O memorando é uma das ferramentas mais importantes da comunicação. Trata-se do documento oficial utilizado para comunicar informações dentro das organizações públicas, seja para solicitar alguma ação, informar sobre decisões ou transmitir orientações.
É um meio de comunicação ágil e eficiente, que permite que os colaboradores fiquem informados sobre o que está acontecendo na organização e saibam o que é esperado de cada um.
Neste artigo, vamos abordar o que é um memorando, quais são suas características e como ele deve ser elaborado para que cumpra sua função de forma eficaz.
O que é um memorando?
O memorando é um documento de comunicação interna de uma organização, utilizado para transmitir informações, solicitar providências ou encaminhar decisões. Trata-se de um meio ágil e eficiente de repassar informações entre departamentos, funcionários ou outras partes interessadas.
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Na administração pública, os memorandos são frequentemente utilizados para comunicar avisos, lembretes, instruções, políticas ou outras informações importantes.
Diferente de outros tipos de comunicação interna, como e-mails e mensagens de texto, o memorando tem um caráter mais formal e pode ser utilizado como documento oficial de registro dentro da organização.
Diferença entre ofício e memorando
Antes de explorarmos as características de um memorando, é importante esclarecer a diferença entre ofício e memorando.
O ofício é um documento formal utilizado principalmente para comunicações externas entre órgãos públicos, autoridades ou instituições. Ele segue um padrão rígido de formatação e linguagem impessoal, sendo indicado para solicitações, convites, agradecimentos ou encaminhamentos que exigem registro oficial e maior grau de solenidade.
Já o memorando é voltado para a comunicação interna entre setores de uma mesma organização. Sua linguagem é mais direta e sua estrutura, mais simples, sendo utilizado em assuntos rotineiros e operacionais, como repasses de informações, solicitações internas ou instruções administrativas.
A escolha entre um e outro depende do destinatário e da finalidade da mensagem: usa-se o ofício para interlocuções externas e formais, e o memorando para comunicações internas, com foco na agilidade e na objetividade.
Para que serve um memorando?
O memorando pode ser utilizado para uma variedade de finalidades, tais como:
- Comunicar mudanças na organização, como reorganização de departamentos ou mudanças de políticas;
- Informar os colaboradores sobre decisões importantes;
- Solicitar informações ou feedback dos funcionários;
- Comunicar informações sobre treinamentos, eventos ou atividades;
- Documentar processos internos e garantir a rastreabilidade das decisões administrativas.
Tipos de Memorando
Existem três tipos de memorando: interno, externo e comercial. Vamos às diferenças entre eles:
Memorando interno
O memorando interno é um documento formal utilizado dentro de uma organização para comunicação entre departamentos, equipes ou colaboradores.
É um comunicado interno com a função de transmitir informações, instruções, informes administrativos ou diretrizes internas de maneira objetiva e direta.
Normalmente, o memorando interno segue um formato padrão, incluindo o remetente, destinatário, assunto e corpo do texto, podendo conter prazos ou ações esperadas dos envolvidos. Como é um documento de circulação interna, sua linguagem pode ser técnica ou administrativa, dependendo do contexto.
Além disso, ele pode ser confidencial ou de acesso geral, dependendo da natureza da informação.
Memorando externo
O memorando externo é um documento formal enviado por uma organização para entidades, clientes, fornecedores ou outras empresas.
Ele tem a finalidade de oficializar comunicados, pedidos, convites, notificações ou outras informações relevantes no ambiente corporativo.
Diferente do memorando interno, sua linguagem costuma ser mais formal e estruturada, pois representa a comunicação oficial da empresa para terceiros. Ele pode ser utilizado em processos institucionais, parcerias, negociações e outras interações formais.
Em muitos casos, os memorandos externos seguem um protocolo de envio e registro, garantindo sua validade legal.
Memorando comercial
O memorando comercial é um tipo específico de memorando externo utilizado na comunicação entre empresas, fornecedores, parceiros comerciais ou clientes.
Seu objetivo é tratar de assuntos relacionados a negociações, propostas comerciais, pedidos, reclamações, pagamentos, termos de contratos ou qualquer outra informação relevante ao setor comercial.
