A aquisição de software pela administração pública faz parte de um processo de modernização importante no âmbito municipal. A escolha de uma nova tecnologia deve ser feita com cuidado, já que seus impactos afetam não só os servidores, como a qualidade dos serviços prestados.
Para apoiar no processo de tomada de decisão, é importante seguir estratégias eficientes para fazer a melhor escolha. São diversos pontos a serem considerados antes da contratação de um software, portanto, é necessário atenção.
Neste conteúdo, você vai conhecer algumas estratégias para a aquisição de software pela administração pública, além da importância da modernização para melhorar a qualidade dos serviços. Boa leitura!
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Importância da modernização da gestão pública com a aquisição de software
A aquisição pública é o procedimento adotado pelos municípios para investir em novos bens, serviços e obras para atender às necessidades públicas. A modernização é um processo essencial para melhoria dos serviços prestados à sociedade.
Ao escolher pela contratação de software para otimizar a rotina de trabalho, os órgãos públicos podem ser beneficiados de diversas formas, como:
- Mais eficiência em tarefas repetitivas com a automação de processos;
- Rastreamento de atividades e informações;
- Comunicação interna mais eficiente;
- Fluxos de trabalho mais produtivos;
- Mais transparência nas ações governamentais;
- Mais produtividade ao evitar retrabalho com erro humano.
Estratégias para garantir escolhas inteligentes e eficientes na aquisição de software pela administração pública
Avaliação das necessidades e requisitos
O processo começa pela avaliação das necessidades e requisitos do município. Diferentes áreas do setor público possuem demandas distintas, portanto, o mapeamento é essencial para o primeiro passo, considerando:
- Processos existentes e que possam ser automatizados;
- Áreas beneficiadas pela implementação;
- Impactos da solução na prestação de serviços.
Neste sentido, também é fundamental observar quais requisitos de software governamental são indispensáveis para garantir a segurança das informações. Além da proteção aos dados, identificar quais os recursos necessários para o desempenho das atividades.
Identificação das necessidades específicas da administração pública
Ainda que a implementação de novas tecnologias seja importante, a realidade dos municípios não permite investimento em todos os setores da administração pública. Cada órgão enfrenta diferentes desafios e cabe ao gestor público avaliar as prioridades.
Imagine que a tramitação e arquivamento de documentos seja um problema recorrente nas secretarias. A avaliação de software para administração pública precisa considerar soluções capazes de otimizar o processo e recursos para a tramitação de arquivos, como um software de gestão documental, por exemplo.
Definição dos requisitos técnicos, funcionais e de segurança
A partir da compreensão das necessidades do município, é preciso definir quais os requisitos necessários para escolher a solução ideal. A avaliação de software para administração pública envolve analisar aspectos como:
- Capacidade tecnológica atual, considerando a capacidade de integração com os sistemas já utilizados, infraestrutura, etc.;
- Funcionalidades obrigatórias para atender à rotina de trabalho da administração pública;
- Atendimento aos requisitos de segurança e proteção de dados.
Envolver os usuários e partes interessadas no processo de identificação de requisitos
Os usuários impactados pela implementação de software na administração pública são uma fonte valiosa para identificar o que é indispensável para as áreas. Envolver servidores e gestores que vão utilizar a solução garante que o software escolhido atenda às expectativas.
Entretanto, é importante não se limitar ao ambiente interno. Considere também as demandas dos cidadãos e outras partes interessadas, que podem enriquecer a discussão sobre a qualidade dos serviços prestados por meio do sistema de ouvidoria, por exemplo.
Pesquisa e seleção de fornecedores
Identificação de fornecedores confiáveis e com experiência em software para a administração pública
Identificar um fornecedor confiável e com experiência em licenciamento de software governamental é o ponto de partida para encontrar a solução mais adequada. Busque referências de outros órgãos que já utilizaram o software para saber mais sobre as funcionalidades, qualidade do atendimento, etc.
