De que maneira sua empresa faz a gestão dos contratos comerciais mantidos com clientes e fornecedores? E o gerenciamento de documentos, das demandas internas ou dos fluxos de trabalho? Provavelmente, no dia a dia, são utilizados:
- Controles manuais
- Arquivos impressos consultados pontualmente
- Planilhas em Excel
- Gerenciador de tarefas
- Agenda
Esses recursos talvez atendam às necessidades de negócios de pequeno porte e baixa complexidade. Mas a partir do momento em que sua empresa começa a crescer, ganhar novas áreas e novos colaboradores, vale a pena considerar a digitalização desses processos.
Uma das alternativas disponíveis no mercado é o CLM, sigla em inglês para “Contract Lifecycle Management”, ou Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos. Trata-se de um software flexível e customizável, com aplicações que se estendem ao gerenciamento de fluxos de trabalho, de demandas internas e gerenciamento de documentos.
Nesse artigo, você vai saber mais sobre o CLM: como ele funciona na prática, quais são suas vantagens e benefícios. Quem explica é a Alice Luz, Gerente de Back Office da 1Doc, empresa brasileira especializada em gestão de processos e documentos.
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O que é e para que serve o CLM?
É um software que ajuda sua empresa a fazer a gestão de contratos, documentos, fluxo de trabalho e gestão de demandas internas. Sua utilização pode atender às necessidades de toda a estrutura organizacional. Confira algumas aplicações possíveis:
- Compras: pode ser usado para a gestão de contratos com clientes, fornecedores ou prestadores de serviços. Possibilita toda a gestão das interfaces, processos e documentos de compra / venda de produtos ou serviços, dos mais simples aos mais complexos;
- Demandas internas: é possível iniciar uma solicitação interna, registrar e gerenciar todo o fluxo de tarefas, atribuir responsabilidades e com isso ter métricas de eficiência dos times;
- Gestão de documentos: permite solicitar e gerenciar assinatura eletrônica, rastreabilidade e pesquisa em documentos em PDF;
- Processos administrativos: pode ser usado para a gestão de informações e registro histórico dos pontos de contato necessários a determinadas etapas de um projeto.
Como acessar o CLM
O CLM pode ser acessado a partir do computador, tablet ou smartphone conectado à internet. Ele permite acompanhar todas as etapas de um contrato, documento, fluxo de trabalho ou atendimento à demanda interna.
Com interface amigável e de fácil usabilidade, mantém o registro de todas as informações trocadas entre as partes envolvidas, seja a empresa e seus parceiros de negócios ou colaboradores de áreas que interagem entre si.
Para citar um exemplo, na área de compras o CLM pode ser usado para acompanhar um contrato de compra e venda desde a negociação com fornecedores, avaliação da proposta comercial, execução, faturamento e finalização. Tudo o que for combinado entre as partes, seja por e-mail ou serviços de mensagens (valores, prazos, condições de entrega, especificações), fica registrado e pode ser acompanhado ao longo do tempo.
Os dados e documentos inseridos no CLM ficam armazenados em nuvem e podem ser localizados por meio de buscas por palavra-chave, data ou nome das pessoas envolvidas. É possível fazer buscas inclusive em arquivos no formato PDF. As informações podem ser recuperadas tempos depois do encerramento dos contratos ou processos administrativos, o que traz mais segurança jurídica para todos.
Além disso, o CLM possibilita fazer a gestão de assinaturas, acompanhamento de prazos, condições comerciais de pagamento ou recebimento, critérios para entregas de demandas internas, de renovação ou encerramento contratual.
Quando utilizado para gerenciar demandas internas ou fluxos de trabalho, além dos prazos, permite delegar responsabilidades, envolver outras pessoas ou áreas, buscar informações, etc.
Como saber se o CLM é adequado para a minha empresa?
Empresas de todos os portes e segmentos de negócios podem aderir ao CLM como ferramenta de gestão. Conforme os negócios crescem, a adoção de sistemas digitais surge como importante oportunidade de melhoria.
O CLM é um software flexível e adaptável, que pode ser customizado segundo as particularidades de cada empresa. Ele garante maior assertividade, confiança e rastreabilidade. Para saber se seu negócio pode se beneficiar ao adotar um CLM, avalie os aspectos abaixo:
| Sua empresa… | Vale a pena contratar | É recomendável | Não vale a pena |
| … tem baixo volume de contratos, processos e documentos a serem gerenciados | ❌ | ||
| … consegue gerenciar todos os contratos, processos e documentos com controles manuais | ❌ | ||
| … tem um volume de contratos, processos e documentos que começa a crescer aceleradamente | ☑️ | ||
| … gerencia contratos, processos e documentos em planilhas de Excel, mas isso começa a incomodar | ☑️ | ||
| … tem uma equipe parcialmente dedicada à gestão de contratos, processos e documentos | ☑️ | ||
| … tem muito retrabalho na elaboração e acompanhamento dos contratos, processos e documentos | ☑️ | ||
| … demora para encontrar documentos e contratos antigos | ☑️ | ||
| … tem pouca clareza sobre quais itens do contrato ou dos processos precisam ser monitorados | ☑️ | ||
| … tem grande volume de contratos, processos e documentos | 👍 | ||
| … tem contratos e processos com muitas variáveis a serem consideradas | 👍 | ||
| … considera impossível gerenciar manualmente todos os contratos, processos e documentos | 👍 | ||
| … tem necessidade de assertividade na gestão | 👍 | ||
| … tem contratos com valores e riscos altos | 👍 | ||
| … corre risco de perdas de receita e reputação, caso haja falha na gestão de contratos, perda de prazo ou falha | 👍 | ||
| … precisa de uma gestão cuidadosa de prazos e entregas | 👍 | ||
| … leva muito tempo para recuperar conversas feitas por e-mail ou WhatsApp | 👍 |
De que maneira o CLM contribui com o negócio da sua empresa?
