Você já deve ter ouvido algum colega de trabalho mencionar o termo Plano de Contratações Anual (PCA), mas talvez ainda não saiba realmente o que significa e como funciona.
Todos os órgãos integrantes da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional têm a obrigação de elaborar o PCA para aquisição de materiais ou contratações de serviços.
Neste texto, apresentamos o conceito de Plano de Contratações Anual, suas alterações promovidas pela Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos, como elaborar o PCA e outras informações importantes.
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O que é o Plano de Contratações Anual?
O Plano de Contratações Anual é uma ferramenta de governança que consolida todas as compras e contratos que um órgão pretende realizar ou prorrogar no ano subsequente, contemplando bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação.
Com o PCA, é possível ter uma visão sistêmica de todas as solicitações de compras do Governo.
Com a publicação da Nova Lei de Licitações (Lei 14.133/2021), o Plano Anual de Contratações (PAC) passou a ser chamado de Plano de Contratações Anual (PCA).
Qual o objetivo do Plano de Contratações Anual?
Segundo a Nova Lei de Licitações, os objetivos do PCA são:
- Justificar as contratações dos órgãos e entidades;
- Garantir o alinhamento com o planejamento estratégico;
- Subsidiar a criação das respectivas leis orçamentárias.
Já os objetivos do cronograma do Plano de Contratações Anual é auxiliar no planejamento, transparência das contratações e controle de prazos, minimizando riscos relacionados ao atraso no processo de contratações.
Como o Plano de Contratações Anual funciona na prática?
O responsável (requisitante) por identificar a necessidade de contratações tem o período de 2 de janeiro a 1º de abril para formalizá-las no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações, por meio do preenchimento dos Documentos de Formalização das Demandas (DFD).
Somente devem ser inseridos no sistema os materiais que realmente se pretende adquirir no ano posterior ao do preenchimento das informações.
Os itens semelhantes (mesma natureza) devem ser agrupados em um mesmo DFD. Além disso, os itens com grau de prioridade alta devem ser separados em DFDs diferentes, pois o sistema exige justificativa específica para esses itens de alta prioridade.
Em seguida, o Setor de Contratações tem do dia 2 a 30 de abril para consolidar as solicitações enviadas pelo requisitante e o encaminhar para a autoridade competente, que aprova as contratações previstas no PCA por meio do Sistema PGC (Planejamento e Gerenciamento das Contratações), no período de 1º a 15 de maio.
Nessa fase, a autoridade competente pode aprovar itens do PCA ou devolvê-lo ao setor de contratações para adequar algum item junto aos requisitantes.
Logo após a aprovação no PGC, o PCA será automaticamente divulgado no Portal Nacional de Contratações Públicas.
Revisão e alteração do PCA
Há abertura do PGC em outro período posterior (primeiros 15 dias após a publicação da Lei Orçamentária Anual – LOA). Nesse período (um mês), o requisitante pode inserir, redimensionar ou cancelar itens no sistema.
Em seguida, o setor de contratações consolida as alterações realizadas pelo requisitante e as encaminha para a autoridade competente, que aprova as alterações realizadas no PCA no prazo de até o último dia da primeira quinzena após a publicação da LOA.
O que mudou com a Nova Lei de Licitações?
A Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos, Lei 14.133/2021, trouxe mudanças fundamentais para o Plano de Contratações Anual. Entenda as mudanças a seguir:
1. Ampliação do escopo do PCA
Antes, o PCA só podia contratar obras e serviços de engenharia. Agora, o plano contempla todos os objetos de contratação, ou seja, todas as compras da entidade ou órgão devem estar descritas no documento.
Cada um dos 26 estados e o Distrito Federal devem regulamentar a elaboração do seu PCA.
2. Maior ênfase na transparência e na participação da sociedade
O PCA deve ser disponibilizado publicamente e estar à disposição de qualquer cidadão que deseje acompanhar as compras programadas pelo órgão ou entidade. Isso permite maior fiscalização e controle dos gastos públicos.
3. Obrigatoriedade de elaborar o PCA
Antes, essa obrigatoriedade era aplicada em compras de grande porte. Agora, não importa o valor da aquisição, inclusive para os órgãos ou entidades que realizam licitações de menor vulto, no âmbito federal, de acordo com o Decreto 10.947.
4. Possibilidade de ajustes no PCA durante o ano
Agora, os órgãos públicos que precisarem alterar as compras planejadas, poderão realizar ajustes, mediante justificativa e comunicação transparente.
Isso mostra que a Nova Lei de Licitações visa aperfeiçoar os mecanismos de governança nas aquisições públicas, garantindo mais transparência nos processos, contratações públicas e maior eficiência no uso dos recursos públicos.
Como elaborar um Plano de Contratações Anual?
Para elaborar um Plano de Contratações Anual, é necessário seguir alguns passos importantes, como:
1 – Mapeie bem as necessidades
Para criar uma base sólida para a construção do PCA, o primeiro passo para elaborar o Plano é realizar um mapeamento detalhado das necessidades do órgão. Isso deve ser feito com a colaboração de todos os setores, ouvindo as demandas e elaborando um panorama detalhado das próximas compras.
2 – Defina objetivos e metas
Estabeleça objetivos e metas concretas para obter uma visão nítida do que deseja alcançar e defina parâmetros para medir o sucesso.
3 – Monitore com frequência
Desenvolva uma estratégia de monitoramento constante, garantindo que os objetivos traçados estejam sendo alcançados e que ajustes sejam feitos caso necessário.
4 – Analise os riscos e faça planos de contingência
É importante analisar os riscos para identificar possíveis desafios e ameaças. Após identificá-los, desenvolva planos de contingência. Dessa forma, você estará preparado para os imprevistos que venham a surgir e poderá seguir com o Plano, minimizando impactos negativos.
5 – Engajamento e comunicação efetiva
Para construir um plano eficiente e bem-sucedido é preciso envolver todas as partes interessadas, comunicar os objetivos, estratégias e metas para garantir o engajamento e alinhamento de todos os envolvidos.
Conclusão
O Plano de Contratações Anual beneficia a área de licitação pública, contribuindo para uma melhor cotação de preço junto aos fornecedores e processos de compra eficientes, evitando atrasos e burocracias desnecessárias e colaborando para uma gestão pública cada vez mais eficaz.
Além disso, o PCA reforça o comprometimento do governo com eficiência e transparência na gestão de recursos.
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