A era digital trouxe consigo a necessidade de adaptação e inovação contínua, especialmente nas instituições que lidam com grande volume de documentos e processos administrativos. Um exemplo notável dessa transformação é o caso da Fundação para o Desenvolvimento da Unesp (Fundunesp), que em 2022 implementou o projeto “Fundunesp sem papel” por meio da plataforma 1Doc.
A iniciativa da Fundunesp marcou um avanço significativo em direção à modernização e eficiência operacional, destacando-se como um caso de sucesso na gestão documental digital.
Antes da implementação da 1Doc, a fundação enfrentou diversos desafios relacionados à morosidade e à burocracia dos processos administrativos. A dependência de documentos físicos e assinaturas manuscritas não só atrasava os procedimentos, mas também gerava custos significativos com manutenção e armazenamento de papéis.
Este cenário necessitava de uma solução que não apenas agilizasse os processos, mas que também alinhasse a fundação às práticas sustentáveis modernas.
Além disso, a gestão de documentos online simplifica a organização, recuperação e compartilhamento de informações, tornando a colaboração entre departamentos e funcionários muito mais eficaz. A rastreabilidade dos documentos também foi aprimorada, proporcionando maior transparência e controle sobre o fluxo de trabalho.
Joel Santana – Gerente Administrativo e Financeiro da Fundunesp
A solução encontrada foi a implementação da 1Doc, que proporcionou uma gestão de documentos totalmente online e com assinatura digital. Essa inovação tecnológica permitiu que a Fundunesp superasse os obstáculos previamente enfrentados.
Com a plataforma, documentos e processos agora são armazenados em um ambiente virtual seguro, onde transações e aprovações ocorrem de forma rápida e eficiente, eliminando a necessidade de deslocamento físico para coleta de assinaturas.
A implantação da 1Doc marcou um importante passo rumo à modernização e agilização dos processos administrativos na Fundunesp. Essa plataforma inovadora de gestão de documentos online e assinatura digital revolucionou a forma como a Fundunesp lida com suas atividades burocráticas e documentais.
Joel Santana – Gerente Administrativo e Financeiro da Fundunesp
Sem tempo para ler agora?
Baixe esta matéria em PDF!
Benefícios alcançados
Os benefícios da implementação da 1Doc foram imediatos e impactantes:
- Eficiência operacional: A digitalização dos processos reduziu significativamente os tempos de espera e agilizou processos burocráticos, economizando tempo e recursos.
- Sustentabilidade: Com a redução no uso de papel, a Fundunesp demonstrou seu compromisso com práticas ambientais responsáveis, contribuindo para a redução do impacto ambiental.
- Transparência e rastreabilidade: A gestão de documentos online melhorou a transparência e o controle sobre o fluxo de trabalho, facilitando a colaboração entre departamentos e aumentando a segurança dos dados.
- Imagem institucional: A adoção de tecnologias inovadoras reforçou a imagem da Fundunesp como uma organização moderna e comprometida com a eficiência e a sustentabilidade.
A transição para o “Fundunesp sem papel” não foi apenas uma mudança de como os documentos são tratados e armazenados, mas uma verdadeira transformação cultural dentro da instituição.
O sucesso do projeto serve como um modelo para outras organizações que buscam eficiência e sustentabilidade através da tecnologia. A Fundunesp agora se posiciona como um exemplo de inovação e responsabilidade ambiental, liderando pelo exemplo no setor de fundações de apoio.
A introdução da 1Doc ao programa “Fundunesp sem papel” em 2022 trouxe uma transformação significativa na gestão de documentos e processos administrativos da Fundunesp. Essa plataforma não apenas agilizou os procedimentos internos, economizando tempo e recursos, mas também promoveu a sustentabilidade e a eficiência, posicionando a Fundação como um exemplo de Fundação de Apoio.
Joel Santana – Gerente Administrativo e Financeiro da Fundunesp
Este case de sucesso não só destaca os benefícios tangíveis da digitalização, mas também sublinha a importância de adaptar-se às mudanças do ambiente digital para continuar relevante e eficiente em um mundo cada vez mais conectado.
