O Serviço de Previdência e Assistência à Saúde dos Servidores Municipais de Indaiatuba (SEPREV) é uma autarquia estratégica para o município paulista, localizado na Região Administrativa de Campinas.
Desde 1993, o SEPREV atua com foco em dois pilares: Previdência Social e Assistência à Saúde. Por meio do Regime Próprio de Previdência Social (RPPS), a instituição administra os fundos que garantem o pagamento de aposentadorias e pensões futuras dos servidores, bem como os recursos destinados à promoção e manutenção da saúde dos segurados e seus dependentes.
A autarquia segue princípios de transparência, sustentabilidade e inovação, valores que também nortearam a decisão de iniciar um processo de transformação digital, com a implantação da 1Doc em janeiro de 2023.
Contexto e motivação para a digitalização
A natureza das atividades do SEPREV exige alto nível de controle, segurança documental e rastreabilidade. Com o tempo, o volume de processos físicos passou a gerar desafios operacionais, além de dificultar o acesso remoto a documentos e informações.
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A gestão de documentos físicos, além de ocupar espaço, impunha limites à agilidade na tramitação interna e à comunicação entre os setores.
Diante disso, a instituição identificou a necessidade de redesenhar seus fluxos de trabalho, centralizar as informações e oferecer mais praticidade aos segurados e beneficiários. Com a implantação da 1Doc, iniciou-se a digitalização dos processos administrativos e à construção de um novo modelo de atendimento.
Avanços em acessibilidade, controle e comunicação
Segundo Thiago Fonseca Gonçalves, Chefe de Gabinete da Superintendência e responsável pelo projeto de transformação digital no SEPREV, os impactos positivos começaram a ser percebidos logo nos primeiros meses:
Desde janeiro de 2023, quando iniciamos a transformação digital no SEPREV com o apoio da 1Doc, nossa rotina de trabalho mudou completamente para melhor. Hoje temos acesso aos processos e documentos de qualquer lugar, o que trouxe uma enorme praticidade, principalmente para quem precisa acompanhar as demandas mesmo fora do escritório.
Thiago Fonseca Gonçalves – Chefe de Gabinete da Superintendência
Com a digitalização, os processos ganharam agilidade e os setores passaram a se comunicar com mais eficiência. A tramitação eletrônica dos atos e decisões fortaleceu a comunicação interna e ampliou a transparência nas relações institucionais.
Os módulos de Protocolo e de Processo Administrativo tornaram-se ferramentas essenciais para organizar a entrada e o tratamento das demandas que antes circulavam em formato físico.
A tramitação dos processos ganhou muito mais agilidade, permitindo que os setores se comuniquem com mais eficiência e que os atos e decisões sejam compartilhados com as diretorias e setores de forma rápida e clara. Isso fortaleceu a comunicação interna e a transparência com todos os envolvidos.
Thiago Fonseca Gonçalves – Chefe de Gabinete da Superintendência
Crédito: SEPREV.
Atendimento mais moderno e centrado no usuário
Um dos avanços mais significativos da digitalização foi a oferta de serviços virtuais aos segurados e beneficiários, permitindo o acesso remoto e o envio de documentos sem a necessidade de deslocamento até a sede do SEPREV.
Essa mudança representa ganhos importantes em conforto, eficiência e inclusão para os usuários, além de alinhar o atendimento da autarquia às práticas contemporâneas de gestão digital.
Conseguimos oferecer serviços virtuais aos nossos segurados e beneficiários, evitando a necessidade de deslocamento até o SEPREV. Isso facilita muito a vida dos usuários e demonstra o nosso compromisso com a modernização do atendimento.
Thiago Fonseca Gonçalves – Chefe de Gabinete da Superintendência
Sustentabilidade, economia e gestão eficiente
Além dos ganhos em agilidade e comunicação, a transformação digital no SEPREV também trouxe resultados concretos em sustentabilidade e gestão de recursos.
Com a eliminação progressiva do uso de papel e a digitalização dos fluxos internos, a instituição reduziu despesas com papel, impressão, energia elétrica e manutenção de equipamentos.
Ao todo, desde o início da implantação da 1Doc, já foram tramitados 14.371 documentos, com 64.680 anexos e 40.457 assinaturas digitais, consolidando a SEPREV como um ambiente de trabalho cada vez mais organizado, rastreável e sustentável.
Outra grande conquista foi a drástica redução no consumo de papel, o que reflete nossa preocupação com a sustentabilidade e gera economia de recursos (papel, energia elétrica, impressoras e respectiva manutenção).
Thiago Fonseca Gonçalves – Chefe de Gabinete da Superintendência
A digitalização também permitiu mais visibilidade sobre o andamento das atividades. Os gestores passaram a acompanhar os fluxos em tempo real, o que fortaleceu o controle interno e a tomada de decisão.
Os gestores agora têm a possibilidade de acompanhar o andamento dos processos em seus setores, o que facilita o controle e a tomada de decisão.
Thiago Fonseca Gonçalves – Chefe de Gabinete da Superintendência
Superando desafios com planejamento e engajamento
Como em qualquer processo de mudança, a implantação da digitalização no SEPREV enfrentou obstáculos, especialmente relacionados à resistência à mudança e à adaptação às novas rotinas.
No entanto, com planejamento, capacitação e engajamento da equipe, esses desafios foram gradualmente superados.
Hoje, passados mais de dois anos e meio do início da transformação digital, a autarquia já realiza 100% das tramitações de atos e processos em ambiente digital, consolidando um novo padrão de eficiência e governança.
É claro que enfrentamos diversos desafios nessa jornada, e o principal deles foi a resistência a mudanças. Mas, com muito treinamento e conscientização, conseguimos evoluir com a implantação do projeto e hoje podemos dizer que os atos e processos que são produzidos e que tramitam no SEPREV são 100% digitais.
Thiago Fonseca Gonçalves – Chefe de Gabinete da Superintendência
Compromisso com a modernização contínua
A parceria entre SEPREV e 1Doc é um exemplo de como a transformação digital pode ser implementada de forma estratégica e estruturada em institutos de previdência.
A experiência mostra que, com o apoio da tecnologia e o envolvimento das equipes, é possível aprimorar o atendimento, fortalecer a transparência institucional e garantir mais eficiência na gestão de recursos.
A transformação digital no SEPREV, viabilizada pela 1Doc, trouxe modernização, eficiência e transparência na gestão. Estamos muito satisfeitos com os resultados e confiantes de que ainda temos muito a evoluir com essa parceria.
Thiago Fonseca Gonçalves – Chefe de Gabinete da Superintendência
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Crédito da foto em destaque: Prefeitura Municipal de Indaiatuba.
