Taubaté nasceu como um pequeno povoado de origem colonial no interior paulista. Tinha ruas calçadas de pedras e uma rotina que girava em torno da Igreja Matriz, das festas religiosas, da agricultura e do comércio local. Dali surgiram nomes importantes da música e da literatura brasileiras.
Emancipada em 1842, a cidade tem hoje 310 mil habitantes (Censo 2022), infraestrutura urbana desenvolvida, áreas industriais em expansão e comércio movimentado. Também é reconhecida pela educação e pelo turismo, com museus e festas tradicionais que celebram passado e presente.
Essa mistura de tradição e modernidade também chegou à administração. Desde junho de 2022, a prefeitura usa a 1Doc para digitalizar processos e oferecer serviços on-line. A seguir, conheça essa mudança e o que ela trouxe para servidores e cidadãos.
Quando um processo dependia de motorista
Diretor de Inovação e Tecnologia da Prefeitura, Alisson Ribeiro trabalha no município há 16 anos. Ele participou da mudança desde o começo: esteve com a equipe que conduziu a licitação e depois acompanhou toda a implantação da plataforma.
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De acordo com Alisson, determinados processos circulavam em papel e só chegavam ao destino quando havia um motorista disponível para levá-los de um setor a outro, mesmo quando se tratava de um documento simples. A impressão e a compra de papel também pesavam no dia a dia da gestão.
Com o processo eletrônico, os documentos passaram a circular pelo sistema, sem depender de transporte. Para o diretor, esse foi o avanço mais visível.
O maior salto foi o tempo de tramitação dos processos em geral. Às vezes, acontecia de um processo ficar dois dias parado até chegar ao setor, principalmente nos setores que não tinham motorista. Isso era muito difícil. Com a vinda do processo eletrônico, o que mais impactou aqui foi a velocidade de tramitação dos processos.
Alisson Ribeiro, Diretor de Inovação e Tecnologia da Prefeitura de Taubaté
Confiança se constrói com diálogo
Toda mudança de rotina pede adaptação. A prefeitura tinha muitos servidores com longa trajetória na casa, acostumados a trabalhar com papel. No começo, alguns imprimiam os processos digitais para guardar uma cópia física. Tinham medo de perder o acesso caso o sistema saísse do ar ou a empresa deixasse de atender o município.
A solução veio com tempo e muita conversa interna. Aos poucos, o hábito foi mudando, e hoje os servidores não imprimem mais os processos. Hoje, a 1Doc tem 1.718 usuários no município.
Tivemos essa dificuldade, mas, com o tempo e muita conversa interna, fomos conseguindo quebrar isso. Hoje já não acontece mais, por exemplo, de o pessoal ficar imprimindo os processos.
Alisson Ribeiro, diretor de Inovação e Tecnologia da Prefeitura de Taubaté
Atendimento que cabe na agenda do cidadão
Do lado de fora, a mudança transformou a relação da população com a prefeitura. Antes, qualquer solicitação exigia ir até o setor de protocolo, fosse um pedido de cópia de processo ou de poda de árvore. As filas eram longas, e muitas vezes o cidadão precisava levar documentos para imprimir no local.
Hoje, Taubaté oferece mais de 500 serviços digitais pela plataforma, e as filas nos atendimentos deixaram de existir. O atendimento presencial continua funcionando para quem prefere esse formato. A diferença é que ele deixou de ser o único caminho. Sem precisar seguir o horário de expediente, muitos moradores resolvem suas demandas quando é mais conveniente para eles.
E a gente percebe que às 11 horas da noite, meia-noite, o pessoal está em casa abrindo processo. Para a população, isso facilitou bastante: eles conseguem abrir de qualquer lugar, em qualquer horário.
Alisson Ribeiro, diretor de Inovação e Tecnologia da Prefeitura de Taubaté
Projetos aprovados em 24 horas
Um dos exemplos mais claros da mudança está na área de planejamento. A análise de projetos para construção de residências ganhou um ritmo que antes não fazia parte da realidade local. O licenciamento urbanístico foi a área que mais sentiu o impacto.
A agilidade foi elogiada desde o início da implantação. Como a 1Doc também é usada em cidades vizinhas, quem atua em mais de um município da região já trabalha com a mesma plataforma.
Hoje temos processos que são autorizados em 24 horas, algo que antigamente não existia. Isso foi o que mais marcou aqui na prefeitura, para os engenheiros e todos os envolvidos.
Alisson Ribeiro, diretor de Inovação e Tecnologia da Prefeitura de Taubaté
Resultados em números
A economia também aparece nas contas públicas. Segundo o diretor, o efeito mais fácil de medir está na impressão.
Os dados de uso da 1Doc mostram o tamanho da mudança:
- R$ 66.458.618,94 em economia indireta, estimativa que considera as impressões e o papel que deixaram de ser necessários;
- 5.178.637 emissões totais;
- +4,2 milhões de arquivos anexados ao sistema;
- +5,7 milhões de acessos no período;
- +500 serviços digitais oferecidos à população;
- 1.718 usuários.
Um recado para outros municípios
Para Alisson, a experiência de Taubaté serve de referência para cidades de porte semelhante que ainda não digitalizaram seus processos. Ele reconhece que a adoção exige investimento e que a resistência costuma ser grande no universo das prefeituras. Mesmo assim, avalia que o retorno em eficiência, tempo e agilidade compensa.
A mensagem que fica é que vale a pena entrar para o mundo digital. Eu sei que no universo das prefeituras existe uma resistência muito grande, mas a prefeitura só ganha com isso.
Alisson Ribeiro, diretor de Inovação e Tecnologia da Prefeitura de Taubaté
A cidade que um dia se organizou em torno da Igreja Matriz agora também se conecta por telas. Com processos mais ágeis, atendimento a qualquer hora e menos papel, a prefeitura aproxima a gestão pública do ritmo dos taubateanos.
