Localizada a 130 km da capital paulista, Americana é um município do interior de São Paulo com cerca de 240 mil habitantes e forte presença industrial e têxtil. Sua história é marcada pela imigração norte-americana, italiana e alemã, e pela vocação empreendedora.
Nos últimos anos, essa vocação se refletiu também na gestão pública, que investiu em modernização e digitalização dos serviços com a 1Doc.
Com a adoção da plataforma, Americana reorganizou seus fluxos internos, ampliou o atendimento ao cidadão, reduziu custos operacionais e eliminou o uso excessivo de papel, o que resultou em uma economia superior a R$ 16 milhões para o município.
Superando os limites do espaço físico
Antes da implantação da 1Doc, a gestão de documentos em Americana era predominantemente física. A Prefeitura acumulava processos sobre mesas, cadeiras e até no chão, em ambientes que não ofereciam condições adequadas de armazenamento.
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O volume era tão grande que foi necessário mudar de prédio para comportar toda a documentação — uma transição considerada trabalhosa e desafiadora.
A digitalização surgiu como resposta à falta de espaço e à necessidade de tornar os processos mais ágeis e acessíveis. A iniciativa foi liderada pelo projeto Americana Inteligente, com o envolvimento direto das áreas de tecnologia e serviços gerais da Prefeitura.
Assim eram as bancadas da Prefeitura de Americana antes da 1Doc:
Já o dia a dia do atendimento na Prefeitura era assim:
Consciência digital e mudança de cultura
A transformação digital começou pela mudança de mentalidade dentro da própria gestão. Foi preciso convencer a equipe da importância de abandonar o modelo analógico. Uma das referências utilizadas no processo foi a frase de Erasmo de Rotterdam: “Não convencerás, se também não estiveres convencido”.
A disposição para inovar resultou em um ambiente de trabalho mais limpo e funcional, com impactos diretos também para a população. A Prefeitura implantou uma central de atendimento digital 24 horas e passou a oferecer 768 serviços online ao cidadão.
A transformação digital possibilita inúmeras coisas. O benefício para o cidadão era extremamente importante para nós. E ter um ambiente de trabalho mais limpo era uma das metas.
Eduardo Spilla – Diretor da Unidade de Serviços Gerais
A digitalização também ajudou a aliviar a pressão sobre os atendimentos presenciais. Antes da implantação da 1Doc, mais de 500 pessoas circulavam diariamente pela Prefeitura. A oferta de serviços digitais permitiu que grande parte dessas demandas fosse resolvida de forma remota.
De 80 mil para 200 mil protocolos por ano
O impacto da digitalização foi mensurável. A Prefeitura gerava, antes da mudança, cerca de 80 mil processos por ano — dos quais 60 mil eram de origem externa. Com a 1Doc, o número de protocolos anuais saltou para 200 mil, sendo 150 mil de cidadãos e 50 mil internos.
Segundo a prefeitura, um dos diferenciais da 1Doc é sua capacidade de adaptação às necessidades do município:
A 1Doc não é uma plataforma engessada e é muito adaptável para cada município, o que é um ponto muito positivo.
Vilson Moreno – Analista de Sistemas e Gestor do Projeto Americana Inteligente
Fim dos arquivos físicos: descarte de 8 toneladas de papel
A digitalização permitiu à Prefeitura encerrar um ciclo de acúmulo físico que havia se estendido por décadas. Americana possuía mais de 30 mil caixas arquivadas, totalizando mais de 1 milhão de processos e cerca de 75 milhões de páginas armazenadas.
Em 2025, a Secretaria de Administração realizou o primeiro grande descarte de documentos da história do município. O procedimento, que seguiu rigorosamente a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e a legislação arquivística federal, eliminou cerca de 8 toneladas de papéis do Arquivo Municipal.
Nossa equipe faz um trabalho contínuo de digitalização e, pela primeira vez, após aplicarmos a Tabela de Temporalidade, fizemos esse grande descarte. Otimizamos o espaço de armazenamento, organizamos o ciclo de vida dos documentos, além de facilitar a localização das informações.
Eduardo Spilla – Diretor da Unidade de Serviços Gerais
Os papéis foram desintegrados e reaproveitados como matéria-prima por indústrias recicladoras da região. O secretário de Administração, Eduardo Flores, destacou os benefícios da medida:
A eliminação dos arquivos é essencial para a eficiência da gestão documental, redução de custos, além de permitir acesso fácil e rápido. O serviço promove ainda a sustentabilidade e modernização em nosso sistema.
Eduardo Flores – Secretário de Administração
R$ 16 milhões em economia para os cofres públicos
Com a eliminação do papel, da impressão e dos custos de locação do espaço de arquivos — estimado em R$ 220 mil por ano —, Americana alcançou uma economia acumulada superior a R$ 16 milhões.
A gestão também registrou melhorias operacionais, como:
- Maior rapidez na tramitação de documentos;
- Rastreabilidade total dos processos;
- Eliminação de espaço físico destinado a arquivos;
- Redução de custos operacionais;
- Melhoria no ambiente de trabalho dos servidores.
Uma nova forma de trabalhar
Segundo os gestores do projeto, a digitalização transformou a cultura interna da Prefeitura. A resistência inicial foi superada por meio de planejamento, comunicação e pela experiência prática dos servidores com os ganhos do novo sistema.
“Hoje, nos dias atuais, não conheço nenhum servidor que prefira o dia a dia como era antigamente. Todos estão muito habituados com a plataforma digital e conseguem resolver seus processos de forma muito mais ágil.
Vilson Moreno – Analista de Sistemas e Gestor do Projeto Americana Inteligente
A recomendação dos profissionais envolvidos é clara: começar o quanto antes.
Não há porque você continuar com os processos em papel. O projeto se paga e o ganho é enorme e vem muito rápido. Não é algo que você implanta e espera um ou dois anos para perceber o retorno. Em um ou dois meses você já sente muita diferença com a 1Doc.
Vilson Moreno – Analista de Sistemas e Gestor do Projeto Americana Inteligente
Uma das perguntas que mais recebemos é quanto que a Prefeitura de Americana gasta com a 1Doc, mas eu sempre explico que nós não gastamos, nós investimos e temos lucro, financeiramente falando. Eu sempre tive muito medo de sair do papel, por isso eu sempre digo que é preciso convencer a si mesmo primeiro.
Eduardo Spilla – Diretor da Unidade de Serviços Gerais
Reconhecimento institucional
Os resultados da digitalização renderam ao município uma série de reconhecimentos:
Reconhecimento Merecido
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Crédito da foto em destaque: Prefeitura Municipal de Americana/SP