Avaliação da reputação, referências e capacidade técnica dos fornecedores
Um dos pontos a serem observados na avaliação de software para administração pública é a sua reputação no mercado. Suas referências são bons indicadores de confiança, já que a qualidade do serviço prestado também reflete a capacidade técnica do fornecedor a ser escolhido.
Solicitação de propostas e comparação de diferentes opções
Ao ter em mãos as opções de fornecedores mais adequados, um dos procedimentos de aquisição de software pela administração pública consiste em solicitar propostas e comparar diferentes ofertas. Assim, podem fazer a avaliação do software que mais se adequa às necessidades.
Avaliação e seleção do software
Análise das funcionalidades e compatibilidade do software com as necessidades da administração pública
Esta etapa é fundamental para garantir que a solução escolhida conte com todos os recursos necessários para as atividades operacionais e administrativas. Isso inclui verificar se o software possui recursos necessários e integração com os sistemas existentes, para evitar problemas de comunicação entre diferentes áreas e órgãos.
Consideração dos custos de licenciamento, manutenção e suporte
O licenciamento de software é o contrato que estabelece quais os direitos e restrições de uso da solução. Seu valor impacta no orçamento, portanto, é necessário ter recursos disponíveis e que os custos associados sejam viáveis a longo prazo.
Facilidade de uso
Ter um sistema de fácil usabilidade pode determinar o sucesso da implantação. Em um contexto em que servidores de diferentes níveis de conhecimento técnico vão utilizar o software, a simplicidade pode ser o diferencial.
Garantia da segurança da informação
A segurança da informação é crucial para proteger dados sensíveis da população e do próprio governo. A escolha precisa considerar os requisitos técnicos de segurança para garantir a segurança dos dados e da privacidade dos usuários.
Contratação e negociação
Licitação de software na gestão pública
A licitação de software é o processo pelo qual o serviço público está submetido, para garantir transparência e a competitividade entre fornecedores. É essencial que o município siga as etapas e critérios definidos pela legislação, para estar em conformidade legal e regulatória no processo de aquisição de software.
Negociação dos termos e condições
A negociação dos termos e condições contratuais é importante para garantir que o contrato de aquisição de software atenda às necessidades específicas da administração pública. Nessa fase, é essencial considerar cláusulas relacionadas à garantia de qualidade, suporte técnico, atualizações e outros aspectos relevantes.
Garantia de conformidade legal e regulatória no processo
Durante todo o processo de aquisição de software, é imprescindível garantir a conformidade legal e regulatória. A administração pública deve observar as normas e diretrizes estabelecidas pelos contratos de software público para evitar irregularidades.
Resultados alcançados e benefícios obtidos com a escolha inteligente na aquisição de software pela administração pública
A prefeitura de Palhoça, em Santa Catarina, adotou a 1Doc como solução de protocolo eletrônico. Com ampla adesão entre os servidores da prefeitura — com mais de 1.100 usuários —, a prefeitura emitiu mais de 1,8 milhão de documentos oficiais pela plataforma, economizando aproximadamente R$14,6 milhões com a redução do uso de papel.
Outro exemplo é a Secretaria Municipal de Saúde da Prefeitura de São Paulo, que implementou o Obras.gov. A plataforma funciona como um sistema de gestão de obras, em que é possível acompanhar a execução de cerca de 150 obras do programa Avança Saúde.
Por fim, a Procuradoria Municipal de Camaçari, Bahia, adotou a tecnologia na advocacia pública municipal em 2017, com a análise e triagem de mais de 30 mil execuções fiscais. Seguido pela adoção do sistema SAJ Procuradorias em 2019, foi possível manter a atuação remota durante a pandemia graças à digitalização dos processos.
Conclusão
A aquisição de software pela administração pública amplia as possibilidades de melhorar a qualidade dos serviços prestados. Com uma análise criteriosa, é possível escolher a solução mais indicada para as necessidades do município.
Casos como o da prefeitura de Palhoça demonstram como é possível alcançar resultados ainda melhores com o software ideal. Confira como otimizar a rotina pública com um sistema para o seu município.
