Um sistema para empresas é uma ferramenta fundamental para orientar e apoiar o trabalho de organizações de todos os tipos e tamanhos, sendo também um aspecto importante para administrar uma organização de sucesso.
Quem ocupa cargos corporativos de liderança está constantemente procurando maneiras de melhorar a eficiência, a produtividade e o sucesso da empresa. E é aí que entra o sistema como um importante aliado para atingir esses objetivos.
Neste post, exploraremos os benefícios de ter sistema para empresas e como ele pode ajudar a criar uma organização mais eficiente e eficaz para que você possa começar a perceber os benefícios em sua organização.
Sem tempo para ler agora?
Baixe esta matéria em PDF!
O que é um sistema para empresas?
Um sistema para empresas é uma ferramenta digital utilizada para viabilizar a gestão de tarefas e rotinas em uma empresa, projetada para garantir que objetivos específicos sejam alcançados de forma eficiente e confiável.
Sistemas do tipo abrangem ferramentas, processos e estratégias interligadas que funcionam em conjunto para produzir um resultado ou serviço específico.
Quais são as funcionalidades?
Há uma gama de funcionalidades e propósitos que um sistema empresarial pode oferecer. Dentre as funcionalidades, podemos destacar:
Digitalização de processos
Com uma ferramenta adequada, é possível eliminar totalmente o uso de papel e a movimentação física de documentos tanto interna quanto externamente (em toda uma organização e também nas transações externas), com toda a segurança em todos os processos.
Além disso, é possível usar módulos para digitalizar todos os processos que envolvem documentos e comunicação.
Fluxos personalizados
Os sistemas para empresas ajudam as empresas a organizarem todo o seu fluxo de trabalho de maneira simples e eficiente.
Isso é possível de várias formas, por exemplo, montando fluxos de trabalho personalizados, com regras e etapas ideais para o negócio e criando e mapeando com toda autonomia o fluxo de etapas de qualquer documento ou processo.
Acompanhamento de demandas online
Com a integração de sistemas, é possível ter todos os sistemas e plataformas conectados em um só lugar, tornando o trabalho mais simples e ágil, com processos mais fáceis de serem otimizados.
Outra característica do sistema é a possibilidade de gerenciar todas as demandas online e acompanhá-las de ponta a ponta por meio do computador, smartphone ou outros dispositivos, a partir de qualquer lugar que você estiver.
A rotina de trabalho fica mais organizada e a comunicação entre todas as áreas se torna mais clara e eficiente.
Assinatura digital
Ao utilizarem a assinatura digital, as empresas eliminam o processo manual de coleta de assinaturas, envio físico de documentos, reconhecimento de firmas e gestão de documentos físicos, reduzindo custos, simplificando os processos e agilizando substancialmente a formalização de documentos.
Por meio dos sistemas empresariais, tem-se a liberdade de assinar documentos remotamente e fechar negócios onde você estiver. A assinatura garante validade jurídica, é rastreável, rápida e totalmente segura, pois utiliza mecanismos modernos de criptografia.
Vantagens de contratar um sistema para empresas
No mundo empresarial de hoje, com um cenário digital evoluindo cada vez mais rápido, implementar um sistema para empresas é estar à frente no mercado e você não quer ficar para trás. Afinal, processos eficazes contribuem para o seu sucesso a longo prazo.
Veja mais algumas vantagens que a implantação de um bom sistema traz para a sua empresa:
Agilidade
A implantação de um sistema para empresas eficaz centraliza todos os documentos em um só lugar, conferindo mais agilidade na gestão de documentos. A facilidade de acessar os arquivos armazenados na nuvem torna o trabalho mais simples e seguro.
Economia
Quando não é preciso repetir as atividades várias vezes para concluí-las, você reduz seus custos. A digitalização de processos elimina o gasto com papel e também ajuda a reduzir erros dispendiosos e a melhorar a qualidade do trabalho realizado por seus funcionários.
E tem mais: gera, por exemplo, economia com combustível, com o fim dos deslocamentos para coletar assinaturas; e reduz custos com pessoal e com locação de espaços para armazenar documentos.
Controle de prazos
Ferramentas do tipo facilitam o controle de documentos e processos ao enviar notificações sobre todas as etapas dos processos, evitando a perda de prazos e multas.
Eficiência nos fluxos de trabalho
Outra vantagem é mais eficiência nos fluxos de trabalho e conformidade com resultados significativos. É possível controlar processos por meio de etapas e responsabilidades bem definidas e ter a certeza de que todos os estágios necessários serão cumpridos.
Segurança
Os sistemas empresariais possibilitam que todos os documentos da empresa fiquem protegidos na nuvem com segurança e transparência. Para manter a segurança das informações, estas ferramentas aperfeiçoam constantemente a inviolabilidade dos dados.
Dados para evolução da gestão
Com uma boa ferramenta, é possível ter uma visão integrada das operações por meio de relatórios que mostram o desempenho de cada departamento, ajudando na identificação de evoluções necessárias e na tomada de decisões informadas.
Por que a 1Doc é a melhor opção para a sua empresa
A 1Doc é a solução para a sua empresa realizar negócios mais rápido, aumentar a conformidade, ter uma rotina de trabalho mais organizada, com a garantia de uma comunicação clara entre as áreas e um melhor gerenciamento de demandas.
Com a implantação da plataforma, sua empresa terá todos os documentos disponíveis 24 horas por dia e poderá dizer adeus aos papéis, planilhas e informações perdidas ou extraviadas.
Tudo que seu negócio precisa, a plataforma 1Doc oferece, como:
- Apoio na organização do seu trabalho, da sua comunicação e no atendimento de demandas com mais eficiência, transparência e engajamento;
- Fim da tramitação de processos em papel, poupando tempo, dinheiro e aumentando a produtividade;
- Redução de custos com o fim das impressões de documentos;
- Faz todo o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos (CLM), com formalização de contratos na metade do tempo normal;
- Sua assinatura digital não tem limite de uso e pode ser usada tanto internamente, para assinar documentos entre os setores da sua organização, quanto externamente, para coletar assinaturas de clientes, fornecedores, parceiros ou colaboradores. Um de seus diferenciais é a possibilidade de assinar documentos em lote (vários documentos de uma vez). Tempo médio de assinatura reduzido em 10 vezes;
- Realiza seus processos de admissão 100% online e faz a gestão de documentos relativos a todo o RH;
- Envia notificações detalhadas em tempo real para qualquer dispositivo que você estiver utilizando, para mantê-lo informado sobre cada etapa do processo ou solicitação enviada;
- Contribui para um mundo mais sustentável, ajudando municípios brasileiros a se tornarem cidades inteligentes.
Conclusão
Um sistema para empresas pode ajudar a agilizar processos, melhorar a qualidade, a comunicação e a tomada de decisões, aumentar a responsabilidade e a adaptabilidade e garantir a conformidade da sua empresa.
Ao implementar sistemas eficientes, as organizações podem criar um ambiente mais produtivo, que pode ter um impacto positivo em seu desempenho e sucesso, gerando benefícios significativos a longo prazo.
Para trazer a transformação digital para dentro da sua empresa, fale com nossa equipe de vendas e torne seu negócio mais digitalizado, com gestão de documentos mais transparente e dados precisos integrados em uma única plataforma.
