A modelagem de processos permite um melhor entendimento dos processos de uma organização e uma visão compartilhada entre áreas e funcionários, proporcionando um compartilhamento de ideias mais claro.
O objetivo da modelagem é a otimização, com um foco maior na utilização de recursos, como qualidade, tempo e demanda, fornecendo uma melhor compreensão do fluxo de atividades e padronizando-o.
Neste post, você conhecerá mais benefícios da modelagem de processos, como ela funciona, além de entender como acontece a sua implementação.
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O que é modelagem de processos?
A modelagem de processos é a representação gráfica de processos de negócios ou fluxos de trabalho. Como um fluxograma, etapas individuais do processo são desenhadas para haver uma visão geral de ponta a ponta das tarefas no processo.
A modelagem de processos é um componente vital da automação de processos, pois um modelo de processo precisa ser criado primeiro para depois definir tarefas e otimizar o fluxo de trabalho antes de ser automatizado.
Importância da modelagem de processos
Uma modelagem de processos mostra tanto o modo como um fluxo de trabalho se desenrola quanto a relação entre sistema, eventos, pessoas e ferramentas dentro e entre processos. A seguir, listamos alguns pontos que mostram a importância da modelagem.
Benefícios na eficiência operacional
Com uma modelagem clara, você pode identificar desperdícios nas operações, como etapas desnecessárias, gargalos ou duplicações. O método permite o ajuste dos processos para minimizar custos e maximizar a produção ou a prestação de serviços.
Melhoria na gestão e na tomada de decisões
A modelagem de processos fornece aos tomadores de decisão uma compreensão clara das implicações do processo ao permitir a visualização das atividades de ponta a ponta. Com isso, as melhores decisões podem ser tomadas com base em dados e fatos.
Alinhamento estratégico e conformidade regulatória
A modelagem de processos ajuda no alinhamento das operações da organização com os objetivos estratégicos, garantindo que os processos estejam orientados para atender às metas e visões da organização. Além disso, o BPM pode ajudar as organizações a garantir a conformidade com políticas, regulamentos e padrões.
Como a modelagem de processos é realizada
A forma como você modela seus processos depende, em parte, da técnica utilizada, mas cada abordagem envolverá as mesmas etapas gerais depois que você identificar o processo que deseja modelar. Abaixo estão as etapas necessárias para começar.
Escolha do processo
Para implementar essa estratégia, é preciso estruturar um fluxograma com todas as informações necessárias sobre as atividades. Esses dados podem ser levantados de três formas:
- Top-down (de cima para baixo);
- Middle-out (do meio para fora);
- Bottom-up (de baixo para cima).
Seleção da equipe de trabalho
As equipes devem ser informadas sobre a modelagem de processos e envolvidas desde as primeiras etapas, já que essa é uma mudança estratégica na organização. É necessário entender quem está envolvido na execução das atividades e como é o fluxo de trabalho.
Escolha da ferramenta
Entre os vários métodos para produzir modelagens de processos estão:
- Ferramentas de Business Process Management (BPM);
- Solução de Gerenciamento de Processos de Negócios Inteligentes (iBPMS);
- Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPMS).
Para escolher uma ferramenta que atenda a todos os requisitos que você precisa, é necessário, por exemplo, analisar se a ferramenta possui recursos que suportam os cenários de uso que a organização deseja implementar, se a mesma é capaz de suportar a escalada da organização; e verificar a notação usada pela ferramenta.
Escolha da notação que será utilizada
Cada notação tem uma finalidade específica, variando de acordo com a complexidade da representação, a abordagem usada (top-down, bottom-up ou middle-out), bem como certos requisitos ou recursos.
Entre as notações mais populares estão:
- Modelo e Notação de Processos de Negócio (BPMN);
- Cadeia de Processos Orientada a Eventos (EPC);
- Linguagem de Modelagem Unificada (UML);
- Definição Integrada (IDEF).