Ele deve ser claro, objetivo e formal, garantindo que as partes envolvidas compreendam as informações e ações necessárias. Em muitos casos, o memorando comercial pode servir como um registro documental de tratativas comerciais.
Esse tipo de memorando também pode ser utilizado como base para futuras auditorias e revisões contratuais.
Como elaborar um memorando?
Para garantir que o documento cumpra sua finalidade, é fundamental que ele seja elaborado de forma clara e concisa. Isso significa que o uso da linguagem deve ser acessível e direto, evitando termos excessivamente técnicos.
O documento deve ser organizado em seções distintas, com títulos e subtítulos que facilitem a leitura e compreensão.
Além disso, o documento deve ser escrito em linguagem objetiva, evitando jargões ou termos técnicos que possam dificultar a compreensão por parte dos colaboradores.
Para garantir que o memorando seja eficiente, é necessário seguir algumas regras básicas:
- Identifique claramente o destinatário do memorando;
- O assunto deve ser claro e objetivo, indicando o motivo do memorando;
- A mensagem deve ser escrita de forma clara e concisa, sem rodeios ou informações desnecessárias;
- Deve conter a data de emissão do documento;
- Organize o conteúdo em seções distintas, com títulos e subtítulos;
- Utilize fontes de fácil leitura;
- Utilize uma estrutura visualmente atraente, com espaçamento adequado entre as linhas e parágrafos;
- A assinatura do remetente deve ser colocada no final do documento com o cargo e o setor;
- Avise sobre os anexos, não esqueça de citar algo como “conforme anexo”;
- Revise antes de enviar para evitar erros gramaticais ou informações incompletas.
Estrutura do Memorando
A estrutura do memorando é simples e deve seguir algumas normas para que sua finalidade seja cumprida de forma clara e objetiva, vejamos abaixo um exemplo:
De: [NOME/CARGO]
Para: [NOME/CARGO]
Assunto: [ASSUNTO DO MEMORANDO]
Data: [DATA]
Prezado(a) [NOME],
Este memorando tem como objetivo [OBJETIVO DO MEMORANDO].
[AQUI VAI O CORPO DO MEMORANDO, O QUAL PODE CONTER INFORMAÇÕES ADICIONAIS E DEMAIS ESPECIFICAÇÕES]
Agradecemos pela atenção e colaboração.
Atenciosamente,
[NOME/CARGO]
Exemplos de memorando
A seguir, apresentamos dois exemplos fictícios de memorandos utilizados no setor público, seguindo a estrutura apresentada. O primeiro é um memorando interno, comunicando uma mudança na rotina administrativa, e o segundo é um memorando externo, solicitando informações a um órgão parceiro.
Exemplo 1: Memorando interno
Este memorando informa sobre a implementação de um novo sistema de protocolo digital na prefeitura.
De: Mariana Ferreira, Secretária de Administração
Para: Todos os servidores municipais
Assunto: Implementação do novo sistema de protocolo digital
Data: 10 de março de 2025
Prezado(a) servidor(a),
Este memorando tem como objetivo informá-lo sobre a implementação do novo sistema de protocolo digital, que entrará em vigor a partir de 18 de março de 2025.
A medida visa modernizar a gestão documental da prefeitura, garantindo maior agilidade no trâmite de processos e transparência nas solicitações. A partir dessa data, todos os requerimentos internos e externos deverão ser registrados exclusivamente no sistema eletrônico.
Para facilitar a adaptação, será oferecido um treinamento obrigatório para todos os setores, com as seguintes datas e horários:
- Turma 1: 12 de março, das 9h às 11h
- Turma 2: 14 de março, das 14h às 16h
Solicitamos que cada departamento indique um representante para participar do treinamento e disseminar as informações para a equipe.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a equipe da Secretaria de Administração pelo e-mail.
Atenciosamente,
Mariana Ferreira
Secretária de Administração
Exemplo 2: Memorando externo
Este memorando é enviado pela prefeitura a um órgão estadual solicitando informações sobre recursos destinados a programas de infraestrutura.
