Se você já se sentiu perdido ou sem saber como responder um memorando de forma eficaz, não se preocupe, você não está sozinho! Muitas pessoas têm dificuldade em lidar com esse tipo de comunicação oficial no ambiente de trabalho.
O memorando é uma forma importante de comunicação interna nas organizações públicas, mas muitas vezes pode gerar dúvidas ou até mesmo causar desconforto na hora de responder.
Por isso, preparamos este artigo com sete dicas infalíveis para ajudá-lo a responder um memorando de forma eficaz e sem erros. Com essas orientações, você será capaz de transmitir suas ideias de maneira clara e objetiva, evitando possíveis mal-entendidos e contribuindo para o bom andamento das atividades do setor público.
Então, acompanhe-nos e descubra como ser um mestre na arte de responder a memorandos!
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Qual a finalidade e quando utilizar um memorando?
A finalidade de um memorando é a de trocar informações internas dentro de uma organização ou na gestão pública.
O memorando deve ser utilizado sempre que houver necessidade de troca de informações entre membros de um mesmo departamento ou setor. Ele pode ser utilizado para fazer solicitações, apresentar ideias, informar sobre decisões tomadas, entre outras finalidades.
Como responder um memorando?
Para responder um memorando é necessário seguir algumas regras básicas: o documento deve ser claro, objetivo e preciso. Além disso, deve conter informações importantes para que o destinatário possa entender a mensagem.
Para te ajudar a responder um memorando de forma eficaz, listamos algumas dicas fundamentais que facilitam a comunicação:
1. Determine para quem você deve responder
Muitas vezes um memorando chegará para você encaminhado, mesmo quando este não for o caso, você tem que estar atento a quem irá responder, sempre lembrando que toda interação dentro do documento, todos os setores serão avisados da sua resposta imediatamente.
2. Pense antes de responder apenas com um “obrigado” ou “ciente”
Isso exige tempo adicional para abrir o memorando e ler algo já conhecido, a ferramenta já deixa claro quem leu o memorando, sendo desnecessário você avisar.
3. Certifique-se de incluir informações às quais você está respondendo
Muitas setores recebem vários memorandos diariamente. Não responda apenas “Sim” – inclua todas as informações possíveis que embasam sua resposta. Evite fazer com que o remetente tenha que solicitar mais explicações.
4. Responda prontamente
Se você precisar fazer uma pesquisa ou pensar um pouco antes de responder e resolver o memorando, ou se estiver ocupado demais, envie uma mensagem rápida permitindo que o remetente saiba qual o prazo de solução.
5. Seja proativo
Ao responder o memorando, você pode poupar o tempo de todos ao antecipar quaisquer perguntas ou preocupações que sua resposta possa gerar. Aborde esses possíveis questionamentos em sua resposta antes de alguém enviar um novo despacho fazendo tais questionamentos.
6. Sempre responda no mesmo memorando
Nunca crie um novo memorando para responder, isso dificulta muito o fluxo de trabalho, a resposta sempre deve ser feita no documento de origem.
Conclusão
O memorando é uma ferramenta fundamental para a comunicação interna e externa de uma organização. Ele deve ser utilizado de forma clara e objetiva, seguindo a estrutura correta e respeitando a finalidade para a qual foi criado.
Se utilizado corretamente, o memorando pode ser uma ferramenta poderosa para manter a organização e a eficiência dentro de uma organização pública, permitindo que as informações sejam transmitidas de forma clara e objetiva, evitando mal-entendidos e erros de comunicação.
Para ter mais dicas sobre como melhorar a comunicação entre setores na administração pública, veja esse artigo que preparamos para vocês. Boa leitura!