Coleta de informações sobre o processo
Você pode coletar informações detalhadas sobre o processo por meio de: entrevistas com as partes interessadas, revisão da documentação existente ou observação do processo em ação. É importante se certificar de coletar informações de várias fontes para obter uma visão abrangente.
Desenho dos processos
Nesta etapa, é feita a ilustração dos fluxos das operações que acontecem em uma organização e seu aprimoramento, impulsionando a eficiência, a produtividade e a qualidade dos resultados.
Para que serve a modelagem de processos?
A modelagem de processos pode ajudar os gestores a tomar decisões sobre como otimizar seus recursos e melhorar a eficiência em seus processos por meio do desenvolvimento de um modelo de processo. Além disso, o BPM serve para:
Otimização e automação de processos
Com a digitalização e insights detalhados sobre cada etapa, as organizações podem manter melhor controle sobre os processos, garantindo conformidade e consistência em todas as operações.
Identificação e eliminação de gargalos
Os modelos de processos ajudam a padronizar processos em toda a organização, garantindo consistência e qualidade. Ao mapear processos, as organizações podem identificar e resolver ineficiências e gargalos, além de otimizar as operações, reduzindo o desperdício de tempo e recursos.
Facilitação da comunicação e do treinamento de equipes
Os modelos de processos facilitam a comunicação clara entre membros da equipe, departamentos e parceiros externos. Novos funcionários podem entender os fluxos de trabalho mais rapidamente com modelos de processo claros, acelerando o processo de integração e reduzindo o tempo e/ou custos de treinamento.
Como implementar a modelagem de processos
A modelagem de processos deve ser monitorada constantemente (e atualizada de acordo com as mudanças do ambiente) para garantir que o modelo permita que a organização atinja seus objetivos. Para isso, é preciso executar as seguintes ações:
Identifique e mapeie processos existentes
Para ter a clareza necessária para mitigar riscos e problemas, é importante entender quais informações, pessoas e recursos fazem parte de processos existentes. Ao mapear seu processo, a modelagem será mais fácil e precisa.
Mapear e modelar um processo são atividades sequenciais e interrelacionadas que ajudam a garantir que suas tarefas, equipes responsáveis por realizá-las, atividades e prazos sejam cumpridos até o resultado final ser alcançado de maneira padronizada e organizada.
Defina objetivos claros e metas para a modelagem
Definir o que o processo deve ter para ser eficiente e produtivo serve como um roteiro para toda a organização. Isso ajuda a:
- Alinhar os esforços da equipe em direção a objetivos comuns;
- Fornecer uma base para medir o progresso e o sucesso;
- Garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficiente.
Utilize ferramentas adequadas
Com a crescente necessidade de eficiência e escalabilidade, escolher a ferramenta certa de modelagem de processos pode ser uma mudança importante nos processos da organização.
Aqui, listamos algumas ferramentas diferentes que podem ajudar a otimizar suas operações e gerar o desempenho esperado: Diagrama SIPOC, Diagrama UML, Diagrama BPMN e Value Stream (Fluxo de Valor).
Envolva as partes interessadas
O sucesso de qualquer iniciativa de melhoria de processo depende principalmente do envolvimento e comprometimento das partes interessadas e da formação de uma equipe. O processo de mapeamento deve contar com as pessoas que realizam as atividades diariamente.
Monitore, revise e ajuste os processos continuamente
É fundamental monitorar os processos implementados para garantir que eles sejam executados da forma correta e promovam as melhorias esperadas.
Nessa etapa, deve-se trabalhar com Indicadores-chave de Desempenho (KPIs), pois eles permitirão identificar se os resultados gerados são os esperados ou se precisam de mudanças.
Conclusão
A modelagem de processos fornece uma visualização de processos de negócios, permitindo que eles sejam inspecionados mais facilmente, para que os usuários possam entender como os processos funcionam em seu estado atual e como eles podem ser melhorados.
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