O CLM acaba por funcionar como uma plataforma de comunicação interna e externa, que possibilita a comunicação, transparência e projetos entre diferentes áreas e também da empresa com seus parceiros comerciais, sejam clientes ou fornecedores. Todas as informações relevantes, negociações ou acordos geram registros formais, que podem ser recuperados facilmente.
No caso da gestão de demandas internas, por exemplo, todas as informações que a área requisitante insere ficam salvas. A área demandada vai receber, avaliar e dar devolutivas. No gerenciamento dos fluxos internos de trabalho, são definidos os níveis de responsabilidade e os prazos a serem cumpridos.
O CLM possibilita:
- Recuperar detalhes relacionados às negociações, como condições oferecidas pelo vendedor;
- Programar notificações relacionadas às entregas, prazos e pagamentos;
- ️Integração com outros sistemas de gestão, responsáveis por liberar pagamentos, autorizar início de novas etapas de projetos complexos, etc.;
- Evitar perdas financeiras devido ao vencimento de prazos de renovação ou reajustes contratuais;
- Fazer valer penalidades em caso de descumprimentos;
- Pesquisar informações necessárias nas trocas de mensagens e documentos de PDF armazenados.
Quais áreas da empresa se beneficiam com o CLM?
Todas as áreas saem ganhando com a utilização do software:
- Áreas demandantes de contratos ou serviços internos: ganha um processo mais ágil e transparente, uma vez que tudo fica registrado e pode ser recuperado posteriormente. Se uma pessoa mudar de área ou sair da empresa, ainda assim fica fácil achar um documento, uma assinatura ou um aspecto específico da negociação;
- Compras: ganha em redução de prazos, assertividade, rastreamento do processo e transparência. O sistema armazena os orçamentos, os dados dos fornecedores ou compradores, os prazos de entrega ou renovação;
- Jurídico: caso ocorra algum problema que demande intervenção, tem em mãos documentos facilmente recuperados, assinados e que comprovam tudo o que foi acordado entre as partes, além de contar com funcionalidade de deixar modelos pré-programados e otimizar a rotina de criação de minutas;
- Financeiro: tem nos contratos a ferramenta que permite à área organizar prazos de pagamentos, conferir os objetos, verificar valores em notas fiscais, e manter todo o histórico para consultas futuras;
- Marketing: possibilita o atendimento às demandas de outras áreas, com registro dos encaminhamentos e estabelecimentos de prazos;
- Demais áreas: se beneficiam com o resultado dos produtos adquiridos ou serviços contratados. Também ganham com a formalização das demandas, que permite gerenciar prazos, acompanhar o andamento de solicitações e fazer uma programação mais assertiva dos fluxos de trabalho.
Quais são os principais benefícios do CLM?
Com essa plataforma as empresas ganham gerenciamento de processos, prazos, atribuição de responsabilidades, gestão de fluxos de trabalho e podem ter todo o organograma de áreas a poucos cliques. Isso traz agilidade, assertividade e mais transparência na comunicação entre as diferentes áreas.
No que diz respeito a contratos, especificamente, o gerenciamento de prazos, de assinaturas e de responsabilidade são benefícios importantes, bem como a mitigação de riscos para o negócio. Um contrato bem elaborado garante clareza quanto aos direitos e obrigações de cada parte.
Uma vez que um contrato, um documento, fluxo de trabalho ou demanda é salvo na plataforma, as áreas envolvidas podem configurar avisos em datas importantes relacionadas a entregas, prazos de recebimento de relatórios, notas fiscais, pagamentos, etc.
Nos casos em que acontece o descumprimento de obrigações e responsabilidades atribuídas, o resgate das informações pode agilizar a resolução de problemas.
O sistema permite a criação de minutas de contrato, circulares e outros documentos, de forma padronizada. Basta preencher campos específicos e gerar contratos completos, de acordo com orientações das áreas de compras, jurídico e contábil.
A empresa pode criar as minutas, validar juridicamente e depois disponibilizar para que todos possam utilizar. Isso inclui cláusulas relacionadas a LGPD, tributos, prazos de pagamento, entre vários outros.
A utilização das minutas reduz o prazo de aprovação dos contratos, uma vez que os modelos já foram validados anteriormente.
Conclusão
Até aqui, você conseguiu ter uma visão completa do que é um CLM e como ele pode auxiliar a sua empresa, indo muito além do gerenciamento de um contrato.
Na 1Doc, oferecemos um software completo, flexível, customizável, que contribui para sua empresa fazer a melhor gestão dos prazos, acompanhar as entregas, fazer os pagamentos e avaliar a eficiência no atendimento às demandas internas e fluxos de trabalho.
Para saber mais, fale com um dos nossos representantes de vendas e entenda tudo o que a solução da 1Doc para fazer pela sua empresa.
