O ciclo de vida de documentos é o processo geral que documentos passam desde o seu início até o seu descarte, passando por todas as fases de sua vida útil, sendo que cada fase tem sua própria importância e usos diferentes e é essencial para a administração pública.
São processos que permitem ao governo gerenciar adequadamente os documentos, desde a criação até a destruição. Com isso, é possível garantir que os documentos sejam armazenados de forma segura e eficiente, de acordo com as diretrizes da organização.
Além disso, o correto manejo de documentos na gestão pública, auxilia na redução dos custos, pois evita o desperdício de papel e a redução da necessidade de armazenamento de documentos.
Neste texto, vamos discutir cada fase do ciclo de vida de documentos e como elas podem ser aproveitadas para melhorar a qualidade, a segurança e a eficiência dos processos de gestão de documentos na administração pública.
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O que é e quais são as fases do ciclo de vida dos documentos?
O ciclo de vida dos documentos é o processo completo desde a criação até a descarte de documentos, incluindo todas as etapas entre elas. Esse ciclo é dividido em quatro fases principais: criação, armazenamento, uso e descarte.
- Na fase de criação, são criados e desenvolvidos os documentos.
- A seguir, na fase de armazenamento, os documentos são armazenados de forma segura. Na terceira fase, o documento é usado de acordo com sua finalidade.
- Por último, na fase de descarte, o documento é destruído ou arquivado.
O ciclo de vida dos documentos é um processo importante para garantir a segurança e a autenticidade dos documentos e informações.
Qual a diferença entre documentos comuns e documentos arquivísticos?
Existem diferenças entre documentos comuns que tramitam em uma instituição e os documentos arquivísticos, que são importantes para iniciarmos o entendimento do processo de ciclo de vida de documentos.
Um documento é qualquer tipo de informação contida em um meio de comunicação, como papel, digital ou outro. Por outro lado, um documento arquivístico é um documento específico, que foi criado para ser armazenado e usado por um período prolongado.
Geralmente, um documento arquivístico possui informações sobre uma atividade ou transação realizada por uma organização ou pessoa e é mantido como um registro de evidência ou para fins de referência futura.
O que é gestão arquivística?
A gestão arquivística de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos. Essas práticas incluem a organização, o armazenamento e o manuseio adequado dos documentos, bem como a avaliação de seu conteúdo para fins de arquivamento.
A Gestão Arquivística também trata de questões relacionadas à segurança e à proteção dos documentos, assim como ao acesso a eles. É uma área fundamental para assegurar o acesso a informações relevantes para a organização, possibilitando a tomada de decisões assertivas.
Quais são as 3 idades de um documento?
Nós seres humanos possuímos ciclos em nossa vida, iniciando pelo nascimento, crescimento, vida adulta, velhice e falecimento. Com os documentos arquivísticos, não seria diferente.
O documento percorre três fases importantes no seu fluxo documental, estas fases são denominadas e cada termo utilizado está associado a uma funcionalidade.
A teoria das três idades trata-se de dividir em fases o ciclo de vida dos documentos, conforme abaixo:
- Arquivo Corrente = Primeira Idade
- Arquivo Intermediário = Segunda Idade
- Arquivo Permanente = Terceira Idade
- A primeira idade documental é o arquivo corrente, neste momento o documento está sendo produzido por conta de uma atividade ou função administrativa. Nesta etapa o documento é utilizado diariamente.
- A segunda idade documental é o arquivo intermediário, nesta ação o documento ainda possui um trâmite administrativo, porém o uso é relativamente baixo. Neste ponto o documento aguarda o tempo de guarda, que pode ser pequena, média e longa. O prazo é contabilizado a partir de legislações, normativas e aprovações que cabem ao documento em si.
- A terceira idade documental é o arquivo permanente, neste ponto o documento já cumpriu todo seu trâmite administrativo, e o seu fim funcional. Não são todos os documentos que ficam arquivados nesta fase. Devido ao arquivo permanente ser aplicado apenas para documentos que não podem ser eliminados por conter um valor jurídico e histórico, isto quer dizer, terão guarda permanente dentro do acervo da instituição.
O que é a tabela de temporalidade de documentos?
A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento de gestão documental que estabelece o tempo de guarda de documentos, de acordo com determinadas condições e critérios.
É um documento de referência que deve servir para a classificação dos documentos, com base na sua natureza, função, importância e disposição legal.
Esta tabela tem por objetivo preservar a memória documental da organização, para que sejam mantidos os documentos apenas o tempo necessário para fins legais ou de gestão, descartando-se aqueles que não tenham qualquer utilidade.
Como funciona a tabela de temporalidade de documentos?
A tabela de temporalidade deve ser elaborada para cada instituição, em virtude de cada arquivo ser único e orgânico. Essa criação é comandada por um Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, tendo como presidente um Arquivista responsável pelos trâmites.
Essa tabela deve ser padronizada e bem organizada, com a intenção de mostrar clareza para todos os produtores de documentos.
Para exemplificar, apresentamos abaixo uma estrutura de tabela de temporalidade:
Como a tecnologia otimiza o Ciclo de Vida de Documentos?
A tecnologia tem ajudado a melhorar significativamente o ciclo de vida de documentos. Por meio da automação dos processos, os documentos podem ser criados, armazenados e compartilhados com mais rapidez e facilidade.
Além disso, a tecnologia também permite aos usuários monitorar o status de documentos ao longo do processo, o que ajuda a garantir a precisão e a consistência de informações e ao mesmo tempo reduz o tempo e o esforço necessários para criar, aprovar e gerenciar documentos.
Para saber mais como economizar tempo e recursos na sua instituição ao lidar com documentos, conheça a nossa solução para gestão eletrônica de documentos.