De: Carlos Almeida, Secretário de Planejamento Urbano
Para: Secretaria Estadual de Infraestrutura
Assunto: Solicitação de informações sobre recursos para infraestrutura urbana
Data: 10 de março de 2025
Prezado(a) Secretário(a),
Este memorando tem como objetivo solicitar informações sobre os repasses previstos para projetos de infraestrutura urbana no município, em conformidade com o Programa Estadual de Desenvolvimento Urbano.
Gostaríamos de receber um detalhamento dos recursos disponíveis, critérios para acesso e os prazos estabelecidos para a apresentação de projetos municipais. Essas informações são essenciais para o planejamento das ações de revitalização viária e saneamento básico, alinhadas às diretrizes do Plano Diretor Municipal.
Aguardamos o retorno com as informações solicitadas e nos colocamos à disposição para esclarecimentos adicionais.
Atenciosamente,
Carlos Almeida
Secretário de Planejamento Urbano
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Para auxiliar gestores e servidores na elaboração de documentos como o exemplo acima, a 1Doc disponibiliza modelos gratuitos de memorando prontos para uso.
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6 dicas para enviar memorandos
Quando você redige um documento do tipo, você está, querendo ou não, se expondo e principalmente o seu setor, para evitar os eventuais “erros de comunicação” listamos algumas dicas importantes:
1. Baixe nossos modelos de memorando
Com bons modelos de memorando, é possível ganhar tempo e agilidade, uma vez que não será necessário fazer uma personalização do zero a cada envio.
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2. Saiba o que você quer comunicar e seja focado
É necessário que você saiba qual a mensagem que você deseja passar e ir direto ao ponto. Evite dar voltas, fazer elogios em demasia, ou escrever um memorando que trate de mais de 2 assuntos. Caso haja vários assuntos a serem tratados, é preferível enviar vários documentos do tipo.
3. Seja claro
Quando não é escrito corretamente, o memorando pode dificultar a compreensão e aplicação das informações. Portanto, leia, releia e, se for o caso, peça para alguém ler o memorando antes de enviá-lo – às vezes na correria escrevemos do jeito que estamos pensando, mas não da maneira clara o suficiente para outra pessoa entender.
4. Faça com que a linha “Assunto” seja útil.
Um bom assunto fornece um bom resumo quanto ao conteúdo do memorando, preparando o leitor rapidamente.
5. Fique atento aos destinatários
Uma das piores situações é quando você envia ou encaminha o documento para os setores errados. Confira mais de uma vez a lista de destinatários para evitar esse tipo de constrangimento.
6. Avise sobre os anexos
Quando o memorando se refere a um documento ou arquivo específico, ou que contenha folha de rosto, por mais que para você isso seja óbvio, para o destinatário pode não ser. Portanto, não esqueça de citar algo como “conforme segue em anexo”, para não deixar ninguém sem entender e não dificultar a posterior solução.
Como os memorandos eletrônicos agilizam a comunicação?
A tecnologia tem ajudado a facilitar a comunicação interna e a manter os membros da organização conectados. Com o documento eletrônico, as informações importantes são transmitidas rapidamente, evitando a perda de tempo e dinheiro.
Além disso, é muito mais fácil armazenar documentos com memorandos eletrônicos, pois eles são armazenados digitalmente e podem ser acessados a partir de qualquer lugar.
A informação é organizada de maneira mais eficiente, reduzindo o tempo e custos gastos em pesquisa, impressão e envio.
A implementação de memorandos eletrônicos também possibilita:
- Acompanhamento do histórico de comunicação dentro da organização;
- Redução do uso de papel e impactos ambientais;
- Maior integração com outros sistemas administrativos e ferramentas digitais.
Por último, o memorando eletrônico simplifica a troca de informação entre os membros da organização, aumentando a colaboração entre os departamentos. Assim, é possível alcançar resultados mais rápidos e eficazes.
Conclusão
Em resumo, o memorando é um documento interno utilizado pelas organizações para comunicar informações relevantes de forma ágil e eficiente. Ele pode ser utilizado para uma variedade de finalidades, como comunicar mudanças na organização ou informar sobre decisões importantes.
Além disso, a digitalização dos memorandos traz maior agilidade e rastreabilidade para as organizações, otimizando processos internos e garantindo melhor controle das informações.
Com o uso adequado desse documento, a administração pública pode garantir que todas as partes interessadas estejam cientes de informações importantes que afetam sua operação.
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