dificuldade, criei um Centro de Distribuição (CD) para todas as secretarias que incorporava esses funcionários, possibilitando sua participação no processo de maneira eletrônica e eficaz.”
Marcelo Viana Carvalho Júnior – Diretor da Divisão de Programação
Secretaria de Ciência e Tecnologia
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Otimização da Eficiência Operacional
A otimização da eficiência operacional é a chave para o sucesso de qualquer organização. Implementar workflows específicos para os principais assuntos da organização é uma forma de simplificar e estruturar os processos internos, criando um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente. Com cada etapa do processo claramente definida e acompanhada, os funcionários podem desempenhar suas tarefas de maneira mais eficaz, economizando tempo e recursos valiosos da organização.
Mais do que isso, a otimização da eficiência operacional não beneficia apenas os funcionários, mas também melhora a experiência dos cidadãos. Com processos eficientes, a organização pode responder rapidamente às necessidades e demandas, proporcionando um serviço ágil e de alta qualidade. Isso, por sua vez, fortalece a reputação da organização e pode resultar em maior satisfação dos cidadãos.
Em resumo, a introdução de workflows específicos para os principais assuntos da organização é uma abordagem estratégica que não só aprimora a eficiência operacional, mas também contribui para o sucesso geral da prefeitura no contexto em que os cidadãos estão cada vez mais exigentes em relação à prestação de serviços públicos.
Processos de Pagamento: de 30 para 15 dias
Antes da implantação os processos de pagamento levavam até 30 dias para serem concluídos, mas agora são finalizados em um período muito mais curto, variando de 12 a 15 dias:
Após a implementação da 1Doc, o usuário experimentou melhorias significativas em seus processos operacionais. Um aspecto crucial desta melhoria foi a criação de workflows específicos para os principais assuntos, tornando o fluxo de trabalho mais transparente e previsível.
Marcelo Viana Carvalho Júnior – Diretor da Divisão de Programação Secretaria de Ciência e Tecnologia
A redução no tempo simplificou o trabalho na prefeitura, graças a metodologia de trabalho da 1Doc que torna a transição descomplicada, completa e em um só lugar:
A 1Doc, além de otimizar a eficiência operacional da organização, também gerou uma gestão financeira mais ágil e eficaz. A introdução dos workflows especializados não só tornou os processos mais claros, mas também eliminou surpresas, proporcionando uma maior confiabilidade e controle sobre as licitações do município.
Marcelo Viana Carvalho Júnior – Diretor da Divisão de Programação Secretaria de Ciência e Tecnologia
Menos papel e mais eficácia
A implementação da 1Doc foi um divisor de águas para Teresópolis. Os workflows específicos e a melhoria nos processos operacionais resultaram em uma eficiência significativamente maior, especialmente na gestão financeira e no tempo de processamento. A eliminação de surpresas trouxe uma tranquilidade adicional, permitindo que a prefeitura se concentrasse em seu crescimento contínuo.
A 1Doc é a melhor solução para otimizar seus processos e melhorar a eficiência operacional. Sua implementação pode trazer benefícios tangíveis que não apenas economizarão tempo e recursos, mas também permitirão um controle mais eficaz sobre seus processos. A busca pela excelência operacional nunca foi tão acessível como agora, graças a inovações como a 1Doc.
Conte conosco para simplificar e otimizar seus processos de gestão, garantindo mais economia, transparência e agilidade ao seu dia a dia. Estamos orgulhosos de fazer parte dessa transformação e continuamos trabalhando para levar nossas soluções a cada vez mais pessoas e organizações.
