Como estruturar a comunicação interna em Prefeituras utilizando memorando eletrônico?

A comunicação interna é um aspecto fundamental para o bom funcionamento de qualquer organização, e isso não é diferente em prefeituras. Afinal, é preciso alinhar as informações entre funcionários de diferentes setores, garantir que todos estejam cientes das decisões e ações tomadas, e, acima de tudo, promover um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

No entanto, muitas prefeituras ainda sofrem com problemas de comunicação interna, o que pode gerar consequências graves, como erros de interpretação, atrasos em processos e até mesmo conflitos entre colaboradores. 

Por isso, é fundamental investir em estratégias eficientes de comunicação interna, que permitam uma troca clara e objetiva de informações.

Neste artigo, vamos apresentar algumas dicas e boas práticas para melhorar a comunicação interna em prefeituras com a utilização do memorando eletrônico. Confira!

A importância da comunicação interna em prefeituras

Uma das principais funções da comunicação interna é a promoção do alinhamento entre as equipes, evitando ruídos e conflitos. Em uma prefeitura, a comunicação interna é essencial para garantir a efetividade das políticas públicas, a integração entre os setores e o atingimento dos objetivos.

Neste sentido, podemos dizer, então, que a comunicação interna é uma parte vital da gestão pública pelos seguintes motivos:

• Um bom atendimento ao cidadão começa com uma boa comunicação interna;
• Uma boa comunicação faz com que os servidores públicos conheçam uns aos outros, sabendo para onde encaminhar as demandas e ter seu problema resolvido;
• A quantidade de informações transacionadas diariamente é enorme e não pode haver vazamentos e perdas ao longo do caminho;
• Muitas das informações estão atreladas a prazo e precisam de um acompanhamento sistematizado;
• Em uma prefeitura, ao contrário da comunicação privada, a comunicação interna tende a ser de dois tipos:
  • Ascendente e descendente: respeita o nível hierárquico, do topo para a base e vice-versa.
  • Lateral ou Horizontal: acontece entre pessoas, áreas e departamento de mesmo nível hierárquico;
  • Transversal: não respeita limites hierárquicos ou de setores e pode seguir em várias direções.

Desafios enfrentados na comunicação interna em prefeituras

Apesar da importância da comunicação interna, as prefeituras enfrentam diversos desafios na gestão da informação. Um dos principais problemas é a falta de uma cultura de comunicação interna, que pode levar a uma desorganização e desalinhamento das equipes.

A falta de investimento em soluções tecnológicas para otimizar a comunicação representa um dos maiores obstáculos para uma comunicação eficiente.

Igualmente, a burocratização e a hierarquização dos processos podem dificultar a disseminação da informação de forma ágil e eficiente.

Como otimizar a comunicação entre setores da Prefeitura com o memorando eletrônico? 

A forma de comunicação primária de um município é via memorando, ofício, circular e protocolo, formas que podem perder eficiência se dependerem de papel, impressões, transporte e outros problemas durante a transação dessas informações.

Existem hoje ferramentas que permitem que todo o envio desses documentos seja feito online com rastreamento e recibos de leitura de quem já visualizou, dando mais confiabilidade ao processo.

O memorando eletrônico, é uma forma otimizada de padronização da comunicação e também de gestão de tarefas e atividades do dia a dia.

Soluções tecnológicas, como a 1Doc, conectam diretamente os servidores públicos de diferentes setores, sem a necessidade de mudança na forma de trabalho.

Mas para que isso seja possível, é necessário que toda a organização tenha uma mentalidade de melhoria nos processos, de modo a otimizar as atividades e manter apenas uma sequência de numeração.

3 exemplos de como a comunicação interna impacta o município

Uma boa comunicação interna é capaz de ter um grande impacto positivo em um município. Veja abaixo alguns exemplos:

Melhora os indicadores de resolução de problemas

Uma plataforma de gestão pública focada na melhoria da comunicação interna é capaz de melhorar, e muito, os indicadores de resolução de problemas ao conseguir acompanhar cada demanda individualmente, manter um registro da cadeia de comunicação e enviar alertas sobre eventuais entraves e atrasos.

Vale dizer que, muitas vezes, estas demandas surgem a partir da ouvidoria online do município, mas que necessitam de um encaminhamento a fim de realmente solucionar a demanda, como pode ser o caso de um buraco na rua ou manutenção da iluminação pública.

Agiliza a comunicação interna

Informações eletrônicas são transacionadas mais rapidamente do que via papel. Ao ter um sistema online para comunicação interna, toda esta transação torna- se ainda mais rápida e eficiente.

Além disso, ofícios e protocolos podem ser enviados diretamente para os destinatários, e até assinados online, sem necessidade de impressão em papel. Isso acaba gerando ainda mais economia para o município!

Moderniza a prefeitura

Informação e tecnologia não são mais apenas tendências – são realidade tanto para empresas quanto para a gestão pública.

Grandes metrópoles e cidades com mais de 500 mil habitantes já fazem esta transição há alguns anos, mas chegou o momento de prefeituras de menor porte se modernizarem e tornaram-se referência em gestão e comunicação eficientes.

Comunicação interna pública x privada: podem usar a mesma tecnologia?

A comunicação interna pública tem uma grande diferença em relação à privada: a necessidade de arquivamento de informações.

Enquanto muitas das informações e dos documentos do setor privado podem ser substituídos, atualizados ou digitalizados, muitas vezes este não é o caso do setor público. 

Muitos municípios ainda precisam investir grandes somas em armazenamento de documentos, e o ritmo de digitalização dos mesmos é bastante lento.

Sendo assim, uma plataforma de comunicação interna para o setor público precisa não somente transacionar informações rapidamente, como oficializar os trâmites através de assinatura eletrônica e manter uma cadeia de tramitação, mas também conseguir armazenar tudo isso de forma organizada.

É muito recomendado que nos dias de hoje, os documentos já nasçam de forma digital, desta forma não é necessário se preocupar e nem alocar recursos financeiros para posterior armazenamento ou digitação. 

É necessário que os gestores públicos brasileiros tenham essa visão: informação boa e útil ao governo é informação oficial e documentada.

Dessa forma, já em um curto prazo é possível notar fluidez na comunicação e redução de papel circulando, pois, os documentos são predominantemente eletrônicos.

Servidores públicos são o segredo para o sucesso

Pouco adianta a tecnologia avançada se não houver colaboração e apoio dos servidores públicos, os profissionais que precisarão lidar com a solução diariamente.

É fundamental que os servidores conheçam o organograma da instituição de cima a baixo, e compreendam o papel de todos os setores, onde cada colega trabalha e qual sua função principal.

Desta forma, as solicitações e pedidos dos cidadãos tramitam de forma assertiva dentro da prefeitura muito rapidamente, sendo resolvidos em poucas horas. Isso sim, é eficiência!

Conclusão

A comunicação interna é um dos pilares fundamentais para o bom funcionamento de uma prefeitura. Uma gestão eficiente deve levar em consideração a importância da comunicação interna eficaz, capaz de promover a transparência, a aproximação entre os setores e a efetividade das ações. 

Adotar as melhores práticas de comunicação interna pode fazer a diferença no dia a dia da prefeitura, garantindo uma gestão eficiente da informação e uma maior participação social.

